Em entrevista à DigitalSign, cuja missão é facilitar a massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo, ficámos a saber como as faturas eletrónicas tornam os processos de faturação mais rápidos e mais seguros, que formatos são aceites, quais as regras para empresas públicas e privadas e de que forma ajudam a combater o cibercrime. São oito perguntas e respostas diretas que mostram Portugal no pelotão da frente da faturação eletrónica.

1. O Estado português tornou obrigatório, através do Decreto-Lei n.º 123/2018, que as faturas sejam emitidas por via eletrónica para a Administração Pública (AP). Consideram adequado? E quais as vantagens para as empresas e para a AP?

Foi um passo necessário em resultado da legislação comunitária, que veio acelerar a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos e o consequente arquivo eletrónico. Para as empresas, significou a eliminação de custos com o papel, impressão, portes de correio, armazenamento, etc., o que promove uma atualização tecnológica amiga do ambiente e processos mais rápidos e eficientes.

Para a Administração Pública, significou a possibilidade de lançamento automático das faturas recebidas em formato XML (CIUS-PT). Evita, assim, consumir recursos humanos em tarefas rotineiras, acelera processos e reduz erros de contabilização. A AP portuguesa, ao exigir a fatura eletrónica aos fornecedores, está a ser um dinamizador de inovação e de desburocratização das empresas, ao dar o exemplo – que muitas empresas privadas já estão a seguir –, mesmo antes da obrigatoriedade legal, um sinal que reconhecem o mérito à faturação eletrónica.

2. Está claro quais os formatos e procedimentos que as faturas eletrónicas devem seguir?

O Estado português fez um excelente trabalho, através de uma coordenação exemplar de vários organismos (ESPAP, GNS, AMA, AT, etc.), onde ficou claro não só o formato admitido (XML/CIUS-PT), mas também os mecanismos de segurança exigidos para a garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo. Um bom exemplo desse trabalho são as FAQS da ESPAP e a Comunicação 01/2021 da Entidade Supervisora nacional (GNS), de 12 de janeiro.

3. Existem diferenças nas regras aplicáveis à faturação eletrónica para entidades públicas e privadas?

Sim, isto porque a legislação estabelece que todas as faturas eletrónicas emitidas no âmbito da contratação pública (B2G) devem seguir em formato estruturado (XML/CIUS-PT), ao passo que na faturação entre privados (B2B) e para o consumidor final (B2C) podem ser adotados formatos não estruturados, como o PDF.

Em qualquer um dos casos, deve ser garantida a autenticidade e integridade da fatura, sendo este um requisito com origem na legislação fiscal comunitária (diretiva do IVA). Isto implica que, independentemente do formato em que se apresente – XML/CIUS-PT ou formato PDF –, para que um documento possa ser considerado fatura eletrónica, o mesmo deve ser assinado digitalmente ou transmitido via EDI, de acordo com as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.

4. Numa altura de pandemia, faz sentido introduzir esta obrigatoriedade?

A pandemia veio reforçar ainda mais a urgência da desmaterialização das faturas com segurança. O trabalho remoto, imprimir e enviar faturas pelo correio tornou-se muito complicado para a generalidade das empresas. Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, que garantam a autenticidade da fatura, além de não cumprir com a legislação, também se tornou mais arriscado num período em que o cibercrime aumentou de forma significativa. De referir ainda, que países como Itália, já avançaram com esta obrigatoriedade em 2015.

5. Com esta obrigatoriedade, não significa que estão a ser criados custos acrescidos e maior complexidade para as PME fornecerem o Estado?

Pelo contrário. A diretiva europeia que previa a faturação eletrónica visava exatamente a redução de custos e a simplificação para as PME. Esta redução de custos é imediata com a desmaterialização das faturas e arquivo eletrónico. A segurança das faturas através de assinaturas ou selos eletrónicos qualificados tem um custo muito reduzido ou mesmo gratuito se a empresa optar pelo cartão do cidadão ou CMD. Para empresários em nome individual (ENI), a DigitalSign lançou o e-Seal ENI a um custo muito reduzido.

As empresas devem poder aderir também a diversas plataformas de faturação eletrónica que estão a criar preços competitivos para as PME. A AP só terá de criar as condições para que a receção das faturas eletrónicas seja multicanal, garantir direito de opção e livre concorrência entre plataformas de faturação, reduzindo assim os custos associados.

6. Como é garantida a segurança das faturas eletrónicas e como se evitam os ataques de phishing com faturas eletrónicas, já registados com alguma frequência?

Infelizmente, a pandemia acentuou a tendência de crescimento do cibercrime. Muitas empresas portuguesas sofrem com estas práticas e procuram alertar os consumidores/clientes para os cuidados a ter nos próprios sites.

Com a legislação fiscal, especialmente o Decreto-Lei n.º 28/2019, o consumidor fica muito mais protegido, pois a fatura tem de estar obrigatoriamente assinada ou selada, com recurso a um certificado digital qualificado – como por exemplo da CMD –, ou com um selo eletrónico fornecido por entidades certificadoras credenciadas, que garantem a correta verificação da identidade dos emissores das faturas e o não repúdio desses documentos.

O consumidor pode usar ferramentas gratuitas, como por exemplo o Adobe Reader para documentos PDF, que de uma forma intuitiva, simples e bem visível, assinala qualquer adulteração que possa ter ocorrido na fatura. Da mesma forma, é possível verificar se a entidade que assinou/selou a fatura é na realidade o fornecedor dos bens ou serviços, mitigando-se tentativas de fraude em que um terceiro mal-intencionado altera os dados de pagamento de uma fatura tenda em vista o desvio do pagamento.

Também a fraude fiscal com faturas eletrónicas, incluindo o carrossel do IVA, ficou mais dificultada com a introdução das assinaturas/selos eletrónicos, uma vez que existe a garantia de quem é o emissor da fatura, identificando-se o responsável legal da empresa pela emissão e integridade da fatura.

7. Qual a estratégia da DigitalSign para este mercado da faturação eletrónica?

A DigitalSign é o elo de segurança necessário para a desmaterialização das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e o nosso papel é facilitar uma massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo.

Para o efeito, colaboramos com todas as entidades públicas e privadas para este desiderato. Criámos mais de 100 parcerias com as principais software houses portuguesas e plataformas de faturação eletrónica, que atuam como nossos parceiros integradores e distribuidores.

8. Como tem crescido este mercado?

O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas tem sido surpreendente, antecipando mesmo os prazos legais. Isto confirma que não se trata somente de uma obrigatoriedade legal, mas de algo que as empresas e a AP entendem como necessário. A obrigatoriedade do uso de mecanismos de segurança, como a assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico, foi também muito bem aceite, pois existe já uma consciência da necessidade de desmaterializar, de forma segura, documentos críticos como as faturas para evitar o cibercrime.