Paulo Farinha Neves | Este sócio da PLMJ foi um dos mentores do novo projecto.

Passaram à história os tempos em que a advocacia se fazia de processos com quantidades de papel adequadas ao tamanho de uma pasta transportável debaixo do braço. Nos últimos anos o volume dos processos aumentou e a digitalização tornou-se crítica para armazenar informação, torná-la mais facilmente pesquisável e até mesmo partilhável entre intervenientes.

Com cerca de 300 colaboradores, a PMLJ tem-se destacado pelo investimento na área da tecnologia, como arma para a gestão de conhecimento e para o combate às tarefas rotineiras e de menor valor.

Os primeiros passos da sociedade de advogados na área da colaboração e partilha de documentos foram dados ainda na década de 90, mas foi nos últimos três anos que a firma avançou para a integração de ferramentas de trabalho e conhecimento, ligando "email", portal interno e ferramenta de gestão de documentos.

Na base desta solução integrada está o Microsoft SharePoint, que deu os primeiros passos na sociedade de advogados como suporte a uma intranet que já permita partilha de documentos entre advogados a partir de um repositório de acesso comum. Em 2011 a tecnologia foi potenciada e passou a ser utilizada como um sistema completo de gestão de documentos e correio electrónico, tirando partido da familiaridade dos utilizadores com as ferramentas Microsoft e aproveitando as capacidades de integração entre si.

Integração: a palavra de ordem
A decisão levou à migração de dois milhões de documentos do sistema antigo para a plataforma e implicou a formação de cerca de 300 colaboradores, um número que, embora elevado, traduzia uma confiança tímida na primeira solução de gestão documental usada pela firma, algo que o projecto quis mudar.

"Quisemos fazer aqui um projecto que permitisse uma 'full integration' com o Outlook de forma a garantir que as pessoas não tivessem de fazer alterações à sua forma de trabalhar", explica Paulo Farinha Alves, sócio da PLMJ e um dos mentores do projecto. "Tínhamos um sistema de gestão documental separado do nosso ambiente de trabalho e procurávamos algo que fosse relativamente intuitivo e se inserisse dentro desse universo".

O objectivo cumpriu-se e o responsável assegura que o número de documentos disponíveis no repositório da sociedade é hoje muito superior ao inicialmente migrado, traduzindo bons níveis de adopção e de adaptação, como se quis garantir.

Potenciar a utilização de um repositório de informação corporativo, com as ferramentas adequadas para a classificar, organizar e tornar pesquisável, criou condições para fazer da plataforma uma ferramenta de gestão do conhecimento que hoje poupa largas horas à firma e aos clientes. Questões de jurisprudência ou doutrina que um advogado da sociedade já tratou podem ser adaptadas por outro num caso distinto, evitando a duplicação de tarefas em torno dos mesmos temas.

O passo seguinte nesta ambiente colaborativo e de partilha de informação já está a ser dado e estende o ecossistema de interacção aos clientes. A mobilidade é outra vertente possível na modernização tecnológica da estrutura de suporte à actividade da PLMJ.

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Três pontos de mudança

• A solução implementada pela PLMJ é o DMSforLegal da Epona, que assenta na tecnologia SharePoint da Microsoft. Em breve a solução terá uma app móvel que permitirá levar para o smartphone ou tablet toda a informação disponível no PC.

• Permitiu ligar email e gestão de documentos, numa plataforma que tem por base o portal da organização e que agiliza a classificação de documentos e facilita a pesquisa.

• Sociedades de advogados de vários países têm visitado a PLMJ para ver a solução tecnológica no terreno e perceber que impacto teve na vida da firma.

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Partilha de informação digital com os clientes

A PLMJ está a estender o conceito de partilha de informação que tem vindo a consolidar dentro da organização à relação com os clientes. A possibilidade é usada para já apenas em alguns projetos, mas garante o acesso do cliente a uma área online onde tem acesso a informação sobre o seu processo, podendo interagir com esse conteúdo. É uma solução usada sobretudo em processos de grande dimensão, com um volume tão elevado de documentos que a gestão de documentos pelas vias mais tradicionais se torna praticamente impossível. Paulo Farinha Alves sublinha a este respeito as questões da privacidade, reserva e segurança de informação sensível, as mesmas que na plataforma interna do grupo levam à definição clara de níveis de acesso aos dados disponíveis e acessíveis no repositório. Coloca-as como balizas a qualquer desenvolvimento conduzido pela PLMJ neste domínio, mas não tem dúvidas que o futuro será nesta direcção. "Cada vez mais a necessidade de partilha de informação, sendo segura, existe. Não só nos advogados mas também junto dos clientes", sublinha Paulo Farinha Alves.