Opinião
SAFT e os documentos de transporte
Recentemente, os sujeitos passivos cumpriram a obrigação da primeira comunicação de faturas à Autoridade Tributária. Sem prejuízo desta obrigação se dever cumprir todos os meses, os sujeitos passivos de IVA passam também, a partir de maio de 2013, a ter de comunicar à Autoridade Tributária os seus documentos de transporte.
A par das faturas, a comunicação dos documentos de transporte poderá ser efetuada por transmissão eletrónica em tempo real (utilizando-se o Webservice disponibilizado pela AT); pelo SAFT exportado pelo programa informático e recorrendo à aplicação no site do "e-fatura" para o envio dos dados; ou, através de inserção direta no Portal das Finanças utilizando as funcionalidades previstas para esta comunicação.
Neste artigo iremos dar relevância ao ficheiro SAF-T e à comunicação por esta via, na medida que traduz a aplicação das normas aprovadas em cumprimento da autorização legislativa, dada pelo anterior Orçamento de Estado (OE/2012). Assim, verifica-se a obrigatoriedade de transmissão, por via eletrónica, à Autoridade Tributária (AT), dos elementos constantes no SAFT, que para além das faturas englobará também outros documentos com relevância fiscal, como é o caso dos documentos de transporte.
Aspetos gerais a destacar
Lembramos que o SAFT é um ficheiro normalizado de exportação de dados, continua a ser processado em linguagem "xml" e deverá respeitar a estrutura de dados da recente Portaria n.º 382/2012, de 23 de novembro.
Por conseguinte, de entre outros aspetos genéricos da nova estrutura de dados do SAFT, salientamos, as seguintes:
l As aplicações de contabilidade e (ou) de faturação e ainda as aplicações que emitam os documentos de transporte previstos no Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, e outros documentos suscetíveis de apresentação ao cliente (para a conferência de entrega de mercadorias ou de prestação de serviços), devem essas aplicações ser passíveis de efetuarem a exportação do conjunto predefinido de registos das bases de dados que produzam.
l As aplicações de faturação, ainda que utilizadas por terceiros, para a emissão de documentos em nome e por conta de sujeitos passivos e as integradas de contabilidade e faturação (incluindo as aplicações que emitem documentos de transporte e outros susceptiveis de apresentação ao cliente) devem gerar um ficheiro com todas as tabelas obrigatórias.
l No caso das aplicações de contabilidade e faturação gerarem ficheiros independentes, estes devem conter informação comum (tabelas comuns) para ambos os ficheiros e informação específica para cada uma das aplicações.
l A atualização das tabelas relativamente às operações de autofaturação.
l Na exportação de valores não são aceites valores negativos. Assim, esses saldos contabilísticos com valor negativo deverão ser ajustados conforme a sua representação a débito ou a crédito, consoante for o caso, e os restantes campos deverão ser exportados em valor absoluto.
Deste modo, quando o sujeito passivo extrai do seu sistema informático o ficheiro SAFT, nomeadamente para o efeito da nova obrigação de comunicação dos documentos de transporte, o "ficheiro "xml" deverá ter as respetivas tabelas previstas, e isto quer estejam as aplicações de faturação e (ou) contabilidade integradas, ou não. Neste sentido, os sujeitos passivos poderão sempre verificar se o seu SAFT cumpre os requisitos exigidos em http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/NEWS_SAF-T_PT.htm
Assim, os documentos de transporte passam a estar definidos em tabela própria e que se designa no índice "4.2 Como documentos de movimentação de mercadorias."
Por conseguinte, poderão ser vários os interessados pelo ficheiro SAFT. Ou seja, para além da Autoridade Tributária, dos auditores revisores, chamamos a atenção dos próprios produtores de software. Cabe a estes últimos adaptar os softwares dos seus clientes à nova estrutura de dados do SAFT e aos seus aspetos genéricos, nomeadamente quanto à nova obrigação de comunicação dos documentos de transporte.
Por outro lado, os sujeitos passivos de IRS, enquadrados na categoria B, e os sujeitos passivos de IRC (que são os sujeitos passivos obrigados a dispor do SAFT) quando emitem os seus documentos de transporte poderão comunicar os dados dos documentos de transporte através do SAFT, caso realizem a sua faturação através de um programa informático.
Como se constata, a obrigação de possuir a capacidade de produzir o ficheiro SAFT para a faturação apenas se aplicará quando a entidade em causa estiver, ou for obrigada a emitir, a sua faturação através de programas informáticos, sejam esses programas certificados pela AT, ou não.
Salientamos que o SAFT da contabilidade é só um para o período a que diz respeito. Quanto ao SAFT da faturação poderá haver mais do que um SAFT, tendo em conta a atividade do sujeito passivo, os vários estabelecimentos e até os diversos programas de faturação, em que estes terão a capacidade de gerar vários SAFT de faturação.
Comunicação dos documentos de transporte
Voltando aos documentos de transporte, reforçamos que a partir de maio de 2013 os sujeitos passivos de IVA são obrigados a comunicar à Autoridade Tributária os elementos dos documentos de transporte processados, antes do início do transporte, e lembramos que essa comunicação poderá ser:
l Por transmissão eletrónica de dados, onde se inclui o SAFT, ou
l Inserção direta no Portal das Finanças, até ao quinto dia útil seguinte, isto para os casos de terem sido emitidas faturas manuais ou em casos de inoperacionalidade do sistema informático, ou ainda através de
l Serviço telefónico disponibilizado para o efeito com indicação dos elementos essenciais do documento emitido.
Deste modo, quando a comunicação for pelo ficheiro SAFT (ou através de webservice), a Autoridade Tributária atribuirá um código de identificação ao documento de transporte, e assim na posse deste código os sujeitos passivos ficam dispensados de se fazerem acompanhar dos respetivos documentos de transporte.
Já nos casos em que a fatura serve de documento de transporte e ainda desde que seja emitida por sistemas informáticos, resulta que as mesmas ficam dispensadas da comunicação como documento de transporte, (sendo faturas estes documentos serão sempre comunicados), isto sem prejuízo de nesta situação os transportadores terem de se fazer acompanhar pelas referidas faturas. Ficam ainda dispensados da obrigação de comunicação dos documentos de transporte os sujeitos passivos que tenham tido no período anterior um volume de negócios inferior ou igual a 100 mil euros.
Saliente-se que, para efeito do envio do ficheiro SAFT, (dos documentos de transporte) para a AT, por parte dos remetentes dos bens, este ficheiro deverá apenas conter (para ser bem sucedido):
l Os documentos de transporte que ainda não tenham sido comunicados, ou seja sem código.
l Os documentos de transporte que tenham a data de início de transporte, sem prejuízo de conterem a informação da data de início e a data de fim do período do ficheiro.
l Os clientes e os fornecedores que tenham referência nos documentos de movimentos de mercadorias (documentos de transporte) naquele período.
Face ao exposto, concluímos que, sem prejuízo do SAFT ser uma ferramenta eficiente e de ter de estar em constante evolução, era bom que estas mudanças se verificassem de forma harmoniosa para todos os agentes económicos e que não prejudicassem os contribuintes, no sentido dos mesmos não entrarem em incumprimento e estarem sujeitos a eventuais coimas.
comunicacao@otoc.pt
Artigo redigido ao abrigo do novo acordo ortográfico
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