Opinião
Caixa postal eletrónica
A Lei n.º 64-B/2011, de 30 de dezembro (Lei que aprovou o Orçamento do Estado para 2012), criou a figura de caixa postal eletrónica (CPE) como integrante do conceito de "domicílio fiscal."
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A Lei n.º 64-B/2011, de 30 de dezembro (Lei que aprovou o Orçamento do Estado para 2012), criou a figura de caixa postal eletrónica (CPE) como integrante do conceito de "domicílio fiscal."
A CPE tem como objetivo facilitar o processo de citações e notificações dos contribuintes, por parte da administração fiscal, desmaterializando o correio físico (método utilizado até agora, nomeadamente, carta registada e com aviso de receção), visando desburocratizar e acelerar todo o processo.
Recentemente, foi emitido um guia prático "Notificações Eletrónicas - Procedimentos de criação da caixa postal eletrónica" que pretende clarificar o objetivo e procedimentos relativamente àquele instrumento. Esse documento pode ser consultado no Portal das Finanças.
A caixa postal eletrónica é um serviço gratuito para o sujeito passivo, concessionado pelos CTT, que permitirá receber correio em formato digital, com valor legal, respeitando assim as características definidas na Lei do Comércio Eletrónico.
Não se confunda a caixa postal eletrónica com os emails enviados pela administração fiscal para o endereço de correio eletrónico do contribuinte, que consta no Portal das Finanças.
Como referido anteriormente, um dos efeitos que a caixa postal visa atingir é a aceleração do processo de notificação por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) ao contribuinte. Assim, enquanto um email que seja enviado pela AT para o correio eletrónico, tem apenas caráter facultativo e de apoio voluntário das obrigações fiscais, a caixa postal eletrónica tem como finalidade citar ou notificar o contribuinte. Deixa, assim, de ser obrigação da AT a notificação em papel, evitando-se a falta de notificação do contribuinte, devido a extravio de correio, alteração de morada, entre outros.
Quem está obrigado a aderir às notificações eletrónicas?
A criação da caixa postal eletrónica é obrigatória para todos os sujeitos passivos de IRC e/ou sujeitos passivos de IVA, caso estejam enquadrados no regime normal de IVA.
No entanto, caso o sujeito passivo tenha cessado a sua atividade em 2012, tanto em sede de IRC como de IVA, essa obrigatoriedade já não será aplicável.
Também é esclarecido que tipos de entidades devem criar a CPE. Deste modo, resulta que as escolas/agrupamentos escolares, associações e fundações estão obrigadas ao processo de adesão.
Relativamente aos condomínios, terá de atender-se ao seu enquadramento fiscal, procedendo-se à sua divisão em diversos tipos:
- Condomínios de imóveis para habitação;
- Condomínios de imóveis para habitação onde existem frações autónomas nas quais são exercidas atividades económicas sujeitas a IVA;
- Condomínios de imóveis para habitação que exercem uma atividade económica;
- Imóveis ocupados por escritórios e centros comerciais.
Caso estejamos perante um "condomínio de imóveis para habitação" que atua perante os condóminos no âmbito de uma atividade empresarial, fica este obrigado a aderir à notificação eletrónica.
Ao invés, um condomínio que não exerça uma atividade comercial mas que atue no âmbito da sua esfera privada, ou seja, as suas operações cingem-se à simples administração das partes comuns do imóvel , como o mesmo não é considerado sujeito passivo de IRC, já não se aplica a obrigação de criar a CPE.
Este serviço deverá ser ativado pelos contribuintes, tanto no sítio da ViaCTT ou durante o procedimento de adesão às notificações eletrónicas no Portal das Finanças, sendo posteriormente comunicado à administração fiscal o endereço de caixa postal eletrónica.
Prazos para a criação da CPE
Relativamente aos prazos que os contribuintes terão de atender para completar os procedimentos da criação da CPE, foram definidas diferentes datas, que variam consoante o tipo de sujeito passivo:
- Até 30 de março de 2012 – sujeitos passivos de IRC, no caso de sujeitos passivos deste imposto;
- Até 30 de março de 2012 - sujeitos passivos singulares (IRS) enquadrados no regime normal mensal de IVA que tenham, ou devam ter, contabilidade organizada;
- Até 30 de abril de 2012 – sujeitos passivos enquadrados no regime normal de IVA trimestral.
A partir do momento que a CPE seja criada todas as notificações que venham a ser feitas serão enviadas para essa caixa postal. Por isso, não será de estranhar que haja notificações dentro da área de acesso do contribuinte no Portal das Finanças que não estejam na ViaCTT, pois são notificações anteriores à entrada em vigor da lei que cria a CPE, carecendo de notificação via postal.
As notificações consideram-se efetuadas a partir do momento em que o contribuinte acede à caixa postal. Na ausência de acesso à respetiva caixa, a notificação considera-se efetuada a partir do 25.º dia posterior à data de envio.
Para que não se atinja o período de 25 dias, após o qual o contribuinte é notificado oficiosamente sem seu conhecimento, na ViaCTT, o contribuinte poderá definir o envio de alertas que serão remetidos, no momento de disponibilização do documento, para um endereço de correio eletrónico indicado pelo próprio e/ou para um número de telefone (SMS). Este serviço é parametrizado no sítio da ViaCTT. Nesses casos, sempre que for enviada uma notificação para a caixa postal eletrónica, o sujeito passivo é informado no seu email desse facto. Mas não se considera notificado, pois isso só acontece quando o contribuinte aceder à sua CPE e verificar a sua correspondência.
Penalizações
A falta de cumprimento da criação da CPE, dentro do prazo legal, será punível com uma coima que poderá variar entre 150 e 3 750 euros. No caso de pessoas coletivas estes valores são elevados para o dobro, conforme dispõe o RGIT.
A criação da CPE tem sido alvo de protestos por parte de muitos contribuintes, alegando que não dispõem de meios informáticos para poderem cumprir com essa obrigação. Contudo, a AT alega que se já existe a obrigatoriedade de utilização de meios informáticos para o envio das declarações fiscais para os sujeitos passivos abrangidos por essa nova obrigação, não será descabido obrigar os mesmos a criarem uma caixa postal, de modo a que possam ser notificados de uma forma mais célere e eficiente.
Por último, de realçar que a CPE é pessoal e intransmissível, não devendo ser delegada para outrem a responsabilidade de a criar e, sobretudo, de a ela aceder.
As notificações eletrónicas foram criadas numa altura em que o número de penhoras aumenta substancialmente, pelo que a CPE irá funcionar como uma importante ferramenta para a administração fiscal, pois notifica oficiosamente o contribuinte de forma mais rápida, acelerando os processos administrativos.
Assim, aconselha-se vivamente que os contribuintes configurem a sua caixa postal. Desta forma receberão alertas sempre que ocorram notificações. Caso contrário, poderão ser considerados notificados sem que, na realidade, tal corresponda à verdade, o que os poderá impedir de acionar os meios de defesa a seu favor dentro dos prazos legais.
Artigo redigido ao abrigo do novo acordo ortográfico
comunicacao@otoc.pt
A CPE tem como objetivo facilitar o processo de citações e notificações dos contribuintes, por parte da administração fiscal, desmaterializando o correio físico (método utilizado até agora, nomeadamente, carta registada e com aviso de receção), visando desburocratizar e acelerar todo o processo.
A caixa postal eletrónica é um serviço gratuito para o sujeito passivo, concessionado pelos CTT, que permitirá receber correio em formato digital, com valor legal, respeitando assim as características definidas na Lei do Comércio Eletrónico.
Não se confunda a caixa postal eletrónica com os emails enviados pela administração fiscal para o endereço de correio eletrónico do contribuinte, que consta no Portal das Finanças.
Como referido anteriormente, um dos efeitos que a caixa postal visa atingir é a aceleração do processo de notificação por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) ao contribuinte. Assim, enquanto um email que seja enviado pela AT para o correio eletrónico, tem apenas caráter facultativo e de apoio voluntário das obrigações fiscais, a caixa postal eletrónica tem como finalidade citar ou notificar o contribuinte. Deixa, assim, de ser obrigação da AT a notificação em papel, evitando-se a falta de notificação do contribuinte, devido a extravio de correio, alteração de morada, entre outros.
Quem está obrigado a aderir às notificações eletrónicas?
A criação da caixa postal eletrónica é obrigatória para todos os sujeitos passivos de IRC e/ou sujeitos passivos de IVA, caso estejam enquadrados no regime normal de IVA.
No entanto, caso o sujeito passivo tenha cessado a sua atividade em 2012, tanto em sede de IRC como de IVA, essa obrigatoriedade já não será aplicável.
Também é esclarecido que tipos de entidades devem criar a CPE. Deste modo, resulta que as escolas/agrupamentos escolares, associações e fundações estão obrigadas ao processo de adesão.
Relativamente aos condomínios, terá de atender-se ao seu enquadramento fiscal, procedendo-se à sua divisão em diversos tipos:
- Condomínios de imóveis para habitação;
- Condomínios de imóveis para habitação onde existem frações autónomas nas quais são exercidas atividades económicas sujeitas a IVA;
- Condomínios de imóveis para habitação que exercem uma atividade económica;
- Imóveis ocupados por escritórios e centros comerciais.
Caso estejamos perante um "condomínio de imóveis para habitação" que atua perante os condóminos no âmbito de uma atividade empresarial, fica este obrigado a aderir à notificação eletrónica.
Ao invés, um condomínio que não exerça uma atividade comercial mas que atue no âmbito da sua esfera privada, ou seja, as suas operações cingem-se à simples administração das partes comuns do imóvel , como o mesmo não é considerado sujeito passivo de IRC, já não se aplica a obrigação de criar a CPE.
Este serviço deverá ser ativado pelos contribuintes, tanto no sítio da ViaCTT ou durante o procedimento de adesão às notificações eletrónicas no Portal das Finanças, sendo posteriormente comunicado à administração fiscal o endereço de caixa postal eletrónica.
Prazos para a criação da CPE
Relativamente aos prazos que os contribuintes terão de atender para completar os procedimentos da criação da CPE, foram definidas diferentes datas, que variam consoante o tipo de sujeito passivo:
- Até 30 de março de 2012 – sujeitos passivos de IRC, no caso de sujeitos passivos deste imposto;
- Até 30 de março de 2012 - sujeitos passivos singulares (IRS) enquadrados no regime normal mensal de IVA que tenham, ou devam ter, contabilidade organizada;
- Até 30 de abril de 2012 – sujeitos passivos enquadrados no regime normal de IVA trimestral.
A partir do momento que a CPE seja criada todas as notificações que venham a ser feitas serão enviadas para essa caixa postal. Por isso, não será de estranhar que haja notificações dentro da área de acesso do contribuinte no Portal das Finanças que não estejam na ViaCTT, pois são notificações anteriores à entrada em vigor da lei que cria a CPE, carecendo de notificação via postal.
As notificações consideram-se efetuadas a partir do momento em que o contribuinte acede à caixa postal. Na ausência de acesso à respetiva caixa, a notificação considera-se efetuada a partir do 25.º dia posterior à data de envio.
Para que não se atinja o período de 25 dias, após o qual o contribuinte é notificado oficiosamente sem seu conhecimento, na ViaCTT, o contribuinte poderá definir o envio de alertas que serão remetidos, no momento de disponibilização do documento, para um endereço de correio eletrónico indicado pelo próprio e/ou para um número de telefone (SMS). Este serviço é parametrizado no sítio da ViaCTT. Nesses casos, sempre que for enviada uma notificação para a caixa postal eletrónica, o sujeito passivo é informado no seu email desse facto. Mas não se considera notificado, pois isso só acontece quando o contribuinte aceder à sua CPE e verificar a sua correspondência.
Penalizações
A falta de cumprimento da criação da CPE, dentro do prazo legal, será punível com uma coima que poderá variar entre 150 e 3 750 euros. No caso de pessoas coletivas estes valores são elevados para o dobro, conforme dispõe o RGIT.
A criação da CPE tem sido alvo de protestos por parte de muitos contribuintes, alegando que não dispõem de meios informáticos para poderem cumprir com essa obrigação. Contudo, a AT alega que se já existe a obrigatoriedade de utilização de meios informáticos para o envio das declarações fiscais para os sujeitos passivos abrangidos por essa nova obrigação, não será descabido obrigar os mesmos a criarem uma caixa postal, de modo a que possam ser notificados de uma forma mais célere e eficiente.
Por último, de realçar que a CPE é pessoal e intransmissível, não devendo ser delegada para outrem a responsabilidade de a criar e, sobretudo, de a ela aceder.
As notificações eletrónicas foram criadas numa altura em que o número de penhoras aumenta substancialmente, pelo que a CPE irá funcionar como uma importante ferramenta para a administração fiscal, pois notifica oficiosamente o contribuinte de forma mais rápida, acelerando os processos administrativos.
Assim, aconselha-se vivamente que os contribuintes configurem a sua caixa postal. Desta forma receberão alertas sempre que ocorram notificações. Caso contrário, poderão ser considerados notificados sem que, na realidade, tal corresponda à verdade, o que os poderá impedir de acionar os meios de defesa a seu favor dentro dos prazos legais.
Artigo redigido ao abrigo do novo acordo ortográfico
comunicacao@otoc.pt
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