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O Sistema de Gestão de Tarefas e Atividades (GTA) faz parte do dia-a-dia da Unidade de Longa Duração e Manutenção (ULDM) da Santa Casa da Misericórdia (SCM) da Póvoa de Lanhoso há mais de um ano e permite a programação, parametrização e monitorização de tarefas e atividades de enfermeiros, auxiliares e pessoal de limpeza ou piquete.
Através de um smartphone, os profissionais têm acesso às tarefas que lhes competem e basta colocar um visto quando terminada, evitando, assim, o tempo que, até aqui, gastavam em frente ao computador no final do dia.
"A redução do tempo de registo traduz-se em mais tempo disponível para estar junto do utente e das famílias", é um dos resultados positivos apontado pela enfermeira diretora Sara Machado.
Na prática, o tempo associado à administração da medicação, que habitualmente levava cerca de dois minutos (registo incluído), faz-se agora em trinta segundos. A par ainda da redução substancial de papel e da garantia de cumprimento rigoroso de protocolos quanto à desinfeção de espaços, Sara Machado considera a segurança do utente o resultado mais importante.
"Cada utente tem uma pulseira que está sincronizada com o seu processo clínico", explica, "e o enfermeiro que vai administrar a terapêutica vai confirmar, através da leitura da pulseira no smartphone, que aquele é o utente correto e todos os cuidados que estão planeados".
Melhor gestão para uma panóplia de informação
Depois do sucesso na ULDM, o GTA já funciona noutros serviços da Misericórdia da Póvoa de Lanhoso. Também o apoio domiciliário, o Departamento de Higiene e Limpeza (DHL), a Estrutura Residencial para Pessoas Idosas (ERPI) e os serviços de piquete já fazem uso da tecnologia.
Para o provedor da SCM, a constante evolução da plataforma, de acordo com as necessidades que vão sendo detetadas, tem repercussões na produtividade, assim como na gestão de recursos e consumos.
Sinais de alarme à distância de um clique
A juntar à lista de possibilidades, Vítor Costa, responsável informático da Misericórdia da Póvoa de Lanhoso, dá um exemplo: "Vamos supor que uma funcionária do apoio domiciliário chega a casa do utente e ele apresenta marcas de uma agressão. A funcionária pode fotografar, registar a ocorrência e automaticamente o sistema envia um email para a diretora do apoio domiciliário, o diretor clínico e a enfermeira coordenadora", relata.
Mais tarde, também assistentes sociais poderão entrar no grupo de profissionais a integrar o GTA, além de fisioterapeutas e terapeutas ocupacionais.
Para o provedor, a motivação dos funcionários também não é "feedback" que se menospreze. "Houve casos em que auxiliares de ação médica nos vieram dizer que tinham feito outras tarefas além das que estavam estipuladas na plataforma. São eles que nos dizem o que devemos acrescentar. E assim vai evoluindo a ferramenta", afirma Humberto Carneiro.
O responsável da instituição considera esta plataforma "muito flexível, não um projeto fechado". "Nós somos os pivots do desenvolvimento e, portanto, estamos a fazer tudo à nossa semelhança", diz Humberto Carneiro, lembrando, no entanto, que o GTA já despertou a atenção de outras instituições, em Portugal, mas também, por exemplo, em Macau.
A figura
Sara Machado
Enfermeira diretora da SCM da Póvoa de Lanhoso
Na altura da implementação do GTA na ULDM, Sara Machado era a enfermeira coordenadora do serviço e coube-lhe o mais difícil: determinar as necessidades a que a plataforma deveria dar resposta, definir os planos clínicos-base para utentes com perfis semelhantes e todas as tarefas por grupo profissional.
É muito graças ao trabalho da agora enfermeira diretora da Misericórdia que a utilização do sistema de Gestão de Tarefas e Atividades é hoje tão simples para qualquer funcionário. É o equivalente a um dia de trabalho resumido a dois minutos.
Há dez anos na instituição, Sara Machado reconhece que as equipas estão mais motivadas e "mais próximas por todos usarem a mesma plataforma, independentemente do seu nível de formação. Eles próprios dizem o que falta no GTA".
Perguntas a Vítor Costa
Responsável de Tecnologia e Informação da SCM Póvoa de Lanhoso
"O Facebook é muito mais complicado"
O técnico explica a recetividade dos trabalhadores à plataforma digital.
Foi fácil a implementação deste sistema na ULDM?
Sim, porque a Misericórdia é muito aberta à introdução de tecnologia nos serviços, como os pedidos de refeição e a receção dos vales cirurgia SIGIC online. A seguir queremos ter o GTA no Hospital [António Lopes] e na creche e o jardim de infância.
Que investimento fizeram para a introdução do GTA?
Usamos os mesmos cartões de funcionários, mas com adaptação de leitura pelos smartphones. Já existia o sistema das pulseiras, foram apenas substituídas. Precisámos de adquirir os 33 telemóveis e as tags para os espaços. E, agora, todo o "backoffice" é gerido por nós.
Qual a recetividade dos funcionários?
Quando se diz a um funcionário que vai ter que utilizar um smartphone nas suas atividades, ele fica um bocado assustado. Mas depois mostramos-lhe um menu tão simples e torna-se tudo mais fácil. Expliquei-lhes que também tinham Facebook e que isso servia para ver o que se passa no dia a dia e meter um "like". Aqui só têm que ver as tarefas atribuídas e clicar quando as terminarem. Até o Facebook é muito mais complicado.
"Os vídeos dos projetos finalistas ficam disponíveis, a partir de 22 de novembro, em www.premiosaudesustentavel.negocios.pt"
