Ter um programa formal de redução de custos é a medida mais eficaz para reduzir as despesas numa empresa, já que se estabelecem objectivos e responsabilidades, garantindo que todos estão comprometidos com as metas. No entanto, adverte ao Negócios a directora-geral da EZ Trade Center, Cátia Barros, mesmo sem um programa destes oficialmente estabelecido, as empresas "podem obter resultados significativos na adopção de medidas específicas para reduzir os custos".

Carlos Nunes, responsável pela Expense Reduction Analysts (ERA) em Portugal, concorda que a poupança das empresas é "vital para a recuperação da economia real, já que se tratam por excelência dos agentes cujo investimento induz o crescimento e, consequentemente, a recuperação do emprego". E dramatiza a necessidade de sensibilizar os accionistas e os gestores das empresas de que "existe em quase todas as organizações espaço para transformar 'gorduras' em resultados, através da racionalização" de custos.

É que se os chamados custos "core" estão bastante controlados na maioria das empresas - os custos que afectam directamente o processo produtivo, como matérias-primas, eficiência energética, reorganização de processos no "chão de fábrica", pessoal ou gestão de clientes e cobranças -, há "uma panóplia de outras despesas" que estão a ser negligenciadas, sublinha Carlos Nunes. Frotas, telecomunicações, transportes e logística, seguros, deslocações e estadas são alguns exemplos de custos que significam saída imediata de fundos, mas que, por não constituírem custos "core", não estão "suficientemente optimizados". E são "muitas vezes fortes drenagens de liquidez" numa altura em que a circulação do crédito é ainda um forte constrangimento na economia real. Eis alguns conselhos deixados por estes dois especialistas e também por Nuno Tomás, director executivo da consultora Alma CG Portugal.

1. Avalie custos gerais e evite pagar o "não uso"

É muito importante analisar as contas de energia, telefone e Internet, de modo a verificar se está a pagar sem usar. "Muitas vezes as ofertas estão totalmente desajustadas e as empresas estão a pagar mais do que deveriam, sem precisar, por exemplo, de mais minutos para chamadas ou a internet, de banda larga, mais rápida possível", alerta Cátia Barros, directora-geral da EZ Trade Center, salvaguardando que estes parâmetros devem ser sempre analisados dentro das necessidades da empresa. Avaliar e definir as verdadeiras necessidades para evitar pagar o "não uso" é também o conselho da Expense Reduction Analysts (ERA). "Será que optou pelo fornecedor mais eficiente? Beneficia dos serviços que melhor se adaptam às suas necessidades? Consuma de acordo com as suas necessidades e não se deixe seduzir por serviços e produtos adicionais que não respondem a nenhuma necessidade previamente estabelecida", resume Carlos Nunes.

2. Externalize em nome do preços da produtividade

A concentração nas áreas de negócio "core" da empresa exige, por vezes, que se recorra à subcontratação ou ao "outsourcing" em determinadas áreas para que sejam libertados recursos para as actividades críticas. Segundo estudos citados pelo PMELink, um centro de negócios "online" vocacionado para PME, em média, a subcontratação permite obter ganhos de produtividade de 15% e reduzir até 10% os custos. A partilha do risco e a flexibilidade na estrutura de custos (transformação de custos fixos em variáveis indexados a projectos) são vantagens apontadas pela Associação Portugal Outsourcing. Planeamento e estratégia, área financeira, jurídica e administrativa, recursos humanos ou marketing e vendas são áreas em que as poupanças podem ser relevantes. Na área fiscal, por exemplo, os contabilistas altamente especializados e capacitados podem orientar os empresários sobre como reduzir os gastos com impostos, atesta Cátia Barros.

3. Optimize a tributação do património

Na optimização de impostos e taxas municipais associadas ao imobiliário há margem para as empresas pouparem, obviamente dentro daquilo que são as regras e as leis que regem a fiscalidade em Portugal. A tributação do património, em concreto, é agora olhada com muita atenção e há estruturas de custos em que estes impostos têm um impacto muito significativo na operação, por exemplo no ramo imobiliário e em empresas que baseiam a sua actividade no imobiliário. Nuno Tomás refere que "há um conjunto significativo de benefícios fiscais associados ao património, que vão desde a reabilitação [urbana] a algumas isenções relacionadas com interesses importantes para o País, como o turismo". Por outro lado, através da própria forma como hoje pode ser valorizado um activo imobiliário. "Em virtude da reavaliação geral do património, que terminou no ano passado, passou a basear-se em critérios de valorização conhecidos e definidos, ao contrário do que acontecia na extinta Contribuição Autárquica, em que não eram tão claros e objectivos. A esse nível há também um trabalho a fazer, quer do ponto de vista mais fiscal, quer técnico, relativamente às próprias características dos imóveis em questão", frisou o director executivo da Alma CG Portugal.

4. Avalie os fornecedores e cuidado com renovações

Os fornecedores procuram activa e diariamente formas de melhorar as suas margens, o que os coloca em "vantagem" sobre si. "Mas quantas vezes as empresas negoceiam um desconto sobre, por exemplo, combustíveis? Talvez uma vez a cada dois anos?", questiona a responsável da EZ Trade Center. Para gerar poupança, as empresas devem rever constantemente os contratos, preços, processos, políticas e produtos. É que sem esta avaliação constante é muito comum que as poupanças esperadas iniciais se tornem totalmente desajustadas. O responsável pela ERA em Portugal deixa outros conselhos: não aceitar aumentos de preços de fornecedores sem os discutir e cuidado com as renovações automáticas. Sempre que assinar um contrato reveja as condições de renovação e ponha no seu calendário um lembrete para um ou dois meses antes da data em que o poderá cancelar. Analise as suas reais necessidades e volte a avaliar as opções disponíveis no mercado.

5. Centralize as compras e atente às mudanças

O responsável pela Expense Reduction Analysts em Portugal valoriza a centralização das compras, justificando que "ter menos departamentos a comprar a menos fornecedores permite negociar descontos importantes na prestação de serviços". Estar atento ao mercado e às mudanças é outra dica deixada por Carlos Nunes: "informe-se sobre os avanços tecnológicos e a chegada de novos fornecedores, pois são frequentemente fonte de oportunidades e de optimização de custos".

6. Pague a pronto e beneficie de bons descontos

Cátia Barros, directora-geral da EZ Trade Center, aconselha a que, sempre que for possível, se pague a pronto. "Assim poderá ser possível negociar descontos, já que os fornecedores têm interesse em receber o dinheiro o quanto antes para aumentar o caixa, concedendo para isso bons descontos", acrescenta.

7. Poupe na realidade com escritórios virtuais

A directora-geral da EZ Trade Center, que pertenceu ao grupo português Onebiz, lembra que os escritórios virtuais são uma solução que se está a tornar cada vez mais popular nas grandes cidades, devido ao conforto que oferecem aos pequenos empresários. Em resumo, trata-se de um local onde o empresário, por "valores muito atractivos", pode ter acesso a um escritório, salas de reunião, serviço de copa, impressões, acesso a Internet, fax, atendimento telefónico personalizado com o nome da empresa, entre outros serviços.

8. Arrende a informática que garante tecnologia

A subcontratação de serviços de "renting" informático é uma aposta crescente que pode garantir às PME tecnologia mais actual e ajustada ao seu negócio, contrariando a rápida desactualização deste tipo de equipamentos. A Grenke Portugal, subsidiária do grupo financeiro alemão Grenke, garante que perto de três mil empresas recorreram a esta solução na primeira metade deste ano. Argumenta que, atendendo à cada vez maior importância de "softwares" e equipamentos tecnológicos sobre o desempenho e a produtividade das empresas, esta solução possibilita ainda a redução da carga fiscal - "o IVA é dedutível sobre a totalidade das prestações" - e permite também racionalizar custos e salvaguardar a tesouraria das empresas.

9."Mobilize" os trabalhadores para onde precisa

Se há uma área de negócios da empresa que não tem viabilidade económica, os próprios recursos humanos devem ser treinados ao longo do tempo de forma a permitir promover alguma mobilidade, ou seja, serem levados para outra área. O conselho é de Nuno Tomás, da Alma CG Portugal, que, por outro lado, não vê o despedimento como o último ou o primeiro recurso, mas uma solução que tem de ser ajustada ao caso. "É uma opção e penso que as empresas têm isso em mente nas suas decisões: que é uma opção que existe de forma, muitas vezes, a optimizar uma estrutura e a viabilizar um negócio".

10. Use as redes sociais para comunicar e publicitar

Aproveite as formas de publicidade gratuitas através das redes sociais, como o Facebook, o Twitter ou o Instagram, que podem ser também plataformas privilegiadas para outro tipo de comunicação e interacção directa com o consumidor. Exigem um baixo investimento e assumem um papel importante e crescente na divulgação dos produtos e de promoções.

11. Dê o exemplo e o sentido da urgência de poupar

Uma vez implementada uma política de redução de custos, toda a estrutura da empresa deve estar comprometida com esse objectivo. Carlos Nunes lembra que o exemplo vem de cima e mais importante se torna quando se trata de implementar mudanças de metodologias e processos. "Pior do que uma não estratégia é uma estratégia não envolvente", sublinha. Mais: a redução de custos e a poupança deve ser encarada como "urgente", devendo a gestão dos custos ser apresentada como prioridade da empresa. Isto porque, acrescenta, por se tratar de custos secundários pode ser menosprezada a capacidade de geração de resultados.

12. Inove com incentivos nacionais e internacionais

O responsável da Alma CG Portugal, Nuno Tomás, fala de "um conjunto de incentivos, quer a nível nacional quer internacional, que visam auxiliar as empresas, dar um músculo e uma robustez - não só financeira mas a nível de desenvolvimento, de participação em projectos a nível internacional, com outras organizações expostas a outros mercados, com uma exposição ao meio académico também". Na lista de encargos que podem beneficiar destes mecanismos estão, por exemplo, os custos com os colaboradores afectos a actividades de investigação e desenvolvimento, assim como equipamentos e gastos gerais de funcionamento.