O novo enquadramento legal das finanças para 2016 entra em vigor a 1 de Janeiro, prevendo coimas para quem não cumpra as regras, e passa a aplicar-se também às pequenas empresas, ou seja, a todas aquelas que à data do balanço ultrapassem dois dos três seguintes critérios: 350 mil euros de balanço, 700 mil euros de volume de negócios líquido e uma média de 10 empregados durante o período.

Já as microentidades (microempresas) surgem definidas pelo diploma, o Decreto-Lei nº 98/2015, de 2 de junho, como as empresas que não ultrapassam aqueles limites, e como tal, são as únicas a ficarem dispensadas da adopção do sistema de inventário permanente.

Contactados pela agência Lusa, responsáveis das empresas de 'software' Primavera BSS e Sage falaram sobre a nova obrigação legal, apresentada como uma medida de combate à fraude e evasão fiscal, as suas virtudes, custos e consequências.

Para Pedro Montez, especialista de fiscalidade da Primavera BSS, a nova obrigação legal "é uma medida positiva", com benefícios de gestão e fiscais evidentes, e que "pode ser um gatilho" para as empresas tomarem decisões de gestão de 'stocks'.

"Permite uma contagem 'ontime' (em tempo real), saber o que tenho em armazém, na minha prateleira e na minha estante para venda. Muitas vezes o inventário que temos dentro de portas nem sequer é conhecido pela administração nem por quem o gere e nas empresas a inexistência destes sistemas [de inventário permanente] leva a perdas que no final do ano são quase incalculadas. Nem sabem o porquê de determinadas compras que nunca foram vendidas e que não estão no armazém", exemplifica Pedro Montez.

O especialista da Primavera BSS destacou também os benefícios fiscais, já que o inventário permanente vai permitir saber se a contabilidade reflecte exactamente aquilo que existe em 'stock', pois caso contrário, a empresa "só poderá fazer presunções quanto aos custos das mercadorias vendidas".

Diz ainda que em termos de gestão os benefícios "são enormes", pois os empresários "vão conseguir descobrir ineficiências, roubos de funcionários, outros roubos, ou más entregas dos próprios fornecedores".

Ana Teresa Ribeiro, directora do segmento de Pequenas e Médias Empresas (Managing Director, SMB) da Sage, também considera a medida positiva, porque vai melhorar a gestão e o controlo real de 'stocks', profissionalizar o negócio e ter impacto nas operações da empresa no dia a dia a nível contabilístico.

A responsável exemplifica que tudo o que são desperdícios, quebras ou coisas extraordinárias "passam agora a ser controladas", assim como o custo do armazenamento.

Por outro lado, Pedro Montez refere que o novo enquadramento legal vai permitir à Autoridade Tributária "fechar o círculo", já que qualquer inspecção das finanças vai perceber 'in loco' e em tempo real o que se passa na vida da empresa, se é cumpridora e se o 'stock' é real. "Se não coincidir há uma catadupa de consequências, como subida de impostos, coimas por não organização da contabilidade", diz Pedro Montez.

Ana Teresa Ribeiro diz que a prática não tem sido a aplicação da coima, mas sim uma atitude pedagógica por parte das finanças, mas lembra que o incumprimento das normas do Sistema de Normalização Contabilística (SNC) varia entre os 1.500 euros e os 30 mil.

Os responsáveis admitem porém algumas dificuldades na adopção do inventário permanente, como a necessidade de adaptação de empresas ao novo sistema, o que pode implicar custos adicionais com aquisição de 'software' de gestão de 'stocks', no caso das que ainda não tenham adquirido a ferramenta, de adaptação das operações no relacionamento com terceiros, por exemplo entre empresários e contabilistas, ou de formação de colaboradores.

O sistema de inventário permanente consiste na identificação dos bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, para permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respectivos registos contabilísticos.