Da criação da empresa ao plano de negócios, passando pelo recrutamento da equipa e as burocracias, há inúmeros aspetos a considerar quando se está a começar um negócio do zero ou a dar os primeiros passos no mundo empresarial. Contudo, há uma área que não deve ser negligenciada: a contabilidade.

Controlar as finanças da sua empresa de forma adequada desde o início é fundamental para o sucesso do seu negócio. Se não tem recursos financeiros para contratar uma equipa de gestão, pode sempre recorrer a tecnologia que facilite estas funções. Neste sentido, um programa de faturação, gestão e contabilidade totalmente integrado, como o iziBizi, é uma ferramenta essencial para conseguir manter o seu negócio a funcionar sem problemas enquanto consegue dedicar-se a 100% ao seu crescimento sustentável.

Como é que o iziBizi pode ajudar?

O iziBizi é um software de gestão e contabilidade que funciona 100% na cloud, permite aceder a todas as contas bancárias da empresa e, ainda, convidar um contabilista para trabalhar no programa. Entre as inúmeras funcionalidades, este programa possibilita:

1. Emitir faturas em segundos e receber mais rapidamente

Prático e intuitivo, o iziBizi permite emitir faturas em qualquer lugar e a qualquer hora, através do telemóvel, tablet ou computador, e, posteriormente, enviá-las por e-mail aos clientes.

Além disso – porque para uma empresa que está a dar os primeiros passos é essencial receber os valores atempadamente –, o iziBizi inclui um botão “Pagar” nas faturas enviadas aos clientes. Trata-se de um meio de pagamento exclusivo, que dá a oportunidade ao seu cliente de pagar a fatura de imediato por transferência bancária, de forma simples e rápida, evitando constrangimentos para ambas as partes.

2. Conhecer o valor sempre atualizado do IVA a pagar no período

Através do registo das faturas de compra e despesa consegue não só controlar os seus gastos e ver onde está a gastar mais, como também ter sempre uma estimativa do valor do IVA a pagar no período quando quiser e de forma autónoma, evitando surpresas.

No iziBizi pode registar automaticamente as faturas de compra e despesa, de forma simples, através de uma fotografia, envio por e-mail ou importação de documentos. A partir desse momento, o robô inteligente irá classificar e guardar os documentos no arquivo digital de forma automática, organizando as despesas por categorias.

3. Ter documentos arquivados digitalmente de fácil acesso

Com pouco esforço, no iziBizi, consegue ter todas as faturas devidamente organizadas, totalmente seguras e acessíveis, em segundos e a qualquer momento, pelo empresário, no seu programa de faturação e gestão. Estes documentos podem ser partilhados com o contabilista, se o empresário assim o desejar, atribuindo um acesso exclusivo ao contabilista, segundo uma lógica de trabalho colaborativo. Desta forma, acabam-se os sacos de faturas e as idas ao escritório do contabilista periodicamente, a partilha dos documentos passa a ser feita através do iziBizi.

No arquivo digital partilhado são guardadas faturas e outros documentos, num único local, de forma segura e em conformidade com a lei, pelo prazo legalmente exigido, sendo que o seu contabilista ainda beneficia de sugestões automáticas de contabilização de todas as faturas.

4. Controlar as entradas e as saídas de dinheiro

Entre o pagamento (de impostos, aos colaboradores e aos fornecedores) e os recebimentos dos clientes, é importante saber até quando deve realizar as suas obrigações e qual a data-limite que estabeleceu para receber as faturas emitidas.

Esta organização nem sempre é fácil de conseguir. Porém, imagine conseguir ter, sem qualquer esforço da sua parte, um gráfico com uma previsão a 30 dias de entradas e saídas de dinheiro? É isso mesmo que a Agenda Diária do iziBizi oferece. Com base nas faturas que emitiu, consegue saber quando é que os próximos recebimentos deverão cair na conta bancária da empresa, ao mesmo tempo que antevê quais serão os próximos pagamentos a realizar, sejam impostos ou gastos com fornecedores. Este conhecimento é essencial para uma boa gestão financeira, pois permite antecipar eventuais necessidades de tesouraria e, se necessário, fazer um pedido de crédito em tempo útil.

5. Conhecer as obrigações declarativas e impostos a pagar

A contabilidade de uma empresa implica inúmeras burocracias, tais como pagamentos de impostos ou Segurança Social. O iziBizi disponibiliza um painel de controlo atualizado com todas estas obrigações, que inclui alertas coloridos a indicar se a obrigação já foi cumprida (verde), se o prazo está a decorrer (amarelo) ou se já ultrapassou o limite (vermelho).

Da mesma forma, é possível convidar o seu contabilista para tratar e agendar o pagamento dos impostos ou realizar as obrigações declarativas, como a comunicação de faturas, envio das declarações mensais de remunerações ou submissão da declaração de IVA, no próprio software. Assim, centraliza as ações numa só plataforma e assegura que todas estas obrigações foram devidamente cumpridas, sem duplicar o trabalho.

6. Pagar de forma segura

Tão importante quanto receber os valores em dívida de clientes de forma atempada é fazer os pagamentos das suas despesas a tempo e horas, evitando incompatibilidades com os fornecedores ou colaboradores, interrupções ou atrasos nos fornecimentos e multas por atrasos de pagamento.

Depois de registar as faturas de compras ou despesas no iziBizi, pode pagar de imediato ou agendar o pagamento para mais tarde, através do botão “Pagar documento”. Em alternativa, pode efetuar pagamentos em lote, após selecionar as faturas a pagar por fornecedor. Por recorrer ao open banking – tecnologia que permite a partilha de dados e serviços entre instituições bancárias de forma segura –, pode fazer o pagamento diretamente no programa, a partir de qualquer conta bancária, de forma segura.

7. Processar salários

Se tem colaboradores a seu cargo, um dos aspetos mais relevantes é processar os salários no tempo devido e sem erros. O iziBizi permite automatizar os pagamentos a funcionários, minimizar erros e garantir que está sempre em conformidade com as leis em vigor.

O software permite criar uma ficha para cada colaborador com todos os dados necessários e faz o cálculo automático do valor a receber, assim como os impostos e contribuições a pagar. Além disso, pode enviar os recibos de vencimento a cada colaborador, assim como as declarações de remuneração mensais a entregar às Finanças e à Segurança Social. Posteriormente, consegue gerar as guias de pagamento de impostos e contribuições, podendo agendar o seu pagamento a partir do próprio programa.

8. Ter uma visão global e integrada do negócio

Muitos empresários optam por ter várias contas bancárias, cada uma com uma função diferente. É o seu caso? Nesta situação, o iziBizi é um software essencial, uma vez que, através da tecnologia open banking, permite ter uma visão geral do património do negócio, sem ter necessidade de saltar de banco em banco.

No iziBizi, além de ter sempre acesso à sua conta do Millennium bcp, também pode associar as restantes contas bancárias. Todos os dias pode, assim, consultar a sua posição em todos os bancos, no iziBizi, de forma rápida e segura.

9. Convidar o contabilista para trabalhar o software

Quer tenha um contabilista em outsourcing ou opte por um contabilista interno para tratar da contabilidade da sua nova empresa, evite a duplicação de trabalho, problemas de comunicação, as faturas que se perdem ou os papéis acumulados na secretária ou guardados em sacos à espera de serem entregues ao profissional.

Com o iziBizi pode trabalhar com o seu contabilista no mesmo software, de forma colaborativa, bastando, para isso, conceder-lhe permissão de acesso. Ficou interessado? A boa notícia é que, se criou a sua empresa há menos de seis meses, poderá beneficiar de uma oferta de três meses para ajudar o seu negócio a dar os primeiros passos.