O Estado continua, assim, o seu esforço pelo combate à fraude e à evasão fiscais. Desde o OE/2012 já vimos implementada a comunicação eletrónica dos elementos das faturas e a comunicação dos documentos de transporte.

O combate à economia paralela, na prática, traduziu-se num grande esforço que recaiu sobre os empresários, mesmo sobre os de pequena dimensão. Levou a que se reformulasse a forma de faturação, e conduziu igualmente à aquisição e substituição de equipamentos informáticos para efetuar a faturação e a emissão dos documentos de transporte de bens. Diariamente ainda existem constrangimentos na forma como se faz a comunicação do transporte das mercadorias. E subsistem algumas dúvidas pontuais no que se refere à comunicação das faturas.

Informatizar, certificar e comunicar a faturação teve um impacto financeiro bastante negativo junto de alguns empresários. Eis que agora irá surgir a comunicação informática dos inventários. Fica a pergunta: quanto irá custar otimizar os procedimentos para cumprir tal obrigação?

Se, de início, a autorização legislativa previa todo o conjunto de comunicações, a da faturação, dos documentos de transporte e dos inventários, a implementação mais tardia desta última obrigação de comunicação poderá fazer aumentar novamente os gastos com especificidades informáticas.

Certo é que as empresas já devem estar dotadas de formas de elaborar os seus inventários. Mas, até agora não existe nenhuma exigência que obrigue a que este mapa seja feito informaticamente. Dependendo da dimensão da entidade, a contagem física dos bens do inventário pode ser registada manualmente ou, noutros casos, só se consegue controlar com recurso a registos informáticos. Tanto num como noutro caso, a forma do registo do inventário terá de ser uniformizado para aquilo que irão ser os requisitos legais exigidos pela administração tributária.

Não sabemos bem a implicação que tem a comunicação eletrónica de inventários. Passará pela inserção dos dados numa aplicação informática, ou irá obrigar a que as empresas tenham aplicações para registo de compras, vendas, quebras e outras movimentações de inventários?

As características e a estrutura da comunicação eletrónica dos inventários ainda não são conhecidas, pois carecem de regulamentação que será definida por meio de portaria do Governo.

Principais questões

Quem terá de comunicar os inventários?

- As pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português.

A obrigação é para todos os sujeitos passivos?

- Não. Apenas para os que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigados à elaboração de inventário.

Qual é o prazo para fazer a comunicação eletrónica?

- Até 31 de janeiro do ano seguinte. Relativamente às pessoas que adotem um período de tributação diferente do ano civil, a comunicação deve ser efetuada até ao final do primeiro mês seguinte ao termo desse período.

O que se comunica?

- O inventário respeitante ao último dia do exercício/período anterior.

Como se comunica?

- Por transmissão eletrónica de dados, através de ficheiro com características e estrutura a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.

Quem fica dispensado da obrigação de comunicação do inventário?

- As pessoas anteriormente referidas, cujo volume de negócios do exercício anterior ao da referida comunicação não exceda os 100 mil euros.

Em prol da melhoria da qualidade financeira

Note-se que o facto de não existir a obrigação de comunicação do inventário por via eletrónica não dispensa os sujeitos passivos da sua elaboração e da sua conservação no dossiê fiscal da entidade.

Mas neste processo não poderemos considerar que tudo é mau. Decerto que existirá um preço a pagar, mas o resultado apresenta aspetos muito positivos em prol da gestão das entidades e da qualidade das suas demonstrações financeiras.

As boas regras de gestão exigem que, no final de cada exercício, as empresas procedam ao inventário físico das existências, elaborado de forma a proporcionar informação fidedigna relativamente às respetivas quantidades e valores, assim como ao custo dos bens vendidos e consumidos.

Um aperfeiçoamento do sistema do controlo interno reflete-se na melhoria da qualidade da informação financeira produzida pelas entidades.

Na prática, somos conhecedores que nem todos os empresários primam pelo rigor na elaboração do inventário das suas existências, criando constrangimentos à exatidão que o técnico oficial de contas (TOC) pretende incutir no desempenho da sua profissão. A falta de inventário final das existências é um óbice ao desempenho profissional do TOC. Na ausência desta peça fundamental ao encerramento do exercício, este profissional vê-se impedido de proceder ao encerramento das contas da entidade sua cliente.

Assim, estamos em crer que este novo procedimento de comunicação eletrónica dos inventários irá facilitar o trabalho do TOC e valorizar a qualidade das demonstrações financeiras dos sujeitos passivos.

Consultora da OTOC

Este artigo está em conformidade com o novo Acordo Ortográfico.