À procura de flexibilidade, maior capacidade de decisão e preparando-se para cenários de internacionalização, a Exposalão, Carpan e Magnelusa investiram em sistemas de planeamento e organização de recursos, ajustando as estruturas à ambição de crescimento.

Para conseguir modernizar o negócio e acompanhar os desafios traçados para o futuro da Exposalão, que incluem a internacionalização da actividade, José Vieira Frazão teve de tomar uma decisão: mudar o "software" de gestão e investir numa solução mais robusta e flexível. A aplicação que a Exposalão utilizava para suportar o negócio de gestão de eventos, tinha sido desenvolvida à medida e já apresentava limitações. "A solução que tínhamos já não resolvia as nossas necessidades e não conseguia acompanhar a evolução da empresa, limitando o crescimento do negócio", explica José Vieira Frazão, presidente da Exposalão.

Com uma base de dados de 550 mil clientes, a Exposalão tinha, sobretudo, necessidade de uma componente de CRM ("Costumer Relationship Managment") mais robusta e flexível, acompanhando a aposta da empresa num relacionamento mais próximo com os parceiros. Uma pesquisa de mercado e avaliação da oferta existente levou à escolha do ERP ("Enterprise Resource Planning") integrado da Primavera BSS, uma solução desenvolvida em Portugal que cobre as principais áreas das empresas, permitindo fluidez de dados entre as áreas financeira, logística, tesouraria e recursos humanos.

Esta interligação entre diferentes áreas de empresa, com entrada directa de dados de sistemas de logística e CRM na contabilidade e a possibilidade de tomar decisões com base em cenários reais, actualizados ao momento, são mais-valias que as empresas a procuram obter com sistemas de gestão integrados, conhecidos por ERP.

Ana Gonçalves / 38 anos Empresa: Carpan - Cooperativa abastecedora dos retalhistas de produtos alimentares Web: www.carpan.pt Colaboradores: 310 Número de lojas: 10 Solução adoptada: SAP ERP Gerir melhor os "stocks" Só está na Carpan há três anos, um período relativamente curto para a história da empresa, que remonta à década de 60, embora a cooperativa tenha sido criada formalmente só em 1975 para procurar obter as melhores condições de compra. Mas Ana Gonçalves acompanhou todo o projecto de implementação do ERP da SAP desde o início, tendo participado ainda na fase de avaliação de propostas. O objectivo era não só mudar a plataforma tecnológica, mas promover também um processo de mudança a nível organizacional, reforçando dinâmicas de grupo, ao mesmo tempo que se trabalhava para maior eficiência de "stocks" e dando à gestão informação "on-line" sobre os principais indicadores. Com um percurso sempre ligado à área financeira, Ana Gonçalves passou por empresas de vários sectores, entre os quais a Fima, a unidade de congelados da Unilever, onde trabalhou durante cerca de oito anos como "controler" da fábrica de São João da Talha, e os desafios na Carpan prendiam-se, sobretudo, com o elevado número de referências e famílias de produtos geridos. A área de "stocks" foi, aliás, uma das que sofreu maior mudança com o SAP, já que antes não existiam inventários permanentes. Quase dois anos depois da implementação do ERP, o balanço de Ana Gonçalves é positivo. Identifica mudanças ao nível da informação de gestão disponibilizada pelo sistema e da organização de processos dentro da empresa.

A capacidade de integração é, mesmo, uma das vantagens apontadas por José Vieira Frazão ao "software". "O meu objectivo era o de conseguir transportar a Exposalão numa mala, num único computador", um desígnio que viu cumprido com a instalação da solução da Primavera.

A melhoria da eficiência operacional foi, também, um dos resultados conseguidos com a implementação do projecto na Exposalão. "Com a outra solução, quando queríamos fazer alterações tinha de existir desenvolvimento. Agora não. O Primavera é como uma árvore, com várias formações, que permite abrir diversos campos de actividade", exemplifica.

A implementação decorreu em cerca de quatro meses e a ligação entre as empresas funcionou de forma "excelente". "Existem sempre pormenores que não correm tão bem, e dúvidas que surgem, mas a implementação foi muito bem organizada e sentimos que 'ficámos bem entregues'", sublinha o presidente da Exposalão. E resultados? Com cerca de um ano de funcionamento da solução, ainda é cedo para tirar conclusões, mas José Vieira Frazão acredita que as melhorias já se sentem a diversos níveis, especialmente na relação com o cliente, que foi reforçada. "O esforço que fazíamos pessoalmente de conhecer melhor o cliente e de estabelecer uma relação de confiança, com o máximo de conhecimento, tem agora uma continuidade técnica no 'software' da Primavera".

Embora acredite que não é o "software" que cria as empresas mas que são estas que moldam as aplicações, o presidente da Exposalão admite que a implementação do Primavera pode ter contribuído para que a empresa desse novos passos e procurasse novos desafios, entre os quais a internacionalização para Marrocos, que está a avançar.

José Vieira Frazão / 52 anos Empresa: Exposalão Web: http://www.exposalao.pt/ Colaboradores: 25 ERP adoptado: Primavera BSS Encontrar soluções para novas necessidades Criada em 1992, a Exposalão resulta de uma "teimosia" de José Vieira Frazão que, não conseguindo convencer as associações industriais do centro para criar um projecto que dinamizasse feiras na área, decidiu avançar com a sua própria empresa. Na altura, a sua ligação era à indústria da cerâmica, mais directamente à área de exportação, mas o projecto da Exposalão determinou a mudança de rumo. Dezoito anos depois, o balanço é positivo e mantém-se o entusiasmo de José Vieira Frazão, presidente da empresa, com as provas dadas de organização de muitos eventos de dimensão nacional. A Exposalão realiza cerca de 18 feiras por ano e gere um espaço total de cerca de 21 mil metros quadrados, 16 mil dos quais de exposição na Batalha. Novas ambições de crescimento e internacionalização, numa primeira fase para Marrocos, estão a trazer novas necessidades e justificaram o investimento num ERP. A ideia em Marrocos é a de fazer uma feira por ano e as negociações já estão a decorrer, existindo a possibilidade de a Exposalão comprar uma empresa marroquina.

Salto qualitativo
Com uma dimensão mais significativa e um histórico que remonta à década de 60, a Carpan é um bom exemplo de como a implementação de um ERP pode ajudar à mudança organizacional. "Tínhamos uma solução da Infos, que estava obsoleta e era pouco integrada. Sentimos que precisávamos de dar um salto qualitativo", explica Ana Gonçalves, directora administrativa e financeira da empresa. Embora tenha entrado na Carpan quando o processo de selecção da solução já estava em curso, Ana Gonçalves acompanhou todas as fases, desde a avaliação de propostas, definição de processos e implementação do SAP. "Esta é uma solução cara, não só na compra mas também nos contratos de manutenção, mas traz as vantagens e garantias de ser uma multinacional, com actualizações sistemáticas", realça Ana Gonçalves. A adopção do SAP teve o apoio financeiro de uma candidatura ao QREN, que deu uma pequena contribuição.

O facto de as ideias estarem bem assentes e de se "saber exactamente o que se queria" agilizou o processo de implementação da solução, que integra praticamente todos os módulos de SAP. Com cerca de seis meses de implementação, o projecto arrancou em Janeiro de 2008 sem um único dia de paragem da empresa, um feito possível devido ao grande envolvimento dos principais intervenientes da empresa no projecto, desde a direcção às principais utilizadores.

Contas feiras, a responvável da Carpan aponta como principais benefícios o acesso à informação de gestão, que é agora mais "apurada" e apresentada em relatórios mensais que permitem análises rápidas dos níveis de vendas e margens praticadas. A rapidez e a qualidade de informação eram impossíveis no passado e são agora uma realidade, dando mais flexibilidade à gestão.

Francisco Abadia / 40 anos Empresa: Magnelusa Web: www.magnelusa.pt/ Colaboradores: 15 Solução adoptada: PHC Rapidez e flexibilidade entre as prioridades A experiência na área do mercado de produtos de "broadcast" para estúdios e músicos e na electrónica de consumo, levaram à criação, em 2005, da Magnelusa, que ganhou a distribuição de marcas como a Sennheiser, Neumann, JBL, Harman Kardon e Infinity para os mercados português e espanhol. O projecto de dois sócios começou com três pessoas e, actualmente, conta com 15 colaboradores e ideias definidas sobre como gerir o negócio e qual o tipo de indicadores que devem ser extraídos de um sistema ERP para dar flexibilidade de decisão e capacidade de manobra à equipa comercial. A escolha da solução da PHC deveu-se à qualidade demonstrada, explica a empresa, mas, também, por se tratar de um fornecedor português, o que facilita a comunicação e permitiu que a implementação fosse muito rápida. "Começámos a facturar com o PHC em dois meses", explica Francisco Abadia. A somar-se à adopção dos vários módulos, a Magnelusa tinha, porém, exigências muito específicas que implicaram desenvolvimento à medida para que o ERP se ajustasse à actividade da empresa. Mas as diferenças na qualidade de informação já se sentem no negócio. Com um crescimento exponencial de facturação nos últimos três anos, a internacionalização está, também, nos projectos da Magnelusa, que já exporta para Espanha. Em Setembro, deverá abrir um escritório em Angola.

Informação afinada
Era esta mesma capacidade de manobra que a Magnelusa precisava para gerir de forma mais eficiente a relação com os clientes e as campanhas que pode fazer. A empresa foi criada em 2005 e aposta na área da comercialização de sistemas de áudio e "broadcast" profissionais, assim como na venda de electrónica de consumo de marcas internacionais, como a Sennheiser, JBL e Harman Kardon. Francisco Abadia já tinha experiência, com o seu sócio, deste mercado e, nos últimos três anos, tem conseguido mostrar que este é um negócio de grande potencial, agrupando mais representações e fazendo crescer a empresa para uma facturação de 7,5 milhões de euros de facturação prevista para 2009.

O sistema de informação é uma componente fundamental num negócio que gere movimento de milhares de produtos, onde o "stock" tem de ser gerido de forma precisa e eficiente, já que os clientes querem fazer cada vez menos armazenamento de produtos. A empresa tinha adoptado um ERP espanhol, pelas ligações aos parceiros, mas foi necessário fazer mudanças para se adaptar às necessidades do mercado português e às exigências das finanças na auditoria de ficheiros. Depois de uma "maratona de demonstrações de várias 'software-houses' nacionais", a Magnelusa optou pela solução da PHC, da qual implementou os módulos-base mas que adaptou às suas necessidades com desenvolvimentos específicos, sobretudo na área de "picking".

A Vantagens de um ERP • Integração entre as diferentes aplicações de diversas áreas da empresa. • Elimina o uso de "interfaces" manuais. • A capacidade para agilizar processos diferentes e fluxos de trabalho. • Optimiza o fluxo da informação e a sua qualidade dentro da organização, facilitando a partilha de dados em tempo real entre departamentos. • Optimiza o processo de tomada de decisão. • Elimina a redundância de actividades. • Reduz o tempo de resposta ao mercado. • Reduz as incertezas do "lead-time". • Melhor serviço aos clientes.

A implementação foi muito rápida e, "em dois meses, já estávamos a facturar", explica Francisco Abadia. O acesso rápido ao perfil do cliente com toda a informação sobre as compras, necessidades e pagamentos é uma das mais-valias da solução, que dá, também, mobilidade total aos comerciais para decidirem no momento, durante uma reunião comercial, os descontos a aplicar com base numa visão real da rendibilidade. A empresa está, também, a desenvolver um sistema de armazenamento inteligente, com códigos de cores, e o objectivo é o de conseguir fazer entregas em 24 horas, já que os clientes querem ter cada vez menos "stocks".

"O investimento nestas adaptações ao PHC foi grande mas damos o dinheiro por bem empregue", justifica Francisco Abadia, que acredita que este "software" fornece à empresa garantias de continuidade, além de que tem dado resposta a todas as necessidades de interligação com os parceiros internacionais que trabalham com a organização.

Conheça os seis passos para uma solução 1. Avaliação Nesta fase, existe uma análise profunda aos processos e práticas de negócio da empresa. Deve envolver os principais utilizadores e pessoas-chave da organização que tenham um conhecimento profundo desses processos, ajudando a eliminar redundâncias. 2. Desenvolvimento Depois de escolhida a solução, é necessário adaptá-la à realidade da empresa e alinhar os processos. Nesta fase, define-se o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos da aplicação do "software". 3. Teste Já adaptada à realidade da empresa, a solução de ERP é colocada num ambiente de teste. Esta fase permite identificar eventuais erros e falhas, para realização das correcções necessárias. 4. Formação Os colaboradores envolvidos na utilização do ERP recebem formação para saber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída. 5. Implementação O "software" de ERP é colocado em produção, funcionando muitas vezes em paralelo com outras aplicações anteriores durante uma primeira fase. 6. Avaliação A implementação do ERP e a sua funcionalidade é avaliada, verificando-se os resultados e fechando o projecto.