A partir de 20 de Maio, aplicam-se regras precisas relativamente às condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica.

De acordo com a legislação as facturas electrónicas "devem assentar em critérios independentes, tanto quanto possível, do ambiente tecnológico para evitar encargos excessivos para os contribuintes e a obstar à cristalização dos sistemas informáticos de apoio e consequente obsolescência prematura".

Em simultâneo, deve ser garantido o acesso da administração tributária aos sistemas de facturação, para que esta proceda sem restrições às operações de controlo que entenda necessárias, de acordo com a análise da firma de consultoria económico-financeira ACC Consultores Associados Lda.

A adopção deste tipo de procedimento implica a obtenção de um certificado digital para que os mecanismos de certificação e controlo a utilizar pelas empresas que adoptem este tipo de procedimentos correspondem aos criados para os documentos electrónicos e para a assinatura digital.

A facturação electrónica pode ainda ser processada mediante recurso a sistemas de transferências electrónicas de dados (EDI), que se regem por um documento próprio e harmonizado a nível europeu, designado por "Acordo tipo EDI europeu".

Independentemente do sistema utilizado estes devem garantir as seguintes funcionalidades:

- autenticidade da origem de cada factura electrónica ou documento equivalente;
- integridade do conteúdo da factura electrónica ou documento equivalente;
- integridade da sequência das facturas electrónicas ou documentos equivalentes;
- validação cronológica das mensagens emitidas como facturas electrónicas ou documentos equivalentes;
- arquivamento, em suporte informático, das facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica;
- manutenção, durante 10 anos da autenticidade, integridade e disponibilidade do conteúdo original das facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica;
- não repúdio da origem e recepção das mensagens;
- não duplicação das facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica;
- mecanismos que permitam verificar que o certificado utilizado pelo emissor da factura electrónica ou documento equivalente não se encontra revogado, caduco ou suspenso na respectiva data de emissão.

A emissão de facturas ou documentos equivalentes por via electrónica depende da aceitação do destinatário, ou seja, cada cliente da empresa que adopte este tipo de procedimento, terá de o aceitar expressamente.

Por outro lado, o sistema utilizado terá de garantir a autenticidade da origem e a integridade do seu conteúdo, mediante aposição de uma assinatura electrónica avançada ou utilização de um sistema de intercâmbio electrónico de dados outorgado quer pelo emitente quer pelo destinatário.

As facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e recepção, devendo garantir-se a completa e exacta transferência dos dados para suportes de arquivamento.

Tal como as facturas e documentos equivalentes, também a documentação respeitante à arquitectura, às análises funcional e orgânica e exploração do sistema informático, os dispositivos de arquivamento, software e algoritmos integrados no sistema de facturação electrónica, terão de ser mantidos durante 10 anos, para garantir o acesso sem restrições à informação armazenada.

Quanto ao arquivamento das facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica, o sistema deverá garantir:

- a execução de controlos que assegurem a integridade, exactidão e fiabilidade do arquivamento;
- a execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detectar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
- a recuperação dos dados em caso de incidente;
- a reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.


Para efeitos de controlo e fiscalização destes sistemas, as acções da administração tributária poderá:

- ter acesso directo ao sistema informático de apoio à facturação para consulta dos dados com relevância fiscal, utilizando o seu próprio hardware e software, o do sujeito passivo ou o de entidade terceira;
- solicitar ao sujeito passivo para que forneça os dados relevantes num suporte digital em formato standard;
- copiar os dados para suporte lógico de arquivamento.

Todos os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de facturação por via electrónica, devem estar actualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária.

Refira-se por fim, que a adopção deste tipo de procedimentos apresenta vantagens para todos os intervenientes no processo:

- por um lado, permite às empresas a desmaterialização dos sistemas de facturação;
- por outro, concede à Administração tributária novos métodos de controlo.

Para mais informações, consulte:

Decreto-Lei Nº 196/2007, de 15 de Maio.
Decreto-Lei Nº 256/2003, de 21 de Outubro.
Directiva Nº 115/CEE/2001, do Conselho, de 20 de Dezembro.
Decreto-Lei Nº 290-D/1999, de 2 de Agosto.
Decreto-Lei Nº 62/2003, de 3 de Abril.
Decreto-Lei Nº 165/2004, de 6 de Julho.
Decreto-Lei Nº 116-A/2006, de 16 de Junho.
Directiva Nº 115/CEE/2001, do Conselho, de 20 de Dezembro.
Recomendação Nº 820/CE/1994, da Comissão, de 19 de Outubro.