É normalmente difícil ganhar a atenção e o entusiasmo dos alunos. Planear para algo que não se conhece, exige um esforço de abstração pouco comum.

Recentemente, um aluno que está agora a fazer estágio académico numa multinacional do setor do turismo relatou-me que se tinha recordado dessa aula quando foi chamado a uma reunião do marketing da empresa para avaliar os efeitos da previsão de quebra de 92% na faturação e que experienciou um clima de pânico, até mesmo histeria, sem que se conseguisse estabelecer um rumo nem propósito, tendo a reunião terminado sem que se tenha conseguido estabelecer um plano.

Não conheci, em toda a minha experiência, profissional e académica, uma única empresa nacional que tenha por prática criar, discutir e rever planos de contingência para o negócio - é verdade que também são muitas as que nunca fizeram um plano de marketing e nem entendem a sua necessidade - embora algumas, muitas vezes por força das obrigações legais, tenham os seus planos de contingência industrial ou produtiva.

Neste quadro, não é surpreendente ler afirmações públicas de alguns setores empresariais queixando-se da falta de orientações do Estado central sobre as ações a desenvolver, mesmo sabendo e conhecendo, como todos nós, quais as normas preventivas e os mecanismos a adotar face ao contacto com fontes da doença.

O que se passa com essas empresas é basicamente aquilo que se relata no início deste texto. A ausência de uma cultura de planificação de contingência para o negócio leva a comportamentos pouco racionais e esses justificam que se queira encontrar soluções fora da própria organização.

Mas o que é um plano de contingência para o negócio?  É o planeamento das medidas a serem adotadas para ajudar a controlar uma emergência com vista ao normal desenrolar das atividades da organização no mercado, assim como uma importante ferramenta para minimizar o risco de inoperância de componentes essenciais da atividade, é ainda um documento composto por uma sequência de procedimentos necessários para fazer com que os processos afetados voltem a funcionar.

Há, no fundamental, três grandes razões para que qualquer empresa, grande, pequena ou média, elabore os seus planos de contingência nomeadamente minimizar as perdas, ajudando a restabelecer a normalidade e minorando os danos causados por um imprevisto.  A segunda razão é orientar os comportamentos das equipas em situações atípicas, conhecendo previamente como agir sem precisar de instruções, permitindo que todos se concentrem na manutenção da operação o mais próximo possível da normalidade. Por último, dar visibilidade aos riscos corporativos, forçando os responsáveis a revisitar todos os processos da empresa, identificando diversos riscos ocultos.

Como para qualquer plano, também os planos de contingência têm uma metodologia e processos que qualquer gestor de marketing tem obrigação de dominar e, na sua maioria, certamente dominam. A dificuldade está, muitas das vezes, em fazer integrar estas políticas na cultura da empresa. E essa é, ainda, a nossa maior dificuldade.

Não é fácil vender a ideia de que, em momentos de acalmia, temos de investir no desenvolvimento de um plano para fazer face a algo que não aconteceu, não sabemos se vai acontecer e, muito provavelmente, não acontecerá no próximo futuro. Ainda por cima criando a necessidade de, regularmente, visitar esse plano, discuti-lo, atualizá-lo e divulgá-lo por toda a organização.

Muitas empresas, sobretudo nos setores industriais, elaboram e dedicam parte do seu esforço aos planos de contingência do setor produtivo, mas raramente estendem esse esforço à elaboração de um plano de contingência para os riscos a que o negócio, no seu conjunto, pode vir a estar sujeito.

Esperemos que a situação que estamos a viver, em Portugal e no resto do mundo, não venha a agravar-se, mas sobretudo esperemos que sirva de lição para que os gestores entendam a importância estratégica de incorporar nas preocupações das suas organizações a necessidade de desenvolver e manter atualizados planos de contingência para o negócio.

Ora, esta ameaça do Convid-19, não deveria lançar o pânico pois os dados científicos que temos disponíveis (e são muitos e concordantes) apontam para que estejamos cada vez mais sujeitos aos efeitos de fenómenos extremos, meteorológicos, sanitários, políticos, sociais, etc.

Isto deveria ser suficiente para que soassem campainhas de alarme nas organizações, fazendo com que dedicassem uma parte dos seus esforços e recursos a estudar potenciais ameaças ao normal desenrolar do negócio, a avaliar os seus impactos e riscos, a definir prioridades de intervenção, distribuindo responsabilidades e definindo estratégias de intervenção.

Aqueles que o fizerem, fora dos momentos de crise, melhor preparados estarão para fazer face ao desconhecido.