Gonçalo Rebelo de Almeida | O administrador do grupo Vila Galé diz que o novo sistema permitiu eliminar as distâncias.

Avaliar ao detalhe as taxas de ocupação das mais de duas dezenas de unidades hoteleiras em Portugal e no Brasil é uma prioridade para o grupo Vila Galé. Os dados são vitais para decidir se há ajustes a fazer nas campanhas em vigor, perceber se é necessários lançar novas campanhas, ou fazer acertos aos preços praticados nas diversas unidades.

No último ano o grupo conseguiu melhorar essa capacidade e passou a analisar dados diariamente, agilizando uma tarefa que era demorada e que condicionava a capacidade de reacção da organização. O Vila Galé implementou o Office 365 da Microsoft e ligou a suite de produtividade à solução de Business Intelligence da fabricante que já tinha instalada e que lhe permite trabalhar toda a informação disponível para apoiar a gestão do negócio.

A migração do pacote de ferramentas do Office para a web (Office 365) abriu portas à colaboração e passou a permitir que equipas dispersas trabalhem e tenham acesso aos mesmos documentos, sem que precisem de recorrer a trocas de ficheiros para partilharem informação entre si.

Esta lógica colaborativa das ferramentas de produtividade já tinha seduzido o Vila Galé, admite a administrador Gonçalo Rebelo de Almeida, mas foi a combinação de ingredientes do Office e a possibilidade de as integrar de forma nativa com o sistema de BI que ajudaram o grupo a encontrar a resposta para as suas necessidades, trocando as ferramentas da Google pelas da Microsoft.

Novos argumentos podem trazer mais valor a aliados antigos
O Excel, renovado e potenciado com a edição 2013 do Office, é uma base de trabalho importante para o grupo de turismo, que faz passar pela ferramenta a produção dos mapas e relatórios de análise e previsão que suportam as decisões companhia na gestão diária da actividade.

"Com esta nova solução, a possibilidade de colaborar em trabalhos nos vários documentos e a ligação ao BI, aumentámos muito os nossos tempos de reacção", confessa o administrador. "Os documentos são produzidos de forma mais rápida e em termos de análise e report garantir essa ligação ao BI facilitou muito", acrescenta.

O grupo quer agora potenciar ainda mais a componente colaborativa das novas ferramentas, incentivando metodologias mais orientadas para esse objectivo e garantido que a partilha de documentos entre um colaborador em Tavira e outro em Salvador da Baia não volta a implicar o envio de anexos por email.

Os atributos colaborativos da solução também estão a permitir interacções a outros níveis, assegurando que vários intervenientes possam dar os seus contributos durante a preparação de novas campanhas, por exemplo. Veio ainda facilitar a partilha de documentos internos, como manuais de procedimentos, abrindo caminho ao desenvolvimento de uma plataforma interna ao estilo intranet que o grupo começa agora a explorar.

O facto de estas ferramentas estarem na web também veio garantir um acesso a partir de qualquer lugar, que não será explorado pelos 550 utilizadores do Office 365 no grupo, mas que é útil para quem está fora, em deslocações frequentes, e precisa de manter o escritório por perto.

"Já não é preciso andar com o computador portátil. A partir de qualquer dispositivo a pessoa entra numa plataforma web e tem à disposição tudo o que é necessário para trabalhar", confirma Gonçalo Rebelo de Almeida.

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Investir para quê?

• Eliminar as distâncias num grupo que está disperso por 24 unidades hoteleiras em dois continentes, permitindo a colaboração e a partilha de documentos.

• Permitir que os colaboradores continuem a tirar partido de ferramentas que conhecem bem e que oferecem um leque diversificado de opções de personalização, um aspecto que foi relevante sobretudo em relação ao Excel.

• Integrar os dados produzidos e registados no dia-a-dia com as ferramentas de análise do grupo, como a plataforma de Business Intelligence.

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Portugal e Brasil dividem aposta do grupo 100% português

Com 18 hotéis em Portugal e 6 no Brasil, o grupo Vila Galé acolhe anualmente 400 mil hóspedes e dá emprego a 2.400 funcionários. Fechou 2013 com uma facturação de 120 milhões de euros, dividida de forma idêntica entre Portugal e o Brasil, embora o país absorva mais recursos humanos e maior número de visitantes nas suas unidades hoteleiras, tipicamente de maior dimensão que as portuguesas. Em 2014 o grupo de capitais 100% nacionais inaugura uma nova unidade no Rio de Janeiro e no ano seguinte reforça a presença local com um novo hotel em Évora.