Trata-se da criação de uma base de dados que tem por finalidade organizar e manter atualizada a informação relativa ao beneficiário efetivo, com vista ao reforço da transparência nas relações comerciais e ao cumprimento dos deveres em matéria de prevenção e combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo.

A entidade gestora do RCBE é o Instituto dos Registos e do Notariado, sendo a submissão da declaração realizada no endereço eletrónico: https://rcbe.justica.goc.pt/.

Em termos muito genéricos, os beneficiários efetivos serão as pessoas singulares que, ainda que de forma indireta ou através de terceiros, detêm a propriedade ou o controlo efetivo das entidades a ele sujeitas. Um exemplo de um indicador de controlo da entidade poderá ser a detenção de 25% do capital social ou direitos de voto.

As sociedades civis e comerciais, as associações, as cooperativas, as representações de pessoas coletivas internacionais, os instrumentos de gestão fiduciária registados na Zona Franca da Madeira, bem como quaisquer outras entidades que exerçam atividade ou pratiquem ato ou negócio jurídico em território nacional que determine a obtenção de um número de identificação fiscal, são entidades que estarão abrangidas por esta nova obrigação declarativa.

Na prática, deverá ser cumprida pelos membros dos órgãos de administração das sociedades, pelos advogados, notários e solicitadores ou pelos contabilistas certificados.

A declaração do beneficiário efetivo deve conter a informação relevante sobre a entidade sujeita ao RCBE; no caso de sociedades comerciais, a identificação dos titulares do capital social, com discriminação das respetivas participações sociais; a identificação dos gerentes, administradores ou de quem exerça a gestão ou a administração da entidade sujeita ao RCBE; os beneficiários efetivos; e o declarante.

Uma vez determinado o beneficiário efetivo as entidades devem manter um registo atualizado da informação e comunicar qualquer alteração no prazo de 30 dias. O contabilista certificado poderá incluir tal informação no dossiê fiscal, assim seja essa a intenção do órgão de gestão.

Todos os anos haverá lugar a confirmação da exatidão e atualidade da informação sobre o beneficiário efetivo, juntamente com a IES, até 15 de julho. Este procedimento só terá início em 2020.

Para as entidades já constituídas no momento da entrada em vigor desta nova obrigação, a declaração inicial para efeitos de RCBE será concretizada a partir de 1 de janeiro de 2019 em duas fases: até 30 de abril para as entidades sujeitas a registo comercial e até 30 de junho para as demais entidades.

Para as novas entidades, entendemos que a obrigação de submissão da declaração inicial é imediata, caso contrário, o incumprimento será refletido na matrícula, ou seja, na certidão comercial da entidade.

As sanções resultantes do incumprimento do RCBE serão diversas, tais como: se entender não possuir a situação tributária regularizada; a impossibilidade de distribuir lucros; não poder celebrar contratos de fornecimento com o Estado; não beneficiar de apoios de fundos europeus; a não aplicação do regime de "participation examption", entre outras.

O contabilista certificado poderá instruir as entidades das quais é responsável sobre a necessidade de manter o registo dos sócios e demais entidades equiparadas, das suas participações sociais ou controlo efetivo.

Poderá igualmente submeter a declaração, atuando como declarante, não estando ainda disponível a sua autenticação para esse efeito.

Aquando da submissão da IES haverá necessidade de confirmação da informação.   

Consultora da Ordem dos Contabilistas Certificados 

Artigo em conformidade com o novo Acordo Ortográfico