A adoção de novos modelos de trabalho à distância, com recurso a modernas plataformas tecnológicas e a fluxos de trabalho flexíveis e ágeis permitiram a esta empresa tecnológica nacional aumentar o volume de negócios numa altura de confinamento e até contratar novos colaboradores.

Com o confinamento provocado pela pandemia de Covid-19, grande parte das empresas foram forçadas a adotar novas metodologias de trabalho, novos processos e formas de organização. O segredo está em transformar as contingências em oportunidades para agilizar o negócio com recurso à tecnologia e ganhar competitividade para os tempos desafiantes que se aproximam.

A Anturio foi uma das empresas que conseguiu fazer tudo isto com sucesso, tendo inclusive melhorado os resultados e estando até a contratar. O segredo está na organização e na motivação dos recursos. "Confesso quem para minha surpresa, estamos a trabalhar por vezes melhor e com mais produtividade em teletrabalho, tanto na área técnica, como na administrativa, direção e até comercial", revela Duarte Miguel Freitas, CEO da Anturio.

E isso vai levar a algumas mudanças, explica o responsável: "Vamos manter a opção do teletrabalho a 50% como benefício para grande parte dos colaboradores, com base na sua produtividade. As coisas nunca mais serão como eram, especialmente na nossa área de serviços. As curtas reuniões diárias são para manter e acabar com as reuniões semanais demasiado longas."

Uma das variáveis mais importantes para manter a produtividade foi a adoção de uma liderança por proximidade. "O segredo foi antecipar esta necessidade e preparar tudo com tempo", aponta Duarte Miguel Freitas. "Os nossos Recursos Humanos há muito que apostam no work-life balance, porque pretendemos que os colegas possam utilizar o seu tempo útil da melhor forma entre o trabalho e a família. A ideia é que as pessoas possam trabalhar de qualquer lado e gerir as suas responsabilidades com base nos resultados que a sua função exige", especifica.

E tanto assim é que a Anturio manteve e até reforçou o plano de contratações, com a entrada de um novo recurso – um consultor PHC Web - para o escritório de Setúbal em plena altura de quarentena. "E no próximo mês irá entrar outro colega no escritório de Faro para a mesma função", avança o CEO.

A proximidade com os clientes é, nesta altura, fundamental. Por isso, a Anturio tem agendado talks com todos os clientes e parceiros, em reuniões de acompanhamento, onde são abordados assuntos que vão da conjuntura atual, a medidas a tomar, acompanhamento das alterações legais e outras. "É uma oportunidade que temos para nos aproximarmos ainda mais dos nossos clientes e parceiros, mostrarmos que estamos nisto juntos e darmos resposta nas alturas mais difíceis", explana Duarte Miguel Freitas. "Agir de forma responsável e manter a calma nesta conjuntura é essencial. Temos de olhar para este novo desafio como uma oportunidade para mostrar que conseguimos adaptar-nos e evoluir rapidamente", aconselha.

Conselhos, plataformas tecnológicas e boas práticas organizativas

Há vários conselhos que a Anturio pode legar a todas as empresas, fruto da sua experiência de sucesso com o novo modelo de trabalho. Mas, existe um mote comum: comunicar, aproximar e acompanhar.

1 - Canais de comunicação:  reforçar a liderança por proximidade, falar mais e utilizar ferramentas de comunicação rápida, como o Microsoft Teams

2 - Plataformas de trabalho móvel: um ERP móvel como o PHC Web, com rede social, agenda, workflows e controlo de KPIs e SLA é o ideal

3 - Garantir a acessibilidade do cliente: garantir que o helpdesk ou contatos dos clientes chegam às pessoas certas, através de uma central telefónica inteligente que direciona para o telemóvel ou contato com base na necessidade

4 - Criação de boas praticas e acompanhamento dos Recursos Humanos: dado ser uma forma nova de trabalhar, os colaboradores têm de ser acompanhados com um conjunto de boas práticas para se ajustarem mais facilmente ao novo modelo do teletrabalho

5 - Garantir disciplina e equilíbrio work-life balance: é uma oportunidade para todos mostrarem que têm maturidade e disciplina para organizar o seu trabalho.

Por vezes, há pequenos pormenores que fazem toda a diferença. A Anturio tem pequenos segredos que têm facilitado a comunicação com os colaboradores. "É essencial termos um guia de boas práticas construído pelos Recursos Humanos e que transmita aos colaboradores dicas e conselhos úteis e importantes, até para a sua saúde física e mental nesta altura de confinamento", explica Duarte Miguel Freitas.

- Preparar-se todos os dias como se fosse para o escritório

- Ter um espaço de trabalho dedicado e arrumado

- Utilizar ferramentas de colaboração e comunicação

- Fazer pausas

- Estar sempre contatável.

Para facilitar o trabalho à distância, existe hoje, na Internet, uma vasta panóplia de ferramentas e plataformas online, que permitem comunicar a trabalhar em rede sem presença física, algumas gratuitas, outras proprietárias, que podem ser muito úteis nesta altura. Duarte Miguel Freitas deixa algumas possibilidades:

1 - Plataforma de comunicação da equipa: o Teams da Microsoft permite fazer reuniões diárias com vídeo call com múltiplos utilizadores. Permite o chat (aqui substitui o Skype) e fazer broadcasts para clientes ou parceiros fora da organização em live stream. O Whatsapp também é muito interessante para partilhar conteúdo, mas numa vertente menos formal.

2 - ERP Web: o software PHC versão Web dá cartas. Tem uma rede colaborativa e uma agenda partilhada que permite organizar o trabalho em tempo real com as necessidades do cliente. Tem uma serie de KPIs e workflow que permite assegurar que estamos a corresponder às exigências que o mercado nos confia. Dispõe ainda de uma biblioteca/enciclopédia de conhecimento que permite trabalhar com mais eficácia e responder aos clientes.

3 - Central Telefónica adaptada ao teletrabalho: existem várias soluções, mas é essencial uma plataforma que permita aos colaboradores trabalharem de casa da mesma forma que trabalhavam no escritório. A central telefónica tem de ser inteligente para gerir a carga de trabalho por cada colega e garantir um SLA (ou tempo de resposta) dentro dos requisitos de qualidade.