A desmaterialização das comunicações da administração fiscal para os cidadãos (ofícios, notificações, citações) consiste na substituição do papel como suporte documental e do correio físico como meio de transporte, por comunicações com o mesmo conteúdo, mas em suporte digital (via mail ou Internet).

Para que essa substituição se possa operar com segurança é necessário garantir que os documentos electrónicos tenham sido efectivamente gerados, assinados e autenticados pelo titular do organismo público competente, e essa segurança só pode ser conferida pela assinatura electrónica qualificada.

Os documentos comunicados por via electrónica (mails, textos disponibilizados na Internet, etc) têm a mesma validade jurídica das comunicações em papel, desde que autenticados com a assinatura electrónica qualificada. A legislação que prevê esta equiparação já está em vigor desde 1999, mas só com a implementação do Sistema de Certificação Electrónica do Estado, em 2006, ficou fechado o quadro legal que permite a geração de documentos electrónicos pela administração pública.

Actualmente a segurança das comunicações da administração fiscal para os contribuintes, nomeadamente nas notificações e citações, é garantida pela assinatura autografa e original do autos dos actos com relevância tributária notificados, bem como com o selo e o carimbo do serviço correspondente. A certeza acerca da identidade da pessoa ou do serviço que emitiram o documento em papel e acerca da autenticidade deste, confere segurança ao tráfego jurídico e tornam o documento um elemento de prova em caso de litígio. Mas este modelo de segurança é hoje anacrónico, num quadro de massificação dos procedimentos e das comunicações.

A atribuição de assinatura electrónica aos dirigentes e chefias da DGCI é o primeiro passo de um caminho que há-de conduzir à desmaterialização das comunicações entre a DGCI e as entidades externas, incluindo os contribuintes, e à própria desmaterialização do trabalho interno nos serviços.

Trata-se de um capítulo novo que se abre na administração fiscal, com um elevado potencial de geração de eficiência, tanto para o Estado como para todos os cidadãos. No final de 2007 foi implementada uma rede de comunicação electrónica entre os Serviços de Finanças e as Conservatórias do Registo Predial de todo o país, que desmaterializou integralmente as comunicações mútuas para registo de penhoras de imóveis e espera-se que essa experiência seja agora alargada às restantes comunicações.

Em matéria de desmaterialização, a administração fiscal portuguesa efectuou já um percurso longo e de sucesso. Em menos de 10 anos foram desmaterializadas quase todas as comunicações que os contribuintes dirigem aos Serviços de Finanças, fundamentalmente as declarações de rendimentos e de pagamento.

Actualmente quase todas as declarações dos contribuintes são entregues pela Internet, de forma completamente desmaterializada. Segundo os últimos dados, em 2007 foram entregues 12,5 milhões de declarações e o número de declarações de IRS entregues via Internet ultrapassou pela primeira vez as entregues em papel.

Os ganhos de eficiência daqui resultantes são naturalmente elevados, tanto para os contribuintes como para os serviços. Os contribuintes podem entregar as declarações sem saírem de casa, a qualquer hora do dia, com os ganhos em economia de tempo, de custos de deslocação e de desburocratização. Os funcionários até agora afectos à recepção de todo este volume de declarações passaram a poder efectuar tarefas de maior complexidade e valor acrescentado. Os ganhos para a competitividade da economia foram substanciais.

É necessário agora continuar esse esforço de criação de valor e eficiência, desmaterializando os restantes segmentos da actividade da administração fiscal – as comunicações que emite para as entidades externas, incluindo os contribuintes e todos os procedimentos internos.