José Alexandre, administrador do Crédito Agrícola e Jorge Baião, administrador do CA Serviços | Os dois gestores destacam a usabilidade da aplicação na base do Portal dos Conselhos.

O papel era até há poucos meses a base de trabalho do conselho de administração da Caixa Central do Crédito Agrícola. A estrutura que representa as quase 90 caixas associadas ao banco cooperativo é a cúpula financeira do grupo, por onde passam decisões de compras centralizadas, estratégia comercial e lançamento de novos produtos, por exemplo.

O modelo de suporte a cada reunião seguia a via mais tradicional. Os processos eram preparados por quem tinha essa responsabilidade, de forma a chegarem tão completos quanto possível à reunião de administração, onde eram distribuídos dossiês de informação generosos nos detalhes, para permitir que o debate dos temas tivesse todos os elementos necessários.

Ganhar eficiência, poupar custos e reduzir a pegada ecológica ditaram uma mudança, que eliminou completamente a utilização de papel do circuito e abriu caminho a uma transformação, que em breve ganhará escala e chegará a boa parte dos associados.

"O que fizemos foi desmaterializar tudo aquilo que hoje é necessário para a tomada de decisão do conselho de administração", explica José Alexandre, administrador do Crédito Agrícola. "Toda a carga de documentação, que até hoje teria A solução Board Meeting Enterprise foi desenvolvida pela CaveDigital é suportada na tecnologia SharePoint Server da Microsoft.

A familiaridade dos utilizadores com o software da fabricante norte-americana, e a sua utilização no grupo já em diversas áreas, permitiu introduzir uma alteração importante na organização sem custos significativos de mudança ou dificuldades de implementação. Em dois meses foi possível passar do plano à prática. O mesmo argumento explica a escolha do Surface para um projecto de mobilidade que o grupo começou já a testar com os utilizadores do Portal dos Conselhos, mas que tem objectivos mais ambiciosos.

O tablet da Microsoft será a base de uma nova estratégia de mobilidade de suporte à actividade comercial do Crédito Agrícola que se materializará nos próximos meses.

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Principais ganhos identificados

Transferir o "workflow" de aprovação de novos produtos para o Portal dos Conselhos trouxe à preparação de propostas e melhorou o "time-to-market" no lançamento de novos produtos.

Nas compras centralizadas a informação das propostas passou a estar centralizada num mesmo local, acessível para contributos e modificações quase em tempo real, a tempo de garantir melhores negócios.

A aplicação é "compliant". É um sistema auditável que permite facilmente aos accionistas perceberem toda uma lógica de gestão, de forma transparente.

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Evitar o abate anual de 65 árvores

As expectativas do Crédito Agrícola em termos de poupanças são elevadas. O grupo estima que nos primeiros seis meses de utilização do Portal dos Conselhos sejam geradas poupanças de dezenas de milhares de euros, graças à adopção da plataforma colaborativo. O fim do papel nos circuitos de decisão do grupo é o grande ganho associado à solução de Board Meeting implementada há poucos meses. Num ano os cálculos realizados também revelam uma poupança significativa para o ambiente. O fim do papel nas reuniões do conselho de administração da Caixa Central, onde se fazem representar nove associadas, e nos organismos dependentes dessa estrutura (mais de duas dezenas) contribuirão para reduzir em 65 o número de árvores abatidas anualmente.