Alguma vez se viu na situação embaraçosa de querer pagar um jantar de negócios com um parceiro importante e ver o seu pagamento recusado por exceder o limite do cartão? Acredite, nesse momento em que o empregado de mesa está ao seu lado com o terminal POS na mão e o pagamento não avança, só quererá que "um buraco se abra no chão" e nunca voltar a repetir a experiência. É neste nicho que a Payhawk se insere, tendo desenvolvido um produto para a gestão inteligente das despesas e de qualquer tipo de pagamentos de negócios que os colaboradores de uma empresa tenham de fazer.
O exemplo do limite do cartão é real e a gestão facilitada das despesas e dos cartões corporativos é apenas parte dos serviços que a Payhawk oferece, com o seu produto pensando para trazer mais visibilidade, responsabilidade e controlo personalizado das despesas.
Antes dos cartões Payhawk, o que acontecia era, dependendo da hierarquia dos colaboradores numa empresa, ou tinham de gastar o seu dinheiro, que lhes era depois reembolsado, ou tinham um cartão da empresa sobre o qual a equipa financeira tinha pouco controlo e zero visibilidade em tempo real. Os casos em que algo ao longo desta cadeia corre mal são mais do que os casos em que tudo é reportado atempadamente e sem problemas.
Software integra-se com qualquer ERP ou solução de contabilidade
Esta é, também, a motivação da Payhawk para fornecer às empresas um software de gestão de despesas, além dos cartões empresariais. O software integra-se facilmente com qualquer ERP ou solução de contabilidade já existente e os recibos são reportados através de uma simples fotografia com a aplicação Payhawk no telemóvel do colaborador que efetua a despesa.
A partir daí, a tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) extrai os dados do recibo e envia-os para o sistema de contabilidade. O próprio software permite classificar o tipo de transação – se se trata de uma despesa de transporte ou do orçamento de marketing, para dar apenas dois exemplos. Além da rapidez dos relatórios e da poupança de horas de trabalho manual ao departamento de contabilidade e finanças, esta solução torna redundante o "andar atrás" de recibos, talões e cartões de embarque. É um processo tão moroso que alguns colaboradores preferem efetuar as despesas a partir do seu próprio orçamento, poupando-se a "papelada" desnecessária, como é coloquialmente conhecido o processo de reportar tudo em papel.
Visa, Google Play e Apple Wallet
Do ponto de vista empresarial, os benefícios são ainda maiores porque o software e os cartões Payhawk permitem o controlo de custos em tempo real. Podem definir-se limites de transação para cada cartão ou grupo de cartões, bem como limites diários. Se a empresa exige que um grande número de colaboradores incorra em despesas, podem ser organizados por departamentos ou equipas para assim gerir e controlar melhor os seus orçamentos.
O serviço funciona através de planos mensais, sendo que a Payhawk disponibiliza um número ilimitado de cartões empresariais VISA – que podem ser utilizados também com o Google Pay ou a Apple Wallet.
A introdução automática dos dados dos recibos não significa falta de controlo, muito pelo contrário. Um gestor pode visualizar facilmente as transações, incluindo recibos e faturas, acompanhar os titulares dos cartões – pessoas, equipas e organizações. Existe também a opção de definir regras para saber quando alguém excedeu as suas despesas numa determinada categoria de produtos ou serviços e, se necessário, os pedidos de fundos adicionais para um cartão podem ser enviados
diretamente através da aplicação.
Em suma, as empresas de todo o mundo estão a caminhar na mesma direção – a da automatização de processos, digitalização, inteligência artificial –, mas os seus desafios são também semelhantes nas pequenas coisas que as fazem perder tempo e, muitas vezes, dinheiro. A Payhawk chegou para oferecer ajuda num dos "pain points" mais graves de muitas empresas.
