A faturação eletrónica é umas mais recentes novidades. A desmaterialização documental já é uma realidade, como é possível comprovar com a entrega das declarações fiscais via Portal das Finanças.

A fatura eletrónica e, consequentemente, o arquivo eletrónico de documentos permite uma redução de custos, por redução do uso de papel. Prática que favorece o ambiente, permite uma filosofia de inovação e desenvolvimento tecnológico, menos burocracia e um maior controlo e rapidez na disponibilização da informação pretendida, impulsionando a concorrência.

É essencial garantir a privacidade e a segurança dos cidadãos e das empresas nas relações comerciais e administrativas com o Estado. Serão esses os dois grandes e verdadeiros desafios a conquistar.

Boas práticas contabilísticas e fiscais

O DL n.º 28/2019, de 15 de fevereiro criou as condições para a "fatura sem papel" no âmbito do Programa SIMPLEX +, tendo em vista fortalecer, simplificar e digitalizar a administração pública e a harmonização na União Europeia, em matéria de faturação. É vital criar as condições para que haja uma maior transparência entre todos os agentes económicos (públicos e privados), tendo em vista as boas práticas contabilísticas e fiscais.

Com a introdução da fatura eletrónica torna-se mais fácil às entidades públicas detetarem situações de fraude e evasão fiscal, pois foram criados mecanismos que reforçaram o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, quer seja através da identificação dos programas de faturação comercializados, quer seja dos estabelecimentos onde estão instalados os terminais de faturação, quer seja pela obrigação de as faturas emitidas passarem a conter um código único de documento. As autoridades exigem que as faturas e notas de entrega sejam geradas sequencialmente. Também devem passar por um processo de criptografia que inclua uma assinatura eletrónica. Não são consideradas faturas eletrónicas: as faturas não estruturadas, em formato PDF e Word; imagens de fatura (".jpg", etc.); em HTML numa página web / email; digitalização da fatura em papel (OCR - Optical Character Recognition) e fatura em papel enviada via fax. Só são válidas as de modelo "standard" da diretiva europeia. A resistência na implementação só irá travar o crescimento económico. Convém não desvirtuar o objetivo para o qual esta medida foi criada, evitando usá-la para outros fins de duvidoso alcance ético e legal.

O "know-how" das empresas precisa de ser preservado, pelo que é crucial o uso de mecanismos de proteção de dados (encriptação), porque a espionagem industrial e o cibercrime são uma realidade diária.

A diretiva 2014/55/UE vigora há cinco anos e impõe a obrigação de fatura eletrónica nos processos de contratação pública em toda a UE. Em Portugal, terminou no final de 2018 o período previsto para a transição e atualização do Código de Contratos Públicos (DL n.º 111-B/2017, de 31 de agosto). Para facilitar a adaptação dos agentes económicos à faturação eletrónica, o regime deste diploma tem entrado em vigor de forma faseada.

Perante esta nova realidade, a OCC auxilia os seus membros promovendo formações para que os contabilistas certificados consigam dar respostas céleres e de elevada qualidade aos seus clientes.

Jurista da Ordem dos Contabilistas Certificados