Pretende-se com este artigo clarificar que alguns procedimentos e requisitos exigíveis aos programas informáticos de faturação e contabilidade que permitam a validação do ficheiro SAF-T (PT), não alteram na sua essência a forma como a contabilidade deve ser executada.

De acordo com as indicações técnicas do ficheiro SAF-T (PT), previstas nas tabelas mestres ("MasterFiles") e movimentos contabilísticos ("GeneralLedgerEntries"), [estabelecidas na Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro], passa a exigir-se que os programas informáticos de contabilidade identifiquem no lançamento contabilístico o cliente ou o fornecedor, mesmo que não seja movimentada a conta corrente do terceiro.

Na prática, continua a ser possível que na contabilização das faturas de vendas (ou compras) a pronto pagamento não se movimente a conta do cliente (ou do fornecedor), sendo por isso saldado o movimento diretamente através de disponibilidades (conta de caixa ou bancos).

A necessidade de movimentar as contas correntes de clientes ou fornecedores continua a ter como objetivo o reconhecimento de um ativo financeiro (de uma dívida a receber) ou de um passivo financeiro (de uma dívida a pagar) previsto no Sistema de Normalização Contabilística (SNC).

Assim, a indicação da conta corrente do terceiro na Tabela de clientes ("Customer") e na Tabela de fornecedores ("Supplier") só é necessária se tiver sido definida no plano de contas, conforme referem os pontos 2.2.2 - Código da conta ("AccountID") da Tabela de clientes ("Customer") e 2.3.2 - Código da conta ("AccountID") da Tabela de fornecedores ("SupplierID") da Portaria n.º 302/2016.

Venda a retalho

Uma dúvida muito comum está relacionada com o registo contabilístico das vendas, nomeadamente em atividades de venda a retalho, efetuadas de acordo com as regras previstas para validação do ficheiro SAF-T (PT).

Realce-se então que nas operações em que o cliente seja identificado na fatura (por exemplo, faturas simplificadas emitidas com NIF), deve ser efetuado um registo único na contabilidade, com a identificação em cada lançamento de um único cliente.

Isto mesmo que tal fatura não seja lançada em conta corrente do cliente por esta não ter sido definida no plano de contas. Neste caso, não são permitidos lançamentos globais, nem a partir de mapas-resumo diários.

Nas operações com consumidores finais, situações em que o cliente não seja identificado na fatura, os sujeitos passivos que emitam faturas simplificadas (nos termos do artigo 40.º do Código do IVA) e não utilizem sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade podem efetuar o registo das operações, realizadas diariamente com não sujeitos passivos (particulares), pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas conforme já permitia o art.º 46.º n.º 1 do CIVA.

O que significa que, para efeitos do ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade, se na fatura o cliente estiver identificado (através do NIF), no lançamento contabilístico esse cliente deverá ser igualmente identificado, mas através de um código (denominado por "CustomerID").

Para que possa ser respeitada tal exigência, será crucial que nos programas informáticos de contabilidade seja criada uma tabela de clientes ("Customer") que possibilite gerar ou associar um código ao cliente no respetivo lançamento.

Consultora da Ordem dos Contabilista Certificados