O correio electrónico veio aumentar a rapidez com que se consegue trocar informação entre colaboradores, clientes e fornecedores. Mas também pode quebrar a produtividade.

Já sentiu que a utilização de correio electrónico afecta a produtividade da sua empresa? Provavelmente, tem razão. Embora a introdução das modernas tecnologias de informação tenha aberto possibilidades de negócio que ainda apenas começaram a ser exploradas, o acesso dos trabalhadores à partilha global de informação é uma tentação demasiado grande para não ser utilizada também para efeitos privados e menos produtivos. Assim, importa estabelecer regras quanto à sua utilização na empresa.

A lei, pela sua parte, regula com alguma ambiguidade esta matéria. Às empresas, é permitido estabelecer regras para utilização do correio electrónico, mas os trabalhadores gozam de protecção da confidencialidade de mensagens e conteúdos de natureza pessoal que recebam, consultem ou enviem (artigo 22.º do Código do Trabalho). Na prática, esta norma torna muito difícil utilizar qualquer registo de utilização pessoal de correio electrónico como prova em sede disciplinar, apesar de violadas as regras da empresa sobre o assunto.

A maior parte dos equívocos legais relacionados com esta matéria prende-se com a auditoria a contas de correio electrónico que podem acontecer por motivos informáticos, mas que, na maior parte dos casos, não poderão utilizar o seu conteúdo como prova de suporte a qualquer processo de índole disciplinar, conforme se referiu. Assim, a melhor estratégia passará por implementar condições objectivas (por exemplo, "firewalls", acesso restringido à Internet) que tornem mais difíceis os abusos.

A montante de todas as considerações legais nestes processos, existe um fenómeno: a utilização das contas de correio electrónico como ferramenta profissional e meio de comunicação. É verdade que estas contas são voláteis do ponto de vista de troca de informações potencialmente privilegiadas ou, mesmo, facilitadoras de troca de informação paralela à função de um colaborador, com implicações relacionais na equipa ou, até, na sua diminuição de produtividade.

Mas também é verdade que, antes das considerações acerca dos pontos fortes e debilidades do meio "correio electrónico", o acesso que um profissional pode ter a informação comercial financeiramente sensível é da responsabilidade da empresa, devendo a mesma criar escalões de acesso a tal informação de acordo com a função de cada trabalhador.

Há dois anos uma conhecida empresa britânica na área de comunicações móveis, decidiu banir a utilização das contas de correio electrónico na sua área comercial. Esta medida teve o intuito de incentivar drasticamente a comunicação verbal - por telemóvel - entre o seu departamento de vendas e os potenciais clientes.

O resultado foi francamente positivo. As vendas aumentaram abruptamente mais de 40% nesse canal específico. A troca de informação por "e-mail" levou a encurtar as respostas de clientes e a eliminar problemas relacionados com ruídos de comunicação ou interpretações, tendo mesmo terminado com negócios perdidos para a concorrência por motivos de uma determinada mensagem não ter sido lida, não ter sido recebida ou ter sido esquecida.

Mas, por outro lado, a margem em excesso que tal empresa poderia ter realizado com o incremento das vendas foi diluída na contratação extraordinária de "assistentes comerciais", que vieram colmatar a necessidade de personalização de propostas, de envio de documentação formal e contratual, de recepção de contratos adjudicados à empresa.

Acreditamos num mercado alicerçado na tecnologia. Em funções cada vez mais especializadas e automatizadas para responder rapidamente a um cliente, seja em que mercado for. Na possibilidade de fornecer um suporte tecnológico a um colaborador que aumente de forma exponencial os ganhos que possa colher com a sua função, naquilo que melhor souber.

Mais do que uma extrema concentração nas debilidades e perigos da troca de correio electrónico dentro e fora da empresa, a gestão prudente aconselha que se maximizem as suas potencialidades, a sua rapidez, a sua versatilidade e as oportunidades de crescimento daí decorrentes.

Antes da existência instituída e difundida do correio electrónico, a fuga de informação, a troca de informações paralelas ao negócio ou a uma função sempre existiu. Mas não era possível, nessa altura, firmar um contrato em cinco minutos, efectuar uma transferência bancária sentado numa cadeira do escritório ou, mesmo, enviar uma comunicação para os seus clientes sem selos de carta e sabendo que seria recebida em dez minutos.

E muitos dos empregos, como hoje os conhecemos, como provavelmente no seu caso, não existiriam ou não teriam a mesma natureza que têm hoje.

O que fazer 1 - Estabeleça regras sobre utilização de meios de comunicação electrónica na empresa. A sua aplicação gerará disciplina e controlo, feitos pelos próprios trabalhadores. 2 - Crie escalões de acesso a informação que considere privilegiada na sua empresa. Os acessos aos sistemas informáticos de hoje permitem, de forma simples, que cada colaborador aceda a informação de acordo com o grau profissional ou de confiança que possui. 3 - Esclareça, no seu manual de procedimentos, que os meios de comunicação electrónica da empresa têm um fim de utilização eminentemente profissional e que, por isso, poderão ser auditados por uma questão de segurança corporativa ou de desempenho do sistema.

*Rodrigo Serra Lourenço
Associado da Teixeira de Freitas, Rodrigues e Associados
rodrigo@teixeiradefreitas.pt

*Duarte Ramos
Regional Director, Hays
duarte.ramos@hays.pt