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Agarre as ideias à solta na organização
Poupar energia. Tornar mais eficiente um ciclo de distribuição. Criar um novo produto. Optimizar a utilização de uma ferramenta. Todas são boas ideias. Muitas vezes simples de concretizar, mas nem sempre fáceis de identificar da cadeira da gestão. O contacto diário...
17 de Dezembro de 2009 às 15:23
O capital humano diferencia empresas e a satisfação dos colaboradores também pesa no sucesso de uma organização. Aproveitar as ideias de toda esta massa é agir nos dois sentidos. Conheça os resultados obtidos por quem o faz.
Poupar energia. Tornar mais eficiente um ciclo de distribuição. Criar um novo produto. Optimizar a utilização de uma ferramenta. Todas são boas ideias. Muitas vezes simples de concretizar, mas nem sempre fáceis de identificar da cadeira da gestão. O contacto diário com o cliente, com os fornecedores, ou o conhecimento que ao longo dos anos se vai acumulando numa função ou departamento da empresa podem ser elementos valiosos para melhorar o funcionamento de toda a organização, ou parte dela.
A conclusão não é nova. Está referida em vários estudos e comprova-se a cada dia quando a teoria é posta em prática, mas é sorrateiramente que o conceito ganha espaço e entra nas organizações.
A Seara.com é uma das empresas com história para contar nesta área. Em 2005, apostou numa ferramenta tecnológica que estruturasse as ideias à solta nas três empresas que formam o grupo Avanport, dedicadas ao retalho informático, distribuição e serviços. A adesão dos colaboradores foi rápida e os ganhos também. Pode parecer óbvio que, no empacotamento de material informático, não faz sentido passar por cima do logótipo da empresa, impresso numa caixa, uma fita com a mesma insígnia, mas até que o IdeaSystem estivesse a funcionar ninguém se tinha lembrado de eliminar esta duplicação, permitindo uma poupança de 20 cêntimos em cada empacotamento, como um empregado da Chip7 acabou por fazer.
"A pessoa que está no balcão apercebe-se de muitas coisas que estão fora do alcance de visão de um gestor", admite Rui Ribeiro, e poder contar com esta ajuda pode traduzir-se em poupanças, mas não só. Este tipo de metodologia pode também pode ser usada com o objectivo de incentivar a criatividade para o desenvolvimento de novos produtos ou, simplesmente, dar à gestão a oportunidade de conhecer melhor a opinião dos colaboradores em relação àquilo que podem ser melhorias nas condições de trabalho e no relacionamento das equipas, como faz a Marsh recorrendo à tradicional "caixa de sugestões".
O ponto de partida terá sempre de ser a abertura das equipas de gestão para que no processo criativo passem a participar mais do que os tradicionais quadros de gestão, sem receios de que surjam melhores ideias do que as suas próprias e a noção de que, uma vez iniciado um processo deste género, o "feedback" tem de ser garantido e a motivação dos colaboradores, para manter chama acesa, precisa de ser alimentada. A forma como isso é assegurado varia entre metodologias, depende do perfil da organização em causa e dos objectivos traçados.
Na Seara.com, todos os colaboradores podem colocar ideias e todos podem melhorar as ideias de outros. No papel de gestores destas ideias estão os directores das diversas áreas que, quando avaliam as propostas recebidas, sabem que não existem más ideias e que o seu papel é, também, por isso o de melhorar ou dirigir aos objectivos estratégicos da empresa as sugestões que vão aparecendo e que ainda precisem de algum trabalho.
Vários modelos para objectivos semelhantes
Mas há outros modelos a perseguir a criatividade dos funcionários. A Inogate, como conta Mariana Pimentel, já viu nascer alguns novos produtos no seu sistema de gestão da inovação, como uma ferramenta de "marketing intelligence" ou uma solução vertical de "trade marketing".
Como também é por esta via que prepara a iniciativa de Natal da empresa deste ano. Mas as ideias recebidas no "We Want To" só têm hipótese de vingar se derem nas vistas, o que pode acontecer pelo número de visitas que recebem, de comentários ou de votos. Quem as coloca "on-line" pode fazer "lobbying" e usar ferramentas do sistema para chamar a atenção dos colegas através de uma mensagem de "e-mail", telemóvel, sistemas de "feeds" entre outros. Opções definidas por quem gere o sistema.
Só as ideias de maior sucesso passam a uma segunda fase Wiki, onde o acesso é fechado a um grupo mais restrito de intervenientes convidados a participar na fundamentação da proposta. A ideia é, como explica Mariana Pimentel, que todas as propostas cheguem à fase de avaliação com alguma consistência e coerentes com um conjunto de métricas previamente definidas pela empresa. A avaliação posterior será de grupos de colaboradores que estão mapeados em núcleos de especialistas, de acordo com as funções na empresa e conhecimentos. As melhores ideias entram na fase de inovação e ficam à espera de oportunidade para implementação.
O sistema também pode dar uma ajuda na identificação das propostas mais prioritárias, à luz dos objectivos estratégicos da empresa que neste sistema consegue percorrer todo o processo de inovação mantendo o gestor de ideias apenas como um coacher.
É também para ir ao encontro daquilo que são as prioridades estratégicas da organização, que a Portugal Telecom tem a funcionar desde Março um sistema com uma lógica idêntica, mas assente numa metodologia ligeiramente diferente. O "Mercado de Ideias", implementado na empresa pela Exago Markets, é uma das peças centrais na estratégia de inovação do grupo.
Este programa aberto chega a todos os colaboradores - que até final do ano receberão transversalmente formação para trabalhar com a plataforma - que, por esta via, têm hipótese de contribuir para o desenvolvimento de novas tecnologias, novos produtos e serviços, melhorar a eficiência operacional da empresa ou o relacionamento com o cliente.
No âmbito destes quatro pilares são lançados mensalmente desafios que procuram estimular uma criatividade que se quer dirigida e constante. Cada colaborador tem um orçamento para investir nas melhores ideias. As 30 melhores de cada desafio são analisadas por comités que aferem do seu impacto no negócio e da facilidade de implementação, explica fonte da empresa.
Como também relatam os responsáveis de outros projectos idênticos, a adesão superou as expectativas. Desde ideias simples e eficazes como a activação de uma funcionalidade nas impressoras espalhadas pelo edifício, que permite poupar 50 por cento no consumo de papel, a ideias mais viradas para o negócio, a avalanche criativa está a acontecer e torna o balanço do investimento muito positivo, assegura a empresa.
Ideias recompensadas
No caso da PT há, ainda, uma motivação adicional para dar largas à criatividade. Quem investe nas ideias apresentadas tem direito a recompensas, bem como quem apresenta as melhores ideias. Experiências, formação, passar um dia com o presidente são algumas das recompensas possíveis para quem vai a leilão trocar pontos acumulados.
Mais imediata na capacidade de atrair a atenção dos colaboradores, a política de recompensas não é consensual e é, em muitos casos, substituída pelo puro e simples reconhecimento do colaborador perante os seus pares. Uma modalidade mais praticada em PME. Nas empresas de maior dimensão, o modelo da recompensa em dinheiro, férias ou presentes acaba por ser uma forma de cativar a atenção de um universo mais heterogéneo de colaboradores que também se distingue nos factores de motivação.
As grandes empresas são, aliás, por agora, as principais utilizadoras deste tipo de solução de gestão de ideias e de processos de inovação, mas não são as únicas a usá-las nem a poder beneficiar das suas vantagens. São aquelas que, além de maior disponibilidade financeira, apresentam uma maior necessidade de implementar modelos estruturados de comunicação e troca de ideias. A dimensão não facilita a troca informal de ideias, nem a comunicação entre estruturas e departamentos, o que não significa que os benefícios não sejam óbvios, também, em universos menores como algumas empresas já provam.
Há um conjunto de critérios que podem tornar interessante a utilização de modelos mais estruturados de gestão de ideias em organizações médias, como a dispersão geográfica de recursos - como acontece entre as 28 pessoas que formam actualmente a Inogate - ou a necessidade de estender a rede para caçar ideias ao exterior, cobrindo uma rede de parceiros ou clientes.
Poupar energia. Tornar mais eficiente um ciclo de distribuição. Criar um novo produto. Optimizar a utilização de uma ferramenta. Todas são boas ideias. Muitas vezes simples de concretizar, mas nem sempre fáceis de identificar da cadeira da gestão. O contacto diário com o cliente, com os fornecedores, ou o conhecimento que ao longo dos anos se vai acumulando numa função ou departamento da empresa podem ser elementos valiosos para melhorar o funcionamento de toda a organização, ou parte dela.
A Seara.com é uma das empresas com história para contar nesta área. Em 2005, apostou numa ferramenta tecnológica que estruturasse as ideias à solta nas três empresas que formam o grupo Avanport, dedicadas ao retalho informático, distribuição e serviços. A adesão dos colaboradores foi rápida e os ganhos também. Pode parecer óbvio que, no empacotamento de material informático, não faz sentido passar por cima do logótipo da empresa, impresso numa caixa, uma fita com a mesma insígnia, mas até que o IdeaSystem estivesse a funcionar ninguém se tinha lembrado de eliminar esta duplicação, permitindo uma poupança de 20 cêntimos em cada empacotamento, como um empregado da Chip7 acabou por fazer.
"A pessoa que está no balcão apercebe-se de muitas coisas que estão fora do alcance de visão de um gestor", admite Rui Ribeiro, e poder contar com esta ajuda pode traduzir-se em poupanças, mas não só. Este tipo de metodologia pode também pode ser usada com o objectivo de incentivar a criatividade para o desenvolvimento de novos produtos ou, simplesmente, dar à gestão a oportunidade de conhecer melhor a opinião dos colaboradores em relação àquilo que podem ser melhorias nas condições de trabalho e no relacionamento das equipas, como faz a Marsh recorrendo à tradicional "caixa de sugestões".
 Ideias que constroem soluções A Inogate testa todos os dias em casa a plataforma de gestão de inovação que também comercializa. Internamente este é o veículo para lançar vários desafios de criatividade. Um dos que confluiu em resultados importantes para a organização foi aquele que pedia aos colaboradores ideias para transformar o "We Want To" numa plataforma com outros fins. Assim nasceu uma solução vertical de "trade marketing" para acompanhar a activação de produtos no ponto de venda e acelerar os mecanismos de obtenção de informação que podem ser úteis para eliminar erros ou estratégias menos correctas. Mariana Pimentel diz que este é apenas um exemplo e refere outros mais focados no espírito de grupo, como a preparação das actividades para o Natal. |
O ponto de partida terá sempre de ser a abertura das equipas de gestão para que no processo criativo passem a participar mais do que os tradicionais quadros de gestão, sem receios de que surjam melhores ideias do que as suas próprias e a noção de que, uma vez iniciado um processo deste género, o "feedback" tem de ser garantido e a motivação dos colaboradores, para manter chama acesa, precisa de ser alimentada. A forma como isso é assegurado varia entre metodologias, depende do perfil da organização em causa e dos objectivos traçados.
Na Seara.com, todos os colaboradores podem colocar ideias e todos podem melhorar as ideias de outros. No papel de gestores destas ideias estão os directores das diversas áreas que, quando avaliam as propostas recebidas, sabem que não existem más ideias e que o seu papel é, também, por isso o de melhorar ou dirigir aos objectivos estratégicos da empresa as sugestões que vão aparecendo e que ainda precisem de algum trabalho.
CONHEÇA TRÊS FERRAMENTAS IdeaSystem da Seara.com A substituir ou cumulativamente com a plataforma aberta, acessível todo o ano para receber ideias dos colaboradores, o IdeaSystem pode funcionar num modelo de concurso, bolsa de ideias ou dar resposta a objectivos ou desafios concretos. Está desenhado para que a avaliação das ideias passe pela figura do gestor, que podem ser directores de área ou comités nomeados. É comercializado em duas modalidades. Como serviço web, totalmente acessível "on-line", ou instalado nos servidores do cliente, integrado com os seus sistemas. Preços a partir de seis mil euros por ano para 50 licenças de utilização. "We Want To", da Inogate Está estruturado em duas fases. Numa primeira, as ideias procuram popularidade através de votos, visitas ou comentários e uma segunda, Wiki. Aqui, num regime de colaboração, a ideia é trabalhada por um grupo mais restrito de colaboradores escolhidos aleatoriamente ou não e estruturada de acordo com um conjunto de métricas. A avaliação final também cabe aos colaboradores, agrupados em grupos de "expertise" e chamados a decidir pelo sistema. A implementação ao não é decidida pela gestão quando a proposta inicial já conseguiu ascender á fase de inovação. Em última análise o sistema permite que cada colaborador lance o seu próprio desafio e prevê várias formas de atrair a atenção de quem pode popularizar uma ideia, como sistemas de recompensas (numa lógica idêntica ao dos investimento em bolsa), divulgação das ideias submetidas, etc. A proposta inicial da Inogate vai normalmente para uma experiência de três meses de utilização do "software", como serviço. Para 25 licenças este trimestre custa 500 euros, a que devem somar-se 999 euros de formação. "Mercado de Ideias", da Exago Market A lógica do produto é idêntica àquela que move uma Bolsa de Valores. As ideias mais interessantes recebem investimentos e ascendem a uma posição de destaque. Os investidores são compensados pelos bons investimentos realizados nos constantes desafios que a plataforma vai suportando, a par com o espaço para submeter ideias que genericamente contribuam para objectivos definidos pelo cliente em função da estratégia. O sistema é recomendado a empresas a partir de 50 empregados e com o "software" vêm serviços de consultoria funcional e apoio na dinamização da plataforma, após implementação. O preço final é definido consoante o número de participantes, tempo que a aplicação fica disponível e o "software" e serviços associados. |
Vários modelos para objectivos semelhantes
Mas há outros modelos a perseguir a criatividade dos funcionários. A Inogate, como conta Mariana Pimentel, já viu nascer alguns novos produtos no seu sistema de gestão da inovação, como uma ferramenta de "marketing intelligence" ou uma solução vertical de "trade marketing".
Como também é por esta via que prepara a iniciativa de Natal da empresa deste ano. Mas as ideias recebidas no "We Want To" só têm hipótese de vingar se derem nas vistas, o que pode acontecer pelo número de visitas que recebem, de comentários ou de votos. Quem as coloca "on-line" pode fazer "lobbying" e usar ferramentas do sistema para chamar a atenção dos colegas através de uma mensagem de "e-mail", telemóvel, sistemas de "feeds" entre outros. Opções definidas por quem gere o sistema.
Muitas empresas ainda mantêm uma aposta tímida no uso das tecnologias de informação para aproveitar as ideias dos colaboradores, mas nem por deixam de as aproveitar ou de se mostrar satisfeitas com o esquema actual. Com dois escritórios divididos por Lisboa e Porto e Marsh dirige o seu esforço nesta área para as mudanças que possam aumentar o nível de satisfação dos seus colaboradores. À Caixa de Sugestões existente nos escritórios de Porto e Lisboa já foram parar propostas para criar uma Casual Friday, novos protocolos ou introduzir melhorias que afectam directamente o trabalho das equipas. Todas seguidas pelo director. Mais viradas para as propostas relacionadas com o negócio são as reuniões periódicas de departamentos que, de acordo com uma agenda orientadora, dão aos colaboradores a hipótese de apresentar algumas ideias. Internacionalmente o grupo tem outras iniciativas que se estendem a Portugal como um dia por ano em que todos os funcionários estão dedicados às vendas e à procura de novas oportunidades de negócio, nos media, através de contactos, etc. A recompensa das melhores ideias e a procura de feedback das iniciativas são outras formas de alimentar o sistema de participação, explica Vânia Silva. |
Só as ideias de maior sucesso passam a uma segunda fase Wiki, onde o acesso é fechado a um grupo mais restrito de intervenientes convidados a participar na fundamentação da proposta. A ideia é, como explica Mariana Pimentel, que todas as propostas cheguem à fase de avaliação com alguma consistência e coerentes com um conjunto de métricas previamente definidas pela empresa. A avaliação posterior será de grupos de colaboradores que estão mapeados em núcleos de especialistas, de acordo com as funções na empresa e conhecimentos. As melhores ideias entram na fase de inovação e ficam à espera de oportunidade para implementação.
O sistema também pode dar uma ajuda na identificação das propostas mais prioritárias, à luz dos objectivos estratégicos da empresa que neste sistema consegue percorrer todo o processo de inovação mantendo o gestor de ideias apenas como um coacher.
É também para ir ao encontro daquilo que são as prioridades estratégicas da organização, que a Portugal Telecom tem a funcionar desde Março um sistema com uma lógica idêntica, mas assente numa metodologia ligeiramente diferente. O "Mercado de Ideias", implementado na empresa pela Exago Markets, é uma das peças centrais na estratégia de inovação do grupo.
Este programa aberto chega a todos os colaboradores - que até final do ano receberão transversalmente formação para trabalhar com a plataforma - que, por esta via, têm hipótese de contribuir para o desenvolvimento de novas tecnologias, novos produtos e serviços, melhorar a eficiência operacional da empresa ou o relacionamento com o cliente.
No âmbito destes quatro pilares são lançados mensalmente desafios que procuram estimular uma criatividade que se quer dirigida e constante. Cada colaborador tem um orçamento para investir nas melhores ideias. As 30 melhores de cada desafio são analisadas por comités que aferem do seu impacto no negócio e da facilidade de implementação, explica fonte da empresa.
Como também relatam os responsáveis de outros projectos idênticos, a adesão superou as expectativas. Desde ideias simples e eficazes como a activação de uma funcionalidade nas impressoras espalhadas pelo edifício, que permite poupar 50 por cento no consumo de papel, a ideias mais viradas para o negócio, a avalanche criativa está a acontecer e torna o balanço do investimento muito positivo, assegura a empresa.
Desde 2005 que a Avanport, grupo que concentra a Seara.com, a Chip7 e a Introduxi aproveitam as ideias dos colaboradores para ajudar a cumprir os objectivos estratégicos da empresa, com uma solução que começaram por consumir internamente e que hoje também comercializam. Só no primeiro ano a empresa recebeu 4.540 ideias, das quais implementou 2.022. Foi no seio da plataforma que ganhou forma uma ferramenta para desenvolver propostas comerciais. Mas também passaram por aqui dicas mais simples e igualmente eficazes, que permitiram melhorar a ocupação dos armazéns; o empacotamento de produtos ou a melhoria de processos internos. Rui Ribeiro não tem dúvidas. O IdeaSystem deu à empresa uma visão que vai muito para além daquela que é possível à gestão. Só na Seara.com anualmente o sistema recebe cerca de 500 ideias. |
Ideias recompensadas
No caso da PT há, ainda, uma motivação adicional para dar largas à criatividade. Quem investe nas ideias apresentadas tem direito a recompensas, bem como quem apresenta as melhores ideias. Experiências, formação, passar um dia com o presidente são algumas das recompensas possíveis para quem vai a leilão trocar pontos acumulados.
Mais imediata na capacidade de atrair a atenção dos colaboradores, a política de recompensas não é consensual e é, em muitos casos, substituída pelo puro e simples reconhecimento do colaborador perante os seus pares. Uma modalidade mais praticada em PME. Nas empresas de maior dimensão, o modelo da recompensa em dinheiro, férias ou presentes acaba por ser uma forma de cativar a atenção de um universo mais heterogéneo de colaboradores que também se distingue nos factores de motivação.
As grandes empresas são, aliás, por agora, as principais utilizadoras deste tipo de solução de gestão de ideias e de processos de inovação, mas não são as únicas a usá-las nem a poder beneficiar das suas vantagens. São aquelas que, além de maior disponibilidade financeira, apresentam uma maior necessidade de implementar modelos estruturados de comunicação e troca de ideias. A dimensão não facilita a troca informal de ideias, nem a comunicação entre estruturas e departamentos, o que não significa que os benefícios não sejam óbvios, também, em universos menores como algumas empresas já provam.
Há um conjunto de critérios que podem tornar interessante a utilização de modelos mais estruturados de gestão de ideias em organizações médias, como a dispersão geográfica de recursos - como acontece entre as 28 pessoas que formam actualmente a Inogate - ou a necessidade de estender a rede para caçar ideias ao exterior, cobrindo uma rede de parceiros ou clientes.
VANTAGENS E CONDIÇÕES Vantagens dos sistemas de gestão de ideias e inovação + Estrutura a gestão de ideias + Motiva e valoriza os colaboradores + Melhora as linhas de comunicação internas + Aumenta potencial de inovação e estende-o no universo da empresa Condições críticas de sucesso - Alinhamento com os objectivos estratégicos do negócio - Manter o nível de interesse dos colaboradores - Assegurar capacidade de resposta rápida às sugestões - Assegurar capacidade de avaliação abrangente |
