A gestão das compras e dos fornecedores é essencial para manter o normal funcionamento diário de qualquer negócio. No entanto, ao utilizar ferramentas de registo e controlo manual de faturas de compra e despesa, como simples folhas de Excel ou cadernos, tem grandes possibilidades de resultar em falhas no pagamento a fornecedores ou pagamentos em duplicado. Estes erros podem prejudicar o normal funcionamento da sua empresa, justificado pelo corte de fornecimento de produtos ou serviços pelos fornecedores, o que pode levar a atrasos nas operações, mau serviço prestado aos seus clientes e quebra de faturação.

Com o iziBizi, o primeiro programa de faturação, gestão e contabilidade online com conta bancária, pode agilizar e automatizar muitos procedimentos relacionados com as compras e fornecedores, assegurando que todas as faturas são devidamente registadas e os pagamentos são efetuados nas datas previstas, sem falhas.

Qual a importância dos fornecedores num negócio?

Os fornecedores são empresas ou indivíduos que fornecem bens ou serviços a outra organização. Têm um papel vital no mundo empresarial por ditarem o bom funcionamento de uma empresa, uma vez que esta depende do fornecimento dos produtos ou serviços dos fornecedores e prestadores de serviços para conseguir operar e, consequentemente, vender.

Por isso, manter uma boa relação com os fornecedores é essencial para o sucesso do negócio, pois permite:

• Garantir preços mais competitivos nos produtos ou serviços;

• Obter tempos de resposta e entrega mais rápidos;

• Conseguir mais qualidade no serviço prestado;

• Garantir maior flexibilidade de pagamento;

• Agilizar a resolução de problemas.

Como é que o iziBizi facilita a gestão de fornecedores?

A tecnologia pode ser a sua maior aliada na hora de fazer a gestão de fornecedores. Softwares de gestão e contabilidade, como o iziBizi, permitem automatizar processos essenciais e controlar em tempo real as contas-correntes de fornecedores, através do extrato do fornecedor que detalha todos os movimentos realizados e identifica as faturas pendentes de pagamento, com as respetivas datas de vencimento e pagamento.

Com o iziBizi, pode:

1. Registar, arquivar e classificar automaticamente as faturas de compra e despesa

Com a ajuda do robô inteligente, o iziBizi permite que registe, arquive e classifique de forma automática as faturas de compra e despesa. Através deste sistema, consegue pesquisar e consultar, a qualquer momento e de forma atualizada, todas as faturas pendentes, vencidas e não vencidas, e processar todos os pagamentos diretamente no iziBizi.

A partir da digitalização e da leitura inteligente do código QR do documento, o registo e o arquivo das faturas passam a ser realizados de forma simples. É tão fácil que deixa de ter desculpas para não ter as suas faturas de fornecedores registadas no mesmo programa em que trata da sua faturação.

– Tire uma fotografia à fatura com a app gratuita iziBizi e tenha todas as despesas em restaurantes, combustíveis e tantas outras em talão dentro do sistema em segundos;

– Reencaminhe o email que recebeu com a fatura do seu fornecedor para o email de arquivo digital do iziBizi – [NIF da sua empresa]@my.izibizi.pt – e já está! Todas as faturas eletrónicas que recebe, como as da eletricidade, telecomunicações, água e seguros são automaticamente registadas e arquivadas;

– Importe as faturas que ainda recebe em papel após as ter digitalizado num qualquer scanner.

2. Personalizar a ficha de fornecedor

Ao arquivar digitalmente e registar em segundos a primeira fatura de um novo fornecedor ou prestador de serviços, o iziBizi cria automaticamente o respetivo fornecedor no programa.

A qualquer momento, vai poder aceder à listagem de fornecedores e adicionar informações e detalhes relevantes, tais como o prazo de pagamento negociado, o método de pagamento ou a conta bancária do fornecedor.

3. Configurar o tipo de despesa por fornecedor

O tipo de despesa automaticamente sugerido no registo das faturas de cada fornecedor baseia-se em inteligência artificial, parte do histórico de operações e do conhecimento da base alargada de entidades registadas. Complementarmente, aprende com o utilizador, de forma a ser cada vez mais eficiente.

Adicionalmente, pode configurar, em segundos, o tipo de despesa a aplicar a um fornecedor, que será associada por defeito a todas as faturas registadas no futuro.

4. Fazer os pagamentos aos fornecedores sem sair do iziBizi

A partir da tecnologia de open banking – que permite a partilha de dados e serviços entre instituições financeiras de forma segura –, a integração das contas bancárias e a realização de pagamentos diretamente no iziBizi são uma realidade.

Com as faturas registadas e arquivadas, pode realizar os pagamentos a fornecedores, individualmente ou em lote, sem sair do programa.

Se decidir que pretende liquidar a fatura no momento, basta clicar no botão “Pagar documento”, incluído em todas as faturas de compra ou despesa, selecionar o Banco a partir do qual pretende fazer o pagamento. Todos os dados da operação, como o IBAN do fornecedor ou as referências multibanco e o valor, são automaticamente preenchidos. De seguida, basta que execute e valide a operação.

Pode também optar por pagar várias faturas em lote aos seus fornecedores, bastando que indique as faturas a pagar e selecionar a conta bancária que pretende que seja debitada.

Caso queira, pode rapidamente selecionar as faturas a pagar ao fornecedor e agendar o pagamento para uma data futura. Executados os pagamentos, o iziBizi emite automaticamente as notas de pagamento das faturas e atualiza o extrato de movimentos com os pagamentos realizados. Tudo para que as suas contas-correntes com fornecedores estejam sempre atualizadas.

5. Consultar o histórico das operações realizadas

Uma vez que o iziBizi tem ligação às contas bancárias da empresa, poderá consultar em tempo real todos os pagamentos a fornecedores e inclusivamente aceder às faturas liquidadas a partir do próprio movimento no extrato bancário. Para além disso, tem acesso direto aos comprovativos das operações, com a possibilidade de envio ou partilha diretamente a partir do iziBizi, em segundos.

6. Ter a agenda diária sempre atualizada

Com a agenda diária sempre atualizada no iziBizi, tem a previsão dos próximos recebimentos de clientes, dos pagamentos a fornecedores a realizar, do pagamento dos salários e impostos e até do valor de IVA estimado a pagar, sempre detalhada com os valores e as datas previstas.

Partindo da informação das datas de vencimento nas faturas dos fornecedores e prestadores de serviços, os pagamentos aos fornecedores são automaticamente colocados na agenda diária nas respetivas datas de vencimento, permitindo mesmo a realização das operações a partir da agenda.

O controlo das faturas pendentes a fornecedores, das suas datas de pagamento e valores torna-se assim interativo, sem recurso a relatórios e extratos.

Esteja atento ao Negócios nas próximas semanas, pois iremos explicar mais em detalhe outras funcionalidades do iziBizi e como pode ser a solução para os seus problemas.