O grupo Mota-Engil possui cerca de quarenta mil colaboradores em todo o mundo, quer através de presenças diretas nos diferentes mercados, quer por meio de empresas participadas, que asseguram operações segmentadas em quatro áreas: Engenharia e Construção, Ambiente e Serviços, Concessões de Transportes, bem como de Energia e Mineração.

O portefólio nacional e internacional do Grupo integra projetos tão diversificados como a construção de barragens, construção e manutenção de infraestruturas de saneamento, obras públicas, construção de edifícios privados, construção, manutenção e gestão de autoestradas e pontes, projetos de mineração, recolha e gestão de resíduos, reconversão e construção de ferrovias e manutenção de plataformas off shore, entre outros.

Com uma posição consolidada entre os 25 maiores grupos de construção europeus, a Mota-Engil assume uma filosofia de inovação, empreendedorismo e crescimento, assente na procura permanente de novas oportunidades para desenvolver e expandir as suas áreas de negócio.

O desafio

A grande dispersão geográfica da mão-de-obra e dos projetos da Mota-Engil, por vezes presente em zonas remotas, representava um verdadeiro desafio para a empresa disponibilizar rapidamente a informação aos colaboradores e parceiros, assegurando ao mesmo tempo a proteção e centralização desses dados.

O trabalho em países emergentes, com poucas condições tecnológicas e acessos de rede limitados, obrigavam a encontrar formas de disponibilizar a informação em permanência, em segurança e numa lógica "local", gerando necessidades acrescidas de capacidade tecnológica e, por consequência, custos mais elevados.

O espaço de armazenamento era um dos principais desafios colocados ao IT do grupo: a existência de oito mil caixas de correio para utilizadores com diferentes necessidades gerava frequentemente problemas de espaço, já que muitos documentos eram guardados localmente e em duplicado.

Por outro lado, os processos de comunicação com o software que tinham implementado traziam limitações à gestão dos colaboradores e integração com outras ferramentas de colaboração.

O objetivo passava assim por uniformizar as ferramentas de colaboração e rentabilizar melhor o potencial do M365, cujos licenciamentos a Mota-Engil já possuía, embora de forma fragmentada, aproveitando o elevado know-how da Claranet ao nível da gestão da mudança.

A solução

A adoção do M365 foi a escolha natural da Mota-Engil, através da migração de todas as contas para esta solução na Cloud e utilização integral das respetivas ferramentas.

Vitor Martins, Diretor IT Corporativo da Mota-Engil, destaca o envolvimento da Claranet nos vários momentos do projeto: "A Claranet trouxe a capacidade de percebermos as nossas necessidades de licenciamento e apoiou-nos na definição de políticas de utilização, na definição de um governance e também nos projetos técnicos durante a implementação".

O MS Office "on-prem" deu lugar ao M365 com todas as suas ferramentas em plena utilização, num projeto que contemplou a migração das cerca de oito mil caixas de correio e adoção do Teams para cerca de 4 mil utilizadores.

A equipa de engenharia da Claranet assegurou o desenvolvimento de todo o modelo de segurança, incluindo uma App de governance, analítica, para gestão da utilização destas soluções, incluindo a criação de equipas no Teams com políticas de acesso pré-definidas.

E a Mota-Engil passou a definir facilmente vários níveis de acesso e utilização dos documentos para os utilizadores em vários países e continentes.

Como resultado imediato, cada utilizador passou a ter disponível 1 TB de espaço no OneDrive para arquivo de documentos, bem como 100GB na sua caixa de correio eletrónico, resolvendo um dos principais desafios da empresa.

Os benefícios do projeto

A Mota-Engil destaca seis benefícios que claramente impactaram o trabalho dos seus colaboradores desde o início da implementação deste projeto: mais agilidade no processo de colaboração; maior capacidade e mais disponibilidade na caixa de correio, com menos necessidade de largura de banda; mais segurança na utilização; maior ligação a outros produtos Microsoft; e mais controlo sobre a informação (quem criou, alterou, quando, em que máquina, etc.).

A nova gestão de licenciamentos acabou também por resultar num sexto benefício – a redução de custos -, uma vez que a adoção generalizada do M365 trouxe inúmeras funcionalidades já incluídas nesta solução, que anteriormente levavam a investimentos adicionais.

Vítor Martins refere que o trabalho da Claranet sobre o M365 veio simplificar a forma como as pessoas trabalham em equipa, permitindo que os colaboradores possam agora partilhar em tempo real e em segurança um documento com um único acesso, a partir de várias partes do mundo. "Isto também reduziu o número de viagens e calls necessárias para trabalhar no mesmo documento".

A escolha por esta solução permitiu também avançar com novos projetos em TI de apoio à colaboração, reforçando a aposta na cibersegurança. "Temos, por um lado, o tema do Zero Trust, que nos permite ter maior controlo sobre os ataques de segurança, e temos também um pacote de formação para que os utilizadores estejam preparados para ser a primeira linha de defesa relativamente aos ataques" – explica Vitor Martins.

Por outro lado, a empresa pode agora focar-se na otimização da colaboração em modo remoto e híbrido dos seus colaboradores e parceiros, investindo no MS Azure Active Directory como base para a proteção ativa de novos modelos de trabalho.