Joaquim de Matos | O director dos sistemas de informação da Salvador Caetano sublinha que o nova tecnologia permitiu ao grupo fazer poupanças.

A Salvador Caetano eliminou as distâncias entre diferentes localizações com tecnologia. Trocou as reuniões presenciais pelos encontros virtuais e reduziu a factura das comunicações com África em 90% .

Com mais de 80 locais de actividade espalhados pelos país, entre oficinas, lojas e unidades industriais, estreitar distâncias entre pontos assumiu-se como uma prioridade para a Salvador Caetano. Em 2012, o grupo investiu numa solução de comunicações que generalizou o uso da videoconferência, Voz sobre IP e mensagens instantâneas em toda a estrutura. A tecnologia liga todo o grupo em Portugal, mas também une a operação local ao negócio em Espanha e em África, onde ajudou a gerar poupanças na ordem dos 80 a 90%, só nas comunicações de voz.

Como explica Joaquim de Matos, director de sistemas de informação do grupo, o grande mote para o investimento numa nova plataforma de comunicações de suporte à actividade foi a uniformização, já que até eram usadas várias soluções nos diferentes locais e essa disparidade não permitia criar sinergias.

"Uma vez que somos uma organização muito dispersa e com presença em quase todos os distritos, para além de Espanha e África, era necessário facilitar a comunicação entre todos estes pontos", detalha o responsável. Mas se a simplificação foi assumida como razão primordial para o investimento, as poupanças de custos inerentes à migração para uma plataforma unificada de comunicações também foram relevantes na decisão, tanto pelo impacto a nível externo como interno.

Menos deslocações para comunicar mais
A nível local as comunicações de voz pesaram pouco na decisão, porque o grupo já usava tarifas planas nas ligações internas, mas a introdução da videoconferência veio criar novos hábitos de trabalho e introduzir metodologias mais modernas e mais eficientes. "Passámos a poder marcar reuniões virtuais e a trocar documentos pela mesma via, o que reduziu a necessidade de deslocações", explica Joaquim de Matos.

Na organização do grupo, que divide a actividade por três áreas fundamentais - industrial, importação e retalho automóvel - muitas das decisões são tomadas a partir da estrutura central e a partir daí comunicadas e operacionalizadas para as restantes operações espalhadas pelo país, numa interacção que exige a comunicação constante entre diversos intervenientes.

Essa exigência é mais expressiva no negócio de retalho automóvel, onde tornar mais fácil a partilha de documentos e permitir a videoconferência ajudou a agilizar uma estrutura com muitas funções centralizadas. Também foi uma evolução relevante para a área de negócio dedicada à importação automóvel, porque "veio facilitar a comunicação com o importador (a Toyota), sobretudo em relação àquela que é uma necessidade constante nesta interacção: a formação", detalha Joaquim de Matos.

A plataforma tecnológica adoptada pela Salvador Caetano é a Lync da Microsoft, uma solução unificada de comunicações para empresas que dá suporte a reuniões virtuais com vários intervenientes, chamadas de vídeo em alta definição, comunicações de voz e mensagens instantâneas. Tem integração facilitada com as ferramentas de correio e agenda da Microsoft e tira partido de outros produtos da marca, como o OneNote.

A Salvador Caetano utiliza a versão mais recente da solução (2013), que chega a mais de mil funcionários. O grupo está neste momento a rever questões relacionadas com a largura de banda e até final do ano o reforço de capacidade a este nível permitirá eliminar as restrições que ainda existem para alguns utilizadores ao nível do vídeo e partilha de ficheiros, para passar a tirar partido de todas as valências da tecnologia em todo o universo de utilizadores.

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Principais ganhos

• Redução do número de viagens, sobretudo a nível interno.

• Poupanças entre 80 e 90% no valor gasto com comunicações de voz nas interacções com a operação em África.

• A ferramenta também é utilizada para acções de formação, tanto a nível interno como na relação com a Toyota, marca importada para o mercado português pelo grupo nacional.

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Um grupo global

O grupo Salvador Caetano foi fundado em 1946, altura em que nasceu como Martins, Caetano e Irmão. A primeira actividade foi o fabrico de carroçarias para autocarros, uma área onde ainda tem actividade. Hoje dedica-se sobretudo ao fabrico, importação e representação automóvel, através de três áreas de negócio principais, mas também está em novos domínios, como as energias renováveis. Além de Portugal, o grupo está presente em Espanha, na China, em Cabo Verde e em Angola. No retalho representa mais de 20 marcas. A nível global dá emprego a mais de 5000 pessoas e factura 1,6 mil milhões de euros, de acordo com números de 2012.