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Colaboradores em rede
Fomentar a troca de informação, reter capital intelectual, aumentar a produtividade e, até, poupar dinheiro, são as vantagens apontadas pelas empresas que já criaram redes sociais internas. Casos como o da PT-Sistemas de...
07 de Maio de 2009 às 15:38
Fomentar a troca de informação, reter capital intelectual, aumentar a produtividade e, até, poupar dinheiro, são as vantagens apontadas pelas empresas que já criaram redes sociais internas. Casos como o da PT-Sistemas de Informação ou da multinacional Accenture mostram o que têm a ganhar as empresas que se inspiram em instrumentos como o YouTube, o LinkedIn ou a Wikipedia e que criaram verdadeiras redes de partilha de conhecimento.
Sempre que um dos colaboradores da PT - Sistemas de Informação se estreava na tarefa de preenchimento da folha de despesas, um telefone acabava por tocar. Do outro lado da linha, a mesma voz tinha de explicar vezes sem conta todos os passos para se poder cumprir a tarefa.
Desde que o "guru-it" entrou em pleno funcionamento na empresa, a colaboradora que atendia telefonema atrás de telefonema decidiu usar as novas ferramentas ao seu dispor para facilitar a sua vida e a dos seus colegas. Criou um "screencast", um vídeo que grava os passos a dar no computador com uma "voz off" a explicar todos os procedimentos. Hoje, qualquer trabalhador da PT-SI que queira aprender a preencher uma folha de despesas precisa apenas de procurar o vídeo no "guru-it", ver e ouvir as instruções.
Sendo apenas um exemplo, a verdade é que este é um dos vídeos mais pesquisados no "guru-it", o nome que a PT-SI escolheu para a rede social que criou em 2008, ligando entre si os cerca de 1.800 colaboradores da empresa. Em pleno funcionamento desde o início do ano, a rede social da PT-SI foi buscar as características das redes sociais 2.0 muito em voga na Internet: partilha de conhecimento e encontros de rede para facilitar a comunicação interna na empresa. Um instrumento que tem provado ser um sucesso a avaliar pelos mais de 800 documentos que já foram partilhados.
A ideia não é nova. Várias multinacionais já adoptaram este novo instrumento de trabalho e foram esses casos que a PT-SI analisou. Mas a empresa do grupo PT acabou por chegar à conclusão que, apesar de existirem produtos interessantes, eram incompletos e aquilo que realmente queria não estava ainda criado.
Inspiraram-se nas redes públicas e de partilha na Internet e naquilo que estava a ter sucesso, caso por exemplo do You Tube, para criarem um produto único. "Trouxemos tudo isso para um ambiente corporativo", explica André Carvalho, director da PT-SI responsável pelo "guru-it". Acabaram por desenhar um produto que, diz, não é só interessante e útil para a PT-SI mas também para as outras empresas do grupo e para empresas fora do universo PT. Por isso, estão já a trabalhar na adaptação do produto a empresas de outras áreas.
No "guru-it", os colaboradores da empresa partilham o seu perfil, os documentos que produzem profissionalmente, gravam vídeos, criam blogues, comentam e vêm os seus artigos comentados, recebem e dão votos, podem subscrever "feeds RSS" de vários temas, fazer pesquisas ou até ver se os colegas estão ligados ao Communicator (o Messenger da PT-SI).
Ganhos de produtividade
Com apenas alguns meses de vida, o "guru-it" conta já com "uma utilização massiva de centenas de pessoas que colocaram o seu capital intelectual e criaram os seus perfis", explica André Carvalho, chamando a atenção para os ganhos de produtividade que a empresa consegue arrecadar.
Criar uma solução facilitadora e promotora da produtividade foi também o objectivo da consultora multinacional Accenture, com presença em Portugal. Desenvolveram o Accenture Collaboration 2.0, que funciona dentro da Accenture Portal, e a que todos os colaboradores da consultora têm acesso. Rui Sales Rodrigues, director de "marketing" da Accenture Portugal, explica o que ganhou a empresa: "Conseguiu-se, por exemplo, poupar alguns milhares de euros em despesas de viagens e representação, graças à tecnologia por telepresença. A comunicação unificada permitiu também a integração de aplicações de "front office" e de negócio, que acabaram por se traduzir num aumento de produtividade, maior cooperação entre colaboradores a nível global e maior flexibilidade em relação à forma como as nossas pessoas trabalham."
Também no caso da Accenture, as aplicações já existentes como o Linkedln, a Wikipedia ou o YouTube inspiraram a criação do Accenture Collaboration 2.0, que conta também com algumas ferramentas adquiridas à Microsoft como Microsoft Office Communicator ou o Microsoft Sharepoint em termos de software ou o Microsoft RoundTable em matéria de hardware.
Conquistar utilizadores
O produto final inclui, por exemplo, espaços para a criação de perfis pessoais, "podcasts" ou vídeos, blogues, wikis, fóruns de discussão ou o Accenture Encyclopedia. Mas como em todos os serviços deste tipo, é preciso convencer as pessoas a participar.
No caso da Accenture, explica Rui Sales Rodrigues, foi posto em prática um plano interno de comunicação que passou pelo envio a todos os colaboradores de diversas peças de comunicação promovendo e incentivando a utilização destas ferramentas. "Houve um esforço para que estas ferramentas tivessem uma dimensão holística e que, ao serem lançadas, não sobrecarregassem os colaboradores, mas sim que apresentassem um conjunto de soluções facilitadoras e promotoras de produtividade", acrescenta o responsável pela área da comunicação da Accenture em Portugal.
A PT-SI foi mais longe. Para além de um plano de comunicação agressivo, que incluía campanhas de "e-mail", chamadas telefónicas ou o envolvimento directo dos líderes da empresa, com os administradores a fazerem comunicações em vídeo à empresa, a PT-SI estipulou como uma das componentes de avaliação dos trabalhadores a partilha de conhecimento. "Avaliamos o índice de partilha do conhecimento", esclarece André Carvalho, "através do número de documentos partilhados e até dos índices de votação".
Além disso, a equipa que gere diariamente o "guru-it", a chamada Knowlege Team, diariamente vai também estimulando os que dão um contributo menor a participarem mais, ou até dinamizando as áreas que são menos exploradas. Vão ainda atribuir os Knowledge Awards aos que mais contribuírem para a partilha de conhecimento, pelos critérios da quantidade de documentos disponibilizados, a sua qualidade, popularidade (analisando os comentários e votações) e abrangência.
Mecanismos de segurança
É também a Knowledge Team que se mantém alerta para potenciais utilizações indevidas do "guru-it". A PT-SI desenvolveu mecanismos que permitem monitorizar a utilização e estar preparada para lançar alertas sempre que haja uma potencial utilização indevida, explica André Carvalho. Por exemplo, um padrão exagerado de "downloads" pode ser motivo de alerta, sobretudo caso esteja em causa um colaborador que está de saída da empresa.
Mesmo com alguns riscos, a criação de redes sociais nas empresas é apontada como um ganho. "Conseguimos saber quem faz o quê, reter capital intelectual e diminuir o impacto de saída de quadros", salienta André Carvalho da PT-SI, acrescentando: "Se um quadro sair deixa uma parte daquilo que sabe na empresa." Isto para além de ser uma boa forma de promover a inovação. "Não há hierarquias, qualquer pessoa pode ter uma ideia e publicar um conteúdo."
Sempre que um dos colaboradores da PT - Sistemas de Informação se estreava na tarefa de preenchimento da folha de despesas, um telefone acabava por tocar. Do outro lado da linha, a mesma voz tinha de explicar vezes sem conta todos os passos para se poder cumprir a tarefa.
Sendo apenas um exemplo, a verdade é que este é um dos vídeos mais pesquisados no "guru-it", o nome que a PT-SI escolheu para a rede social que criou em 2008, ligando entre si os cerca de 1.800 colaboradores da empresa. Em pleno funcionamento desde o início do ano, a rede social da PT-SI foi buscar as características das redes sociais 2.0 muito em voga na Internet: partilha de conhecimento e encontros de rede para facilitar a comunicação interna na empresa. Um instrumento que tem provado ser um sucesso a avaliar pelos mais de 800 documentos que já foram partilhados.
A ideia não é nova. Várias multinacionais já adoptaram este novo instrumento de trabalho e foram esses casos que a PT-SI analisou. Mas a empresa do grupo PT acabou por chegar à conclusão que, apesar de existirem produtos interessantes, eram incompletos e aquilo que realmente queria não estava ainda criado.
Inspiraram-se nas redes públicas e de partilha na Internet e naquilo que estava a ter sucesso, caso por exemplo do You Tube, para criarem um produto único. "Trouxemos tudo isso para um ambiente corporativo", explica André Carvalho, director da PT-SI responsável pelo "guru-it". Acabaram por desenhar um produto que, diz, não é só interessante e útil para a PT-SI mas também para as outras empresas do grupo e para empresas fora do universo PT. Por isso, estão já a trabalhar na adaptação do produto a empresas de outras áreas.
No "guru-it", os colaboradores da empresa partilham o seu perfil, os documentos que produzem profissionalmente, gravam vídeos, criam blogues, comentam e vêm os seus artigos comentados, recebem e dão votos, podem subscrever "feeds RSS" de vários temas, fazer pesquisas ou até ver se os colegas estão ligados ao Communicator (o Messenger da PT-SI).
Ganhos de produtividade
Com apenas alguns meses de vida, o "guru-it" conta já com "uma utilização massiva de centenas de pessoas que colocaram o seu capital intelectual e criaram os seus perfis", explica André Carvalho, chamando a atenção para os ganhos de produtividade que a empresa consegue arrecadar.
Criar uma solução facilitadora e promotora da produtividade foi também o objectivo da consultora multinacional Accenture, com presença em Portugal. Desenvolveram o Accenture Collaboration 2.0, que funciona dentro da Accenture Portal, e a que todos os colaboradores da consultora têm acesso. Rui Sales Rodrigues, director de "marketing" da Accenture Portugal, explica o que ganhou a empresa: "Conseguiu-se, por exemplo, poupar alguns milhares de euros em despesas de viagens e representação, graças à tecnologia por telepresença. A comunicação unificada permitiu também a integração de aplicações de "front office" e de negócio, que acabaram por se traduzir num aumento de produtividade, maior cooperação entre colaboradores a nível global e maior flexibilidade em relação à forma como as nossas pessoas trabalham."
Também no caso da Accenture, as aplicações já existentes como o Linkedln, a Wikipedia ou o YouTube inspiraram a criação do Accenture Collaboration 2.0, que conta também com algumas ferramentas adquiridas à Microsoft como Microsoft Office Communicator ou o Microsoft Sharepoint em termos de software ou o Microsoft RoundTable em matéria de hardware.
Conquistar utilizadores
O produto final inclui, por exemplo, espaços para a criação de perfis pessoais, "podcasts" ou vídeos, blogues, wikis, fóruns de discussão ou o Accenture Encyclopedia. Mas como em todos os serviços deste tipo, é preciso convencer as pessoas a participar.
No caso da Accenture, explica Rui Sales Rodrigues, foi posto em prática um plano interno de comunicação que passou pelo envio a todos os colaboradores de diversas peças de comunicação promovendo e incentivando a utilização destas ferramentas. "Houve um esforço para que estas ferramentas tivessem uma dimensão holística e que, ao serem lançadas, não sobrecarregassem os colaboradores, mas sim que apresentassem um conjunto de soluções facilitadoras e promotoras de produtividade", acrescenta o responsável pela área da comunicação da Accenture em Portugal.
A PT-SI foi mais longe. Para além de um plano de comunicação agressivo, que incluía campanhas de "e-mail", chamadas telefónicas ou o envolvimento directo dos líderes da empresa, com os administradores a fazerem comunicações em vídeo à empresa, a PT-SI estipulou como uma das componentes de avaliação dos trabalhadores a partilha de conhecimento. "Avaliamos o índice de partilha do conhecimento", esclarece André Carvalho, "através do número de documentos partilhados e até dos índices de votação".
Além disso, a equipa que gere diariamente o "guru-it", a chamada Knowlege Team, diariamente vai também estimulando os que dão um contributo menor a participarem mais, ou até dinamizando as áreas que são menos exploradas. Vão ainda atribuir os Knowledge Awards aos que mais contribuírem para a partilha de conhecimento, pelos critérios da quantidade de documentos disponibilizados, a sua qualidade, popularidade (analisando os comentários e votações) e abrangência.
Mecanismos de segurança
É também a Knowledge Team que se mantém alerta para potenciais utilizações indevidas do "guru-it". A PT-SI desenvolveu mecanismos que permitem monitorizar a utilização e estar preparada para lançar alertas sempre que haja uma potencial utilização indevida, explica André Carvalho. Por exemplo, um padrão exagerado de "downloads" pode ser motivo de alerta, sobretudo caso esteja em causa um colaborador que está de saída da empresa.
Mesmo com alguns riscos, a criação de redes sociais nas empresas é apontada como um ganho. "Conseguimos saber quem faz o quê, reter capital intelectual e diminuir o impacto de saída de quadros", salienta André Carvalho da PT-SI, acrescentando: "Se um quadro sair deixa uma parte daquilo que sabe na empresa." Isto para além de ser uma boa forma de promover a inovação. "Não há hierarquias, qualquer pessoa pode ter uma ideia e publicar um conteúdo."
