Um funcionário fez uma viagem de trabalho e deixou o seu cão num canil e identificou o gasto como despesa de hotel. Um outro funcionário pagou aulas de ioga com o cartão de crédito da empresa como se fossem entretenimento para um cliente. Um terceiro, depois de gastar uma pequena fortuna num clube de striptease, apresentou a despesa como um jantar de negócios numa churrasqueira.

Estas despesas falsas, ocorridas recentemente em grandes empresas dos EUA, têm uma coisa em comum: foram todas expostas por algoritmos de inteligência artificial que podem detectar em segundos declarações fraudulentas e recibos falsos que muitas vezes são indetectáveis para os auditores humanos, mesmo após horas de um entediante trabalho.

AppZen, uma start-up de contabilidade com Inteligência Artificial (IA) com 18 meses, já assinou contrato com várias empresas grandes, como a Amazon, a IBM, a Salesforce e a Comcast, e afirma ter poupado aos seus clientes 40 milhões de dólares em despesas fraudulentas. A AppZen e empresas tradicionais, como a Oversight Systems, afirmam que a sua tecnologia não está a eliminar empregos - até o momento -, mas sim a libertar os auditores para que possam dedicar-se a reivindicações duvidosas e educar os funcionários sobre as políticas de viagens e despesas.

"As pessoas não têm tempo para analisar cada item das despesas", diz Anant Kale, CEO da AppZen. "Queríamos que a IA fizesse isto por elas e descobrisse coisas que poderiam passar desapercebidas ao olho humano."

Empresas dos EUA, temendo danos à própria reputação, relutam em admitir publicamente quanto dinheiro perdem por ano com despesas fraudulentas. Mas, num relatório divulgado em Abril, a Associação de Examinadores Certificados de Fraudes afirma ter analisado 2.700 casos de fraude de Janeiro de 2016 a Outubro de 2017 que resultaram em prejuízos de 7 mil milhões de dólares.

A maior organização antifraude do mundo concluiu que o desvio de gastos e despesas de viagem equivale a cerca de 14% das fraudes de funcionários. Tornou-se mais fácil enganar os departamentos financeiros graças a sites como fakereceipts.us, que facilitam a criação de registos de gastos falsos.

Durante anos, contabilistas forenses como Tiffany Couch, fundadora da Acuity Forensics, tiveram que investigar cada recibo, um por um. Num caso, a responsável expôs 1,4 milhões de dólares em recibos inventados; num outro, Couch expôs três executivos do sector de peças de automóveis que tinham gastado milhares de dólares numa extravagante viagem de fim-de-semana para o Canadá com as suas esposas. Mas, apesar destes sucessos, Tiffany Couch diz que o advento da inteligência artificial era muito necessário. "O pior pesadelo de um auditor é analisar os pedidos de reembolso de despesas", diz.

A AppZen, que tem sede em San Jose, Califórnia, pode auditar todas as solicitações em tempo real analisando os recibos com um algoritmo que procura duplicidade, discrepâncias ou despesas inflacionadas. O sistema reembolsa as despesas legítimas dos funcionários no mesmo dia e reencaminha para os auditores humanos quaisquer pedidos duvidosos que exijam uma investigação mais detalhada. O algoritmo pode comparar o custo médio de um voo de Nova Iorque a Chicago com o valor gasto e destacá-lo se o preço parecer exorbitante para aquele dia (ou se o funcionário tiver passado para a primeira classe). Também fará um alerta se uma empresa identificada em algum recibo não existir ou se um clube de striptease tentar fazer-se passar por uma churrasqueira.

(Texto original: Tempted to Expense that Strip Club as a Business Dinner? AI Is Watching)