O dia a dia dos negócios é, tendencialmente, demasiado atarefado, centrando esforços, essencialmente, em faturar e receber dos clientes. O comportamento comum do empresário é guardar as faturas que recebe em sacos, para entregar em mãos ao contabilista mensalmente, correndo até o risco de perder algumas pelo caminho.

Ter de entregar periodicamente as faturas ao contabilista, além de pouco prático, implica demasiado tempo, tanto para o empresário como para o contabilista, tempo esse que pode ser despendido a delinear uma melhor estratégia de crescimento.

Outro cenário é o do recurso a um ficheiro Excel, ou outros mecanismos rudimentares, manuais e falíveis, para registar e para controlar, de alguma forma, as compras, as despesas e as contas correntes com os fornecedores.

Mas, porquê ter a informação do negócio toda separada e complicar a sua gestão quando pode ter tudo centralizado? Utilizar um programa de faturação, gestão e contabilidade totalmente integrada, como o iziBizi, é a solução para uma gestão verdadeiramente eficiente. Só assim é possível ter uma visão em tempo real do negócio, acompanhar os rendimentos e os gastos da empresa, fundamentais para uma boa gestão do negócio.

É aqui que entra o iziBizi, o primeiro programa de faturação, gestão e contabilidade online com integração das contas bancárias. Permite, num só programa, registar e arquivar as faturas de compra e despesa em tempo real, acompanhar as despesas por categoria e realizar os pagamentos sem sair do programa.

Conheça os quatro passos para ter sempre os custos da empresa controlados.

Passo nº 1. Adira ao arquivo digital do iziBizi

Comece por se familiarizar com o arquivo digital do iziBizi, uma das principais vantagens deste programa de gestão e faturação. Mas o que é o arquivo digital? É um arquivo online que permite alojar todas as faturas e documentos da sua empresa. Ao aderir ao arquivo digital, pode registar despesas, arquivar, consultar e pesquisar as faturas dos seus fornecedores ou prestadores de serviços, a qualquer momento e em qualquer lugar.

Além disso, uma vez que se trata de um programa colaborativo, os documentos podem ser acedidos também pelo seu contabilista, promovendo uma eficaz partilha da informação. Por fim, mas não menos importante, diga adeus ao tradicional arquivo em papel. Poupa tempo, dinheiro em material de escritório e espaço nas instalações.

Passo nº 2. Registe e arquive as faturas em tempo real

Lembra-se daquela fatura que se esqueceu de pagar e por isso teve de pagar juros? Ou daquela vez em que não arquivou uma fatura e, por isso, não se lembrou que já a tinha pago, acabando por pagar em duplicado? Estes pormenores fazem a diferença no sucesso do negócio. Com o iziBizi pode registar e arquivar faturas em tempo real, de três formas:

Tire uma fotografia à fatura

Despesas em restaurantes ou combustível podem fazer parte do leque de gastos da sua empresa. Mas pode acontecer não as contabilizar, seja porque perdeu a fatura, seja porque se esqueceu de a guardar. Ao utilizar a app iziBizi basta tirar uma fotografia à fatura, logo no momento. Despois disso, o robô inteligente do iziBizi trata do resto: a partir do código QR na fatura, digitaliza, arquiva, regista e classifica as faturas de compra e despesa automaticamente.

Envie as faturas por e-mail

Com o iziBizi, passa a ter um email personalizado para receção das faturas, no formato ([NIF da empresa]@my.izibizi.pt), que basta partilhar com os seus fornecedores, para que passem a enviar as faturas para este endereço eletrónico. A partir desse momento, a Inteligência Artificial entra em ação, e todas as faturas na caixa de entrada são arquivadas, registadas e classificadas de forma automática. Simples e prático.

Digitalize as faturas

Se ainda recebe faturas em papel, pode simplesmente digitalizá-las a partir de um qualquer scanner ou digitalizador e importar o ficheiro para o iziBizi. De seguida, o programa identifica, arquiva, regista e classifica as várias faturas de uma só vez e de forma automática.

Passo nº3. Controle as despesas por categoria a qualquer momento

Além de arquivar os documentos, o iziBizi incorpora tecnologia de Inteligência Artificial e machine learning que permite ler a imagem da fatura, descodificar a informação do código QR e classificar por tipo de despesa, simplificando o dia a dia do empresário.

Este processo permite que conheça o valor atualizado dos seus custos e quais as categorias em que está a gastar mais dinheiro. Assim, pode facilmente identificar as áreas em que os gastos estão acima do esperado e, se for caso disso, ajustar as despesas e otimizar o seu negócio.

Passo nº 4. Pague aos fornecedores e prestadores de serviços com um só clique

Além de ser importante para organizar as contas da empresa, pagar as despesas e gastos com fornecedores a tempo é um sinal de vitalidade, promove boas relações com os parceiros, aumenta a confiança na empresa, ajuda a negociar descontos e a obter melhores preços.

Uma das vantagens do iziBizi é a possibilidade de emitir pagamentos a partir do programa, evitando as faturas que se acumulam na secretária ou que simplesmente se perdem na azáfama do dia a dia.

Como funciona? A partir do momento em que as faturas estão devidamente registadas no programa, pode abrir o documento e clicar no botão "Pagar". Todas as informações estão preenchidas, apenas terá de escolher a partir de que conta quer fazer o pagamento.

Deste modo, evita ter de consultar o software de gestão, aceder ao homebanking e preencher manualmente a transferência, simplificando a sua vida e garantindo que faz sempre os pagamentos na data e hora devida. Além disso, com o iziBizi mantém todos os documentos arquivados e associados ao movimento do extrato bancário que consulta no iziBizi, para que, desta forma, saiba a que operação respeita o movimento.

Esteja atento ao Negócios nas próximas semanas, pois iremos explicar mais em detalhe outras funcionalidades do iziBizi e como pode ser a solução para os seus problemas.