O primeiro passo, neste sentido, será efetuar a contagem dos stocks que transitam para o ano seguinte (mercadorias e matérias-primas). Para isto, convém que seja a própria gerência a encarregar-se de efetuar esta contagem, que, posteriormente, transmitirá ao contabilista certificado as informações relevantes para efetuar os devidos registos contabilísticos.

O segundo passo será o apuramento do custo das existências finais do ano, procedimento que, pese embora não assuma a complexidade de outrora, uma vez muitos sujeitos passivos, neste momento, já possuem softwares de gestão de stocks ou adotam o método do inventário permanente, pode assumir-se como um processo complexo quando em causa estiver um sujeito passivo que adote o método do inventário intermitente.

De facto, terá de se ter em conta todas as operações efetuadas ao longo do ano relativamente às compras de inventários, regularizações (por exemplo, devoluções, ofertas e descontos) e transmissões dos mesmos, de modo a apurar o correto valor dos inventários finais.

O terceiro passo será o cálculo do Custo das Mercadorias Vendidas e das Matérias Consumidas (CMVMC) cujo valor se calcula através da seguinte fórmula, que aproveitamos para relembrar: CMVMC = Existências iniciais + compras ± regularizações – existências finais. Este valor deverá ser levado a gasto do período respetivo, que, desde que os documentos de suporte se encontrem devidamente documentados, não terá qualquer limitação à sua aceitação fiscal.

O quarto e penúltimo passo será fazer passar as existências finais por uma análise ao seu valor recuperável, de modo a apurar eventuais perdas por imparidade do exercício. De facto, impõe a norma contabilística e de relato financeiro (NCRF) referente aos inventários que estes sejam mensurados pelo custo ou pelo valor realizável líquido (dos dois o mais baixo).

O valor realizável líquido dos inventários é o valor que a entidade espera vir a recuperar pela sua venda, o que implica sempre que seja feita, no final de cada ano, uma análise cuidada a eventuais situações (normais ou atípicas) que possam causar uma redução deste valor, como, por exemplo, caso os produtos se encontrem danificados, obsoletos ou tenha ocorrido uma redução definitiva no preço de mercado.

O quinto e último passo, de natureza fiscal, será a comunicação dos inventários valorizados, reportados ao último dia do período anterior, à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Relembramos que, com a entrada em vigor do Decreto-lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, esta obrigação passou a abranger muitos contribuintes que, até à data, se encontravam dispensados. Agora, para se ter de efetuar esta comunicação, basta que um sujeito passivo (cumulativamente):

a) Tenha sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;

b) Disponha de contabilidade organizada;

c) Não esteja enquadrada em nenhum regime simplificado de tributação.

Apesar de a nova redação ter entrado em vigor a partir de 1 de janeiro de 2020, o secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais adiou a obrigação de usar a nova estrutura de comunicação que, com a publicação do Despacho n.º 437/2020 – XXII, de 9 de novembro, voltou novamente a ser adiada, estando prevista, agora, apenas para a comunicação dos inventários a efetuar até 31 de janeiro de 2022.