Opinião
Ajudas de custo: enquadramento fiscal
O abono de ajudas de custo é uma figura jurídica que se encontra devidamente regulamentada para toda a administração pública e que visa compensar todos os titulares de rendimentos do trabalho dependente de despesas incorridas em deslocações ao serviço da sua entidade empregadora.
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Uma primeira conclusão a tirar é que o abono de ajudas de custo apenas se aplica a titulares de rendimentos do trabalho dependente, incluindo órgãos de soberania, como membros do Governo e órgãos sociais de pessoas coletivas por extensão ao setor privado.
Enquadramento fiscal
As ajudas de custo têm limites fiscais em IRS, o que significa que um pagamento acima desses limites é tributado como rendimento da categoria.
Uma das grandes dúvidas que se colocam ao longo destes anos é saber se a legislação relativa às ajudas de custo para a administração pública se aplica às relações jurídico-laborais de direito privado. De facto, não existe legislação específica para o setor privado, sendo aplicado o regime específico do setor público.
Em termos de limites numéricos, é comum as empresas do setor privado questionarem-se se se aplicam os mesmos limites fiscais das tabelas de níveis remuneratórias da administração pública.
Nesta matéria, existe doutrina produzida pela administração tributária de há muitos anos que continua a ser aplicada segundo a qual, para o setor privado, pode tomar-se como referência o valor das ajudas de custo atribuídas a membros do Governo sempre que as funções exercidas ou o nível das respetivas remunerações não sejam comparáveis ou reportáveis à das categorias e/ou remunerações dos funcionários públicos, ou seja, órgãos sociais (gerentes, administradores, conselho fiscal e outros cargos sociais).
Nos restantes casos, continua a considerar-se que excedem os limites legais as ajudas de custo superiores ao limite mais elevado fixado para os funcionários públicos.
Atualmente, para 2013, os limites fiscais do abono de ajudas de custo são os que constam do quadro nesta página.
Apesar de, na administração pública, as ajudas de custo em território nacional para os membros do Governo terem sido revogados (desde 29 de novembro de 2010), tem sido entendido pela administração tributária que aquele limite fiscal se aplica aos órgãos sociais do setor privado. Por não ter letra de lei, era aconselhável que a Autoridade Tributária se pronunciasse vinculativamente sobre o assunto.
Significa isto que sempre que uma entidade empregadora do setor privado pagar de abono de ajudas de custo valores superiores a estes, a parte excedente é tributada como rendimento da categoria A de IRS.
A parte que exceda os limites legais, além de tributada em IRS, é igualmente base de incidência contributiva em Segurança Social.
O "domicílio necessário"
Existem, porém, outros constrangimentos no abono de ajudas de custo com incidência fiscal, como o conceito de domicílio necessário e o abono de ajudas de custo diário e as ajudas de custo por dias sucessivos e limite do tempo de deslocação.
Só há direito ao abono por ajudas de custo nas deslocações diárias e nas deslocações por dias sucessivos que se realizam além de um determinado número de quilómetros do chamado «domicílio necessário». O «domicílio necessário» é considerado o local habitual de trabalho do trabalhador.
Com o Orçamento do Estado para este ano foram alargadas as distâncias nas deslocações diárias de cinco para 20 quilómetros do «domicílio necessário» e de 20 para 50 quilómetros nas deslocações por dias sucessivos.
Esta alteração significa, inquestionavelmente, mais um agravamento da carga fiscal em IRS, sobretudo nas áreas que implicam muitas deslocações por parte dos trabalhadores, designadamente, nas áreas de auditorias e controlos de qualidade, assistências técnicas e áreas comerciais.
Também é sabido que o abono de ajudas de custo tem sido utilizado como uma forma de complemento à remuneração base com o aproveitamento (abusivo, em alguns casos) da não-tributação abaixo dos limites fiscais.
As deslocações diárias devem ser entendidas como aquelas que se realizam num período de 24 horas e, bem assim, as que, embora ultrapassando aquele período, não impliquem a necessidade de realização de novas despesas.
Por seu turno, as despesas por dias sucessivos são aquelas que se efetivam num período de tempo superior a 24 horas, à exceção da situação acima referida.
Existem ainda mais constrangimentos na atribuição de ajudas de custo que devem igualmente ser respeitados nas empresas privadas.
Nas deslocações diárias, o abono deve respeitar as seguintes percentagens da ajuda de custo diária:
• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas – 25%;
• Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas – 25%;
• Se a deslocação implicar alojamento – 50%.
Existem igualmente toda uma série de condições de atribuição, extensíveis ao setor privado meramente para efeitos fiscais que devem ser respeitados, pois caso existam inspeções tributárias que detetem irregularidades podem implicar correções fiscais.
O diploma que regulamenta as ajudas de custo considera que o abono não pode ter lugar para além de 90 dias seguidos de deslocação. Em casos excecionais, devidamente fundamentados este prazo pode ser prorrogado, na administração pública, por despacho conjunto do ministro da tutela, do ministro das Finanças e do membro do Governo responsável pela administração pública.
Nas empresas privadas deve sempre ser efetuado requerimento ao ministro das Finanças, até por uma questão da salvaguarda do sujeito passivo.
Enquadramento fiscal em IRC
A entidade devedora das ajudas de custo, enquanto sujeito passivo de IRC, tem igualmente constrangimentos fiscais a respeitar.
Antes de mais, as ajudas de custo apenas são fiscalmente aceites se a entidade possuir o chamado mapa ou boletim itinerário onde justifique o abono de ajudas de custo, designadamente, o beneficiário do abono, os dias de deslocação, o trajeto e o objetivo da deslocação. Sem esse mapa, o custo não é fiscalmente dedutível.
A exceção a esta norma fiscal aplica-se quando o sujeito passivo fatura as ajudas de custos aos clientes, evidenciando-as como tal na respetiva fatura. A esta regra aplica-se igualmente uma exceção para os associados da ANTRAM – Associação Nacional dos Transportes Rodoviários de Mercadorias, os quais não são obrigados a discriminar nas suas faturas as ajudas de custo.
Sendo o custo com o abono por ajudas de custo aceite em IRC, e não sendo faturado ao cliente, é sujeito a uma tributação autónoma de cinco por cento, sendo a taxa agravada em 10 pontos percentuais no caso do sujeito passivo apresentar prejuízo fiscal no exercício.
Ainda que o custo com o abono por ajudas de custo não seja aceite por não existir mapa-itinerário, aplica-se igualmente a tributação autónoma no caso do sujeito passivo apresentar prejuízo fiscal e não faturarem tais ajudas de custo ao cliente.
A tributação autónoma não é aplicada na parte que exceda os limites fiscais tributada em sede de IRS na esfera do beneficiário.
O abono por ajudas de custo está atualmente muito condicionado em termos tributários com várias medidas antiabuso, sabendo-se que as ajudas de custo eram muito utilizadas como subterfúgio para complementar as remunerações sem incidência fiscal.
*Consultor da OTOC
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