O novo quadro legal constitui um importante incentivo ao combate à informalidade e à evasão fiscal, sendo também um elemento determinante no contexto da automatização dos processos e da modernização das empresas, e afirmando-se como um poderoso acelerador da sua transformação digital.

Em Portugal, o primeiro impulso para a transformação digital da relação B2G ocorreu em 2012, através da publicação do Decreto Lei nº 198/2012. Este diploma veio criar um canal de comunicação eletrónica B2G através do formato standard  SAF-T, permitindo a transmissão eletrónica dos elementos das faturas e de outros documentos com relevância fiscal, tais como, por exemplo, e entre outros, os documentos de transporte de mercadorias.

A AT irá aproveitar a introdução da obrigatoriedade da utilização da faturação eletrónica no ordenamento jurídico português para, através das várias empresas fornecedoras das Administrações Públicas, fomentar a sua utilização generalizada e transversal em Portugal.

Num mundo cada vez mais digital é natural que a fatura eletrónica ocupe um lugar de destaque crescente. Ao adotarem a fatura eletrónica, as empresas podem obter poupanças significativas e promover novas políticas ambientais orientadas à redução dos níveis de consumo e à melhoria dos índices de sustentabilidade do nosso planeta. Em todo o mundo as empresas e as organizações estão profundamente empenhadas na transformação digital dos seus processos e negócios. A transmissão eletrónica de documentos (tais como documentos de transporte, contratos, faturas, extratos bancários, etc.) é um dos principais eixos desta transformação.

A utilização da fatura eletrónica otimiza a gestão de muitas tarefas dentro das empresas, eliminando a maioria. Nomeadamente: a impressão ou compra de faturas, a envelopagem, os portes de correio, a manutenção e utilização de materiais de impressão (toners, impressoras, papel…), revisão da receção e gestão de cobranças, etc.; no caso de receção: manuseio de cartas, distribuição interna das faturas, processo de aprovação, receção de chamadas, gestão dos fundos de tesouraria, gestão de pagamentos, etc.

A fatura é um documento dinamizador e o seu intercâmbio é imprescindível tanto para a cadeia de abastecimento como para o departamento financeiro das empresas e o seu tratamento eletrónico proporciona uma grande melhoria da gestão e dos processos empresariais, diminuindo de forma substancial o tempo investido, bem como os custos inerentes à emissão, manipulação e arquivo/armazenamento dos documentos impressos, aumentando os níveis de controlo e a rapidez dos processos de faturação e cobrança.

As empresas e as organizações já compreenderam os benefícios que podem colher da utilização da faturação eletrónica. E justamente por isso, é cada vez maior o número de utilizadores da fatura eletrónica em todo o mundo. Em Portugal, as empresas que se relacionam com as Administrações Públicas ainda estão a tempo de adotar a faturação eletrónica, de adaptarem os seus sistemas e procederem às alterações dos seus processos, de modo a estarem habilitadas a responder às novas exigências legais. O novo sistema irá implicar a reestruturação e a adaptação dos mecanismos de faturação das empresas para que estas possam responder aos novos requisitos legais e técnicos estabelecidos pela AT.

Esta adaptação pode ser efetuada de várias formas, no entanto, recomendamos que as empresas procurem um fornecedor especializado em serviços de faturação eletrónica. Esta é a solução mais simples, porque não exige investimentos em desenvolvimento interno, nem na criação de equipas técnicas especializadas e dedicadas a esta área. Esta opção também permite que as empresas possam gerir eficazmente todos os cenários (mesmo aquele em que as faturas em papel e as eletrónicas tenham que coexistir), ao mesmo tempo, que beneficiam da garantia de terem acesso a um sistema adaptado aos requisitos exigidos pela AT e que é continuamente atualizado, em função das alterações legislativas e técnicas que forem sendo introduzidas.

Tal como já aconteceu noutros países, a fatura eletrónica em Portugal veio para ficar. Graças a ela a gestão das empresas pode beneficiar de melhorias significativas, os processos podem ser automatizados e podem ser obtidas poupanças muito relevantes ao eliminar as tarefas manuais, o papel, os portes de correio, e ao permitir que as equipas que antes se dedicavam a estas tarefas passem a desempenhar outras funções mais produtivas. Além disso, a fatura eletrónica introduz uma nova forma de ver o financiamento ao acelerar as decisões da tesouraria das empresas e ao oferecer a oportunidade de aceder a melhores condições financeiras.