Lançada em novembro de 2019, a "app" myWorten tem a sua função bem definida: dar apoio ao quotidiano dos profissionais desta empresa do grupo Sonae. "Uma das premissas da transformação digital da Worten é tornar a nossa organização mais simples. Neste sentido, a myWorten veio revolucionar a experiência de colaborador, agregando todos os sistemas e processos ‘People’ e assumindo-se como o canal privilegiado de comunicação interna, partilhando informação relevante e útil, on-time", explica Inês de Castro, diretora de recursos humanos da Worten. "O facto de termos iniciado em 2019 o caminho da digitalização da experiência de colaborador permite-nos ter hoje uma oferta diferente, disruptiva e inovadora com várias funcionalidades que marcam a diferença no dia-a-dia dos nossos colaboradores", descreve.

A "app" myWorten é apresentada como a ferramenta base que está no centro da relação do trabalhador com a Worten, disponível para todos os funcionários independentemente da sua função ou localização. "É através da myWorten que partilhamos as novidades da Worten e do grupo Sonae, passatempos, eventos, iniciativas internas e também as principais mensagens dos nossos líderes", diz.

Agilidade em formato de aplicação

Segundo a empresa, a aplicação permite aos colaboradores serem mais ágeis e pouparem tempo em processos como a alteração de dados pessoais ou pedido de declarações ou mesmo na gestão do seu fardamento, o que mostra como a tecnologia permite a otimização de recursos.

"Através da aplicação, os nossos novos colaboradores realizam o seu ‘onboarding’ com uma experiência gamificada, com conteúdos personalizados de acordo com a área que integram garantindo uma vivência enriquecedora e marcante". É também através desta ferramenta que os profissionais conseguem aceder à plataforma de "e-learning", denominada Worten Academy, à marcação de férias ou à submissão de despesas. "É ainda possível esclarecer dúvidas que tenham sobre processos ou procedimentos de Recursos Humanos e, mais recentemente, gerir todo o seu dia de trabalho em qualquer um dos nossos escritórios, entre muitas outras funcionalidades", detalha Inês de Castro.

Novo modelo de relação

A criação de uma "app" 100% dedicada aos trabalhadores serviu para responder ao objetivo da empresa de desenvolver um novo modelo de relação entre a empresa e os seus funcionários. "Quando falamos de transformação digital, falamos também de inovação, e há três aspetos inovadores a destacar. A app myWorten surge com a proposta ambiciosa de dar suporte a toda a ‘employee journey’ e daqui partimos para um desenvolvimento interno totalmente employee centric."

Por outro lado, diz a responsável, a aposta na economia de recursos através da digitalização e automação de processos foi outro dos desafios, assim como pensar uma nova forma de trabalhar. "A myWorten foi o primeiro projeto desenvolvido por uma equipa multidisciplinar e com metodologia Agile", frisa.

Hoje, defende a executiva, a marca tem "uma aplicação dinâmica que vai gradualmente aportando mais valor ao dia-a-dia de cada um dos nossos colaboradores, sempre priorizando cada desenvolvimento com base nas necessidades destes e auscultando o seu feedback". "Especificamente sobre a transformação do posto de trabalho, o principal desafio era conduzir as equipas para processos novos, digitais com maior autonomia na gestão do seu tempo e trabalho", acrescenta a diretora de recursos humanos.

Gerir o quotidiano laboral

Assim, o principal objetivo da aplicação é facilitar o quotidiano laboral dos profissionais, proporcionando uma experiência diferenciadora e prática, cobrindo todas as necessidades. "Com a mudança de escritório, quisemos aproveitar não só para proporcionar às nossas equipas um novo ambiente de trabalho, mais confortável, moderno, acolhedor e flexível, mas também elevar a experiência, uma vez mais com recurso à tecnologia." Com base nesta premissa surgiu a nova funcionalidade - premiada com um Prémio Nacional de Inovação - que garante a continuidade do conforto do novo espaço físico com a experiência digital. "O objetivo era permitir às equipas gerir e planear a ida ao escritório, em real time, de uma forma simples e intuitiva."

A responsável explica que é através deste novo menu que o colaborador pode reservar o seu posto de trabalho ou uma sala de reuniões, receber encomendas ou utilizar um dos vários cacifos disponíveis. Também os acessos são geridos através da aplicação: desde a abertura automática da garagem, elevadores e torniquetes. "A mais-valia é, sem dúvida, simplificar o dia-a-dia do colaborador e, por outro lado, proporcionar a todos uma experiência semelhante, promovendo a equidade e a proximidade entre colegas e com a empresa", descrece Inês de Castro.

Para isso, a aplicação é dotada de uma série de funcionalidades: "feed" de notícias, "onboarding", "surveys", perfil pessoal, pesquisa de colegas e contactos, acesso à Worten Academy, esclarecimento de dúvidas sobre procedimentos de RH, requisição de declarações e gestão de dados pessoais, gestão do fardamento, permitindo até aos coordenadores darem "feedback" em tempo real às suas equipas.

Relativamente à transformação do posto de trabalho, o novo escritório está assente em tecnologia, através da aplicação agora premiada. Um novo menu permite ao colaborado reservar o seu posto de trabalho, e depois, durante o dia, fazer o "check-in" também usando a app através da leitura de um QR Code que se encontra nas secretárias.

"Desta forma, garantimos a gestão otimizada do nosso escritório de acordo com as necessidades do modelo de trabalho híbrido que temos em vigor", acrescenta a responsável.

Há ainda a possibilidade de receber encomendas ou consultar o menu do restaurante ‘Wonder’, com assinatura do Chef Miguel Castro e Silva.

Segundo Inês de Castro, a área dos Recursos Humanos tem vindo a ocupar, gradualmente, um lugar cada vez mais estratégico na gestão das organizações, estando, inclusive, mais perto do negócio, garantindo a ponte entre este e os colaboradores.

"Trata-se de uma ferramenta essencial na sustentação de um ecossistema Worten assente na inovação, agilidade e colaboração, que procura aportar de forma contínua mais valor às diversas partes envolvidas".