As entidades da administração central com arquivos localizados no concelho de Lisboa devem desenhar até ao final do primeiro semestre de 2021 um plano de relocalização desta documentação para fora da capital portuguesa.

Na proposta do Orçamento do Estado para 2021, o Governo detalha que esta mudança está sujeita ao parecer da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) "de forma a garantir princípios mínimos da boa conservação da documentação e património arquivístico".

Numa entrevista ao Negócios, publicada a 20 de setembro, Ana Abrunhosa, ministra da Coesão Territorial, já tinha adiantado que "tudo o que são serviços de arquivo dos Ministérios podem mudar para os territórios no Interior". "Tem vantagens porque liberta edifícios que muitas das vezes têm custos elevados para os Ministérios, permite reabilitar edifícios no Interior e criar algum emprego", concretizou a governante.

Por outro lado, no âmbito de programas de simplificação de processos e de contenção de despesa, a versão preliminar do diploma prevê ainda que, por despacho conjunto da tutela setorial e desta área administrativa, pode ainda ser "determinada a substituição do arquivo físico de determinados documentos por arquivo digital ou digitalizado".

Ao libertar os escritórios do arquivo físico, o Executivo salvaguarda, porém, que os fornecedores deste tipo de serviços terão de dar garantias sobre as "condições de segurança, acessibilidade, publicidade, autenticidade, integridade, fiabilidade e legibilidade ao longo do tempo, bem como dos requisitos para a sua preservação a longo prazo, quando a avaliação da informação o determina".