O edifício onde a sua empresa se instalou deixou, subitamente, de ter segurança 24 horas por dia? O proprietário vem hoje cobrar-lhe um contributo astronómico para obras no edifício? O que assinou veio a revelar-se afinal um contrato leonino? Os vínculos de cinco anos que são hoje a prática mais corrente no mercado português podem não ser um pesadelo para o arrendatário, desde que tome as devidas precauções.

O mercado português de escritórios tem hoje atractivos diversos para as multinacionais e Lisboa é significativamente competitiva, em termos de preços, face a Madrid. Mas há contratos que escondem surpresas pouco agradáveis para os arrendatários. Na semana passada a consultora Cushman & Wakefield promoveu três sessões técnicas no âmbito da conferência "Racionalizar a ocupação de espaço nas empresas", organizada em parceria com a revista "Vida Imobiliária". O objectivo foi claro: mostrar que também no imobiliário de escritórios mais vale prevenir que remediar.

O director de gestão imobiliária da Cushman & Wakefield, Ricardo Valente, lembrou na ocasião que "os custos de operação têm um peso significativo no arrendamento" e quem ocupa os escritórios tem normalmente uma posição de grande fragilidade face aos proprietários. Mas "a tomada de decisão pode ser partilhada", destacou o mesmo responsável.

Ricardo Valente lembrou também que pode acontecer o proprietário do imóvel controlar uma série de empresas de prestação de serviços e usar isso para não praticar preços de mercado. Por isso, defende, é preciso estar alerta. E essa atenção deverá passar por exigir ver a contabilidade do condomínio antes de assinar contrato, consultar o histórico dessas mesmas contas, analisar em detalhe todas as cláusulas e tomar conhecimento do plano de investimentos futuros, para não ter surpresas desagradáveis já como inquilino.

As despesas de condomínio, para pagar serviços comuns de que beneficiam todas as empresas instaladas num mesmo edifício, representam por norma pelo menos 10% do custo da renda, que em Lisboa ronda os 20 euros por metro quadrado e por mês.

Os cuidados não se devem limitar ao contrato propriamente dito. O director do departamento de escritórios da Cushman, Carlos Oliveira, deixou igualmente outras recomendações. "O pré-arrendamento é muito apelativo para qualquer proprietário e há a vantagem de enquanto o edifício está a ser construído adaptá-lo à necessidade de quem o vai ocupar", afirma.

A instalação de uma empresa em escritórios novos tem os seus custos. Aos 10 a 20 euros de renda mensal por metro quadrado, a adaptação da área arrendada (divisórias, cablagens, decoração, etc.) pode somar 250 a 350 euros por metro quadrado, além do próprio mobiliário. E para a mudança de equipamentos a empresa poderá contar ainda com mais 100 a 150 euros por posto de trabalho, segundo as estimativas de Carlos Oliveira.

A conferência "Racionalizar a ocupação de espaço nas empresas" assistiu, de resto, ao testemunho de António Damas, da Ciclum Farma. A aquisição pela farmacêutica Stada em 2005 tornou a empresa maior e precipitou a necessidade de uma nova casa. Após três meses de selecção de várias localizações e duas semanas de comparações financeiras a escolha da Ciclum Farma recaiu sobre a Quinta da Fonte, em Oeiras, onde se instalou num espaço de 800 metros quadrados. Todo o processo levou oito meses, mas o balanço foi positivo, segundo António Damas, com uma derrapagem nos custos inferior a 1% e um atraso de apenas três dias.