Algumas vezes a necessidade de correção ocorre por erro na emissão da fatura, mas em muitos casos também por circunstâncias que não podiam ser previstas no momento dessa emissão.

Claro que, frequentemente a retificação de uma fatura surge associada à perspetiva de divergência no E-fatura, o que causa receios aos contribuintes. Ora, como a realidade amplamente tem demonstrado, mesmo quando surja uma divergência no E-fatura, isso nem sempre significa que haja qualquer incumprimento nas normas fiscais por parte do sujeito passivo.

Atendendo a que, a verificação por confronto com os elementos comunicados via E-fatura com a declaração periódica de IVA entregue, relativos a determinado período, tem limitações, terá que se assumir que, por vezes é natural a existência de divergências, que terão de ser explicadas mas não devem implicar, por si só, uma correção dos elementos que o contribuinte declarou.

As situações que determinam a necessidade de corrigir elementos das faturas antes emitidas podem ser divididas em dois grupos distintos: as que surgem por acontecimentos ou factos posteriores ao momento da emissão da fatura e as que decorrem de erros ou omissões na própria emissão da fatura.

No primeiro grupo estão os casos de devolução de mercadorias, da concessão à posteriori de descontos ou por subsequentes decisões entre as partes ou mesmo judiciais sobre o âmbito dos contratos celebrados. Havendo redução do valor tributável da operação antes praticada e tratando-se de situação que já ocorre posteriormente à emissão da fatura, então há necessariamente que emitir nota de crédito. Porém, a regularização do IVA não é obrigatória. Pode fazer-se, mas é opção do fornecedor dos bens ou serviços. Nestes casos estamos apenas perante registos contabilísticos que não integram as declarações periódicas.

Optando-se pela regularização do IVA terá de se fazer evidência do imposto regularizado na nota de crédito, sendo ainda essencial obter prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação ou de que foi reembolsado do imposto.

Se a nota de crédito e a comprovação de que o adquirente tomou conhecimento da alteração são obtidas antes da entrega da declaração de IVA do período em que ocorreu a emissão da fatura, a operação é relevada pelo valor líquido, ou seja, deduzida das correções introduzidas pela nota de crédito.

Um segundo grupo de casos que geram correções nas faturas emitidas sucede quando a fatura é emitida com erros ou omissões. Estas incorreções podem ser de vária ordem, podendo afetar apenas valor tributável e ou IVA liquidado ou apenas os outros elementos e informações que constam na fatura.

E aqui é preciso distinguir, desde logo, os casos em que não têm impacto na declaração periódica do IVA. Se foi emitida uma fatura com um número de contribuinte, ou outro dado de identificação do cliente, errado há que emitir nova fatura com os elementos corretos, até para que o adquirente que seja sujeito passivo possa exercer o direito à dedução. Primeiro emite-se nota de crédito anulando a anterior fatura e depois procede-se à emissão da nova fatura. Mas neste caso não há qualquer alteração ao valor tributável e ao imposto que foi liquidado na primeira fatura, logo, não há qualquer substituição da declaração que já tenha sido entregue, nem a nota de crédito e nem a segunda fatura devem ser relevadas em qualquer declaração de IVA do fornecedor. Todavia, esta situação pode gerar divergências, nomeadamente para o adquirente, pelo que, desde logo, há que preparar toda a documentação para futuras explicações à Autoridade Tributária.

Se as incorreções na fatura resultam em imposto liquidado inferior ao devido há que emitir nota de débito na qual será liquidado o imposto em falta. Nesta situação não é necessário anular a fatura primitiva e emitir nova fatura.

A deteção e correção atempada do erro é bastante importante, pois se for feita até final do prazo de entrega da declaração do período seguinte não se torna necessário a entrega de declaração de substituição, sendo que esta determinaria a aplicação de penalidades.

Se à data da entrega da declaração periódica do IVA do período da emissão da fatura já se detetou e corrigiu o erro, ainda que a nota de débito tenha sido emitida em período de imposto seguinte, tal declaração já deve refletir o imposto correto a favor do Estado. Ou seja, podem aqui também ocorrer divergências entre os elementos transmitidos via SAFT do período e a declaração de IVA.

Em resumo, embora a necessidade de correção de faturas anteriormente emitidas possa ser encarada com algumas reticências por parte dos contribuintes, por alguns casos os poder colocar em situações de existência de divergências via E-fatura, existem regras para que tais correções sejam feitas dentro da legalidade (art. 78.º n.ºs 1 a 6 do CIVA e Oficio-Circulado n.º 30.082, de 2005). Se essas normas forem, estritamente, seguidas não se deve ter receio de incorrer em possíveis divergências, pois por si só estas não indiciam infrações mas tão só casos que fogem ao padrão normal. Aconselha-se é que, no momento destas correções se prepare desde logo a documentação necessária para poder explicar à Administração Fiscal o porquê da existência dessas divergências.

Consultora da OTOC